Análise e Classificação de Sistemas de Informação Empresarial

Sistemas de Classificação

1. Sistema de Produção
2. Sistema de Vendas
3. Sistema de Administração e Finanças

1. Sistema de Produção

Tem como objetivo administrar e controlar todas as operações geradas no processo produtivo de uma empresa de fabrico ou na prestação de serviços. Envolve o planejamento da produção, o controle de custos e o controle de matérias-primas.

2. Sistema de Vendas

É baseado na atividade de negócios. As funções principais são: faturação e cobrança, controle de canais de distribuição e marketing.

Faturação e Cobrança

Faturação:

• Controle de preço de cada produto
• Classificação das mercadorias por grupos e subgrupos
• Emissão de orçamentos
• Definição das condições de pagamento
• Controle de pedidos do cliente
• Emissão de faturas, ordens e recibos

Cobrança:

• Registo de contas a receber
• Registo de anulação parcial ou total
• Acompanhamento dos processos de cobrança
• Cálculo das taxas de vendedores
• Análise de cobrança
• Emissão de cartas de débito e crédito

3. Sistema de Administração e Finanças

É representado pelas atividades particulares resultantes das duas áreas acima mencionadas. As características principais são: Gestão de Investimentos, Contas a Pagar, Compras, Ativo Fixo, Inventários, Bancos, Recursos Humanos e Contabilidade.

Análise de Sistemas

A Análise de Sistemas é realizada através de atividades de decomposição para explicar um Sistema de Informação.

Ciclo de Vida e Desenvolvimento de Sistemas

Os passos que podem ser identificados no ciclo de vida e desenvolvimento de sistemas são:

1. Análise Prévia
2. Estabelecimento dos Requisitos
3. Design e Desenvolvimento do Sistema
4. Implantação do Sistema
5. Manutenção e Maturidade do Sistema

1. Análise Prévia: Surge como resultado do aparecimento de um problema ou de exigências de qualquer utilizador ou grupo de utilizadores da empresa.

2. Estabelecimento dos Requisitos: Determinar as necessidades e objetivos do Sistema.

3. Design e Desenvolvimento: Define a forma lógica específica como o sistema irá operar, estabelecendo a relação entre os diferentes componentes.

4. Implantação do Sistema: Pode ser realizada através de três estratégias:

• Teste Piloto: Iniciar o sistema numa única unidade da empresa.
• Execução em Paralelo: O novo sistema é executado em simultâneo com o antigo por um período determinado, até que o antigo seja substituído.
• Instalação Imediata: O novo sistema é colocado em funcionamento num dia determinado e o sistema antigo é imediatamente desativado.

5. Manutenção e Maturidade: As mudanças menores são consideradas operações de manutenção do sistema.

Sistemas de Gestão

Sistema de Administração

A sua principal função é ajudar a suportar as decisões de gestão para conduzir as operações da empresa e cumprir os seus objetivos.

Sistemas Integrados

Implica a partilha de informações entre dois ou mais sistemas. Seguem-se as seguintes etapas:

1. Definição de Parâmetros
2. Captura de Informação
3. Transferência de Informação
4. Controlo da Transferência

1. Definição de Parâmetros: É a definição inicial dada a um sistema para ter em conta o seu desempenho. Os parâmetros de integração definem o caminho para a passagem de registos entre sistemas.

2. Captura de Informação: É o momento em que as operações são transferidas de um sistema para outro.

3. Transferência de Informação: É iniciada automaticamente ou por um utilizador.

4. Controlo da Transferência: Num sistema integrado, a identificação poderá variar se a transferência for imediata ou no final do período.

Sistema Não Integrado

A informação é transferida apenas no final de um período definido.

Sistemas Auxiliares

Gerem todas as transações comerciais operacionais.

Elementos e Objetivos da Análise Contábil

Elementos de um Sistema de Contabilidade

• Hardware: Onde a informação é processada
• Software: Ou programas
• Recursos Humanos
• Políticas e práticas contábeis adotadas pela sociedade

Principais Objetivos da Análise

1. Garantir a integridade dos dados.
2. Garantir o registo e processamento corretos das operações.
3. Apresentar informações financeiras de forma confiável.
4. Assegurar a oportunidade na apresentação da informação.

Estes objetivos detalhados implicam que:

• 1. Integridade: Todas as operações devem ser inscritas.
• 2. Correção: As operações devem ser realizadas em conformidade com as regras e procedimentos adotados pela Administração.
• 3. Confiabilidade: As demonstrações financeiras devem ter um nível mínimo de confiança nos números apresentados e na sua justificação.
• 4. Oportunidade: A informação deve ser gerada e apresentada como uma ferramenta para decisões tomadas em tempo útil.

Áreas de Análise

Área de Tecnologia, programas de software, políticas contábeis relacionadas e estrutura organizacional.

Análise de Programas e Softwares Relacionados

Os objetivos da análise de programas e softwares devem abranger:

• Documentação dos programas de processo de informações contábeis.
• Garantir que a Análise e Desenvolvimento de programas sigam uma metodologia formalmente estabelecida.
• Verificar a existência de trilhas de auditoria.
• Verificar a existência de uma metodologia de avaliação e seleção de software de gestão.
• Verificar a existência de verificações que permitam aos programas garantir a integridade das informações.
• Verificar a existência de políticas definidas para o processamento de dados.

Políticas Empresariais

Política

Ações para o desenvolvimento, planeamento, execução e avaliação das decisões.

Políticas de Contabilidade

Toda a atividade regulamentada relativa aos registos contábeis, tratamento, sumário e apresentação das operações financeiras.

Exemplos de Políticas Contábeis

• Registo e amortização das despesas pré-pagas.
• Capitalização do imobilizado.
• Depreciação e amortização do imobilizado corpóreo e incorpóreo, respetivamente.
• Métodos de avaliação de investimento.
• Política de registo das provisões para créditos de cobrança duvidosa e inventários.
• Políticas contábeis para a consolidação das demonstrações contábeis.
• Política de cálculo e registo de contas de reservas.

Estrutura Organizacional

Define como a empresa se organiza para realizar as suas funções.

Considerações sobre a Estrutura Organizacional

• Existência de um grau mínimo de especialização.
• Delimitação da estrutura organizacional.
• Definição das operações para cada uma das áreas.
• Cumprimento dos níveis hierárquicos estabelecidos.
• Grau de conhecimento da estrutura e seu significado pelos níveis operacionais.

Classificação das Empresas

As empresas podem ser classificadas de acordo com:

• Atividade: Agricultura, mineração, industrial, comercial e serviços.
• Tamanho: Pequeno, médio e grande porte.
• Origem do Capital: Privado, oficial e misto.
• Número de Proprietários: Individual e empresarial.

A Corporação: É um grupo de empresas que, embora possuam produção autônoma, estão sujeitas a um centro de decisão comum.