Administração: Conceitos, Habilidades e Ferramentas Essenciais

A Administração é o ato de gerenciar negócios, pessoas ou recursos, com o objetivo de alcançar metas definidas. Sua finalidade principal é garantir a realização de objetivos por meio da aplicação eficiente de recursos.

Atividades e Papéis do Administrador

As atividades desempenhadas por um administrador são diversas e podem ser categorizadas em:

• Pessoais: Administrar o próprio tempo, desenvolver a própria carreira, lidar com afazeres pessoais.
• Técnicas: Lidar com instrumentos, solucionar problemas técnicos, desempenhar funções técnicas.
• Administrativas: Processar papelada, controlar diretrizes e procedimentos, administrar orçamentos.
• Interativas: Divididas em três subgrupos: interpessoais, informacionais e decisórios.

Papéis Interpessoais, Informacionais e Decisórios

• Papéis Interpessoais: Representação (chefe), Liderança, Ligação (contato).
• Papéis Informacionais: Monitoração, Disseminação, Porta-voz (comunicador).
• Papéis Decisórios: Empreendedor, Administrador de Conflitos, Alocador de Recursos, Negociador.

Habilidades Essenciais do Administrador

Para um desempenho eficaz, o administrador necessita de um conjunto de habilidades:

• Habilidades Conceituais: São as habilidades mentais necessárias para obter, analisar e interpretar informações de várias fontes e, a partir daí, tomar decisões complexas. Incluem a capacidade de compreender a relação das partes com o todo e de decompor o todo em partes. São mais usadas na alta administração.
• Habilidades Técnicas: Incluem o uso de conhecimento, instrumentos e técnicas de um campo específico. Cada empresa e tarefa têm suas exigências especiais de habilidades técnicas. A habilidade técnica é apenas parte do necessário para tornar-se um administrador.
• Habilidades em Relações Humanas: Capacidade para compreender outras pessoas e para com elas interagir eficazmente. São necessárias habilidades interpessoais para liderar, motivar e comunicar-se com colegas, chefes e pessoas de fora da organização.

Administração Científica de Taylor: Princípios Fundamentais

A Administração Científica, proposta por Frederick Winslow Taylor, revolucionou a gestão do trabalho com seus princípios:

• Princípio de Planejamento: Substituição de métodos empíricos por procedimentos científicos. O improviso e o julgamento individual dão lugar ao trabalho planejado e testado, com movimentos decompostos para reduzir e racionalizar sua execução.
• Princípio de Preparo dos Trabalhadores: Selecionar os operários de acordo com suas aptidões e, então, prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado, a fim de que atinjam a meta estabelecida.
• Princípio de Controle: Controlar o desenvolvimento do trabalho para se certificar de que está sendo realizado de acordo com a metodologia estabelecida e dentro da meta.
• Princípio da Execução: Distribuir as atribuições e responsabilidades para que o trabalho seja o mais disciplinado possível. Objetivava a isenção de movimentos inúteis, para que o operário executasse de forma mais simples e rápida a sua função, estabelecendo um tempo médio, a fim de que as atividades fossem feitas em um tempo menor e com qualidade, aumentando a produção de forma eficiente.

Matriz BCG: Análise de Portfólio de Produtos

Baseado na teoria do ciclo de vida dos produtos, o método da Matriz BCG consiste basicamente no cruzamento do índice de market share (participação de mercado) e do índice de crescimento esperado do mercado.

O objetivo é identificar as características e determinar as prioridades de cada produto na formação do portfólio da empresa. Permite que a empresa identifique e avalie suas Unidades Estratégicas de Negócios (UENs), através da análise do crescimento e participação de mercado.

A Matriz BCG é composta por quatro quadrantes, cada um nomeado de forma simbólica:

• Ponto de Interrogação (?): São negócios que operam em mercados de alto crescimento, mas têm baixas participações relativas. Representam um dilema, pois exigem alto investimento para crescer, mas o retorno é incerto.
• Estrela (*): Uma Estrela é líder em um mercado de alto crescimento. Gera muita receita, mas também exige altos investimentos para manter sua posição de liderança e acompanhar o crescimento do mercado.
• Vaca Leiteira (Cash Cow): Quando a taxa de crescimento do mercado de uma Estrela cai para menos de 10%, ela se torna uma Vaca Leiteira. Possui alta participação em um mercado de baixo crescimento, gerando mais caixa do que consome, sendo uma fonte de recursos para outros produtos.
• Cachorro/Abacaxi (Dog): São negócios com pequenas participações em mercados de baixo crescimento. Geralmente geram pouco lucro ou até prejuízo, sendo candidatos a desinvestimento ou reestruturação.

Missão, Visão e Valores: Pilares da Organização

A definição clara de Missão, Visão e Valores é fundamental para a identidade e direcionamento estratégico de qualquer organização:

• Missão: É a razão de ser da empresa, o motivo pelo qual ela existe (seu objetivo maior). Deve ser focalizada, detalhada, positiva e inspiradora. Serve para orientar a tomada de decisões, definir objetivos e auxiliar na escolha das estratégias.
• Visão: Projeção de oportunidades futuras e concentração de esforços em busca de um objetivo. É a definição do objetivo principal a ser alcançado no futuro. Deve ser revista periodicamente, ser factível com a realidade da empresa e representar um compromisso da organização consigo mesma. É a declaração da direção que a empresa pretende seguir ou um quadro do que ela pretende ser, devendo ser compartilhada pela direção e pelos colaboradores.
• Valores: Os valores de uma empresa são a base de sua administração. Pautam a ação da organização junto à sociedade, colaboradores e fornecedores, refletindo os princípios éticos e morais que guiam o comportamento e as decisões.