Auditoria de Estoques: Objetivos, Controle Interno e Procedimentos

Auditoria de Estoques

Em Geral

Do ponto de vista da auditoria, o estoque é o maior item do ativo circulante em muitos negócios:

• Devido à sua dimensão econômica.
• Por causa de seu impacto sobre a demonstração do resultado.
• Por causa de seu impacto financeiro.

1. Objetivos da Auditoria

Os objetivos da auditoria nesta área são:

• Verificar a exatidão e a confiabilidade das unidades físicas contidas no balanço:
  • Contagem física periódica.
  • Inventário permanente.
• Verificar a exatidão e a confiabilidade da avaliação de estoques e a uniformidade dessa avaliação.
  • Matérias-primas.
  • Trabalho em processo.
  • Produtos acabados.
• Verificar a obsolescência dos estoques.
• Verificar se o estoque é de propriedade da empresa e determinar:
  • Estoques de empresas detidas por terceiros.
  • Estoques de terceiros detidos pela empresa.
  • Estoques em trânsito.
• Verificar se os cortes entre as diversas etapas:
  • Pedidos.
  • Produção.
  • Saídas.
• Verificar se o custo das mercadorias vendidas corresponde a transações e eventos realizados durante o período e foi determinado de forma razoável e consistente.
• Verificar a apresentação adequada nas demonstrações financeiras.
• Verificar se as medidas de controle interno e os procedimentos administrativos estão funcionando corretamente.
• Verificar se a cobertura de seguro do estoque é adequada.

Controle Interno

O controle interno dos estoques está relacionado com as atividades de compras, fabricação, distribuição e venda. Um controle interno adequado de estoques deve garantir que sejam corretamente:

• Pedidos
• Recebidos
• Controlados
• Utilizados
• Contados fisicamente
• Enviados
• Faturados
• Autorização do método de avaliação escolhido pela empresa.
• Segregação de funções de custódia, autorização e registro.
• Registro oportuno de investimento em estoque e responsabilidade.
• Registro oportuno de todos os embarques e, quando adequado, a faturação, incluindo a contabilização do custo das mercadorias vendidas.
• Controle de retornos.
• Custódia física dos estoques.
• Inventários físicos.
• Procedimentos adequados para o registro e acumulação de elementos de custo.
• Registros adequados para o controle de estoque.
• Registros adequados para controle de estoque em armazéns de propriedade de terceiros.
• Comparação periódica da soma dos auxiliares com o saldo da conta geral correspondente.
• Verificação de inventário físico por pessoal interno independente.
• Procedimentos para determinação da perda de valor dos estoques e registro das estimativas.
• Proteção adequada para a entidade por meio da compra de seguro.
• Sistemas de informação com dados atualizados.

A implementação da evidência de auditoria depende de uma análise adequada dos fatores a serem considerados:

• Natureza e características dos estoques
• Mudanças ou flutuações significativas em:
  • Margens de lucro.
  • Preços das matérias-primas.
  • Demanda do produto.
  • Níveis e tipos de estoque ou produção, incluindo classificação, coleta ou aplicação de custos indiretos.
• Lançamento de novos produtos, mudanças na tecnologia ou modificações de engenharia.
• Novos produtos e preços mais baixos da concorrência.
• Produtos descontinuados.
• Importância do defeito de produção ou reprocessamento.
• Diminuir ou aumentar a capacidade instalada utilizada.
• Produção e embarques importantes perto do final do exercício.
• Efeito da regulamentação oficial, controles de preços, restrições à importação ou exportação.
• Contratos de material com termos e condições específicos quanto à qualidade, prazos, penalidades etc., conformidade contratual.
• Verificar a apresentação adequada nas demonstrações financeiras.
• Verificar se as medidas de controle interno e os procedimentos administrativos estão funcionando corretamente.
• Verificar se a cobertura de seguro do estoque é adequada.
• Falta de procedimentos para a salvaguarda física.
• Falta de segregação de funções.
• Diferenças nos processos de inventários físicos.
• Frequência de grandes ajustes para inventários físicos.
• Inventários físicos que diferem do final do ano.
• Registros auxiliares não confiáveis.
• Números de estoque significativos identificados como obsoletos ou de baixa rotatividade, mas não investigados ou relatados como tal.
• Materiais em poder de terceiros ou recebidos de terceiros.
• Recursos do sistema de controle de custos de estoque ou método de avaliação e suas variações.
• Procedimentos inadequados para revisão ou atualização de custos unitários e assim por diante.

Para obter informações de planejamento, devem estar disponíveis informações sobre as características do estoque e o custo das mercadorias vendidas, tais como:

• O sistema de custos.
• Métodos de avaliação.
• Procedimentos utilizados.

Revisão Analítica

• Comparação de custos históricos e valores atuais com os anos anteriores.
• Análise das razões financeiras.
• Se possível, comparação dos números com as informações disponíveis sobre as empresas do setor.
• Obter uma explicação das variações e investigar qualquer relação incomum e inesperada entre os anos atuais e anteriores, tais como:
  • O volume de produção.
  • Percentuais de materiais, mão de obra e custos indiretos.
  • Consumo de materiais e desperdícios.
  • Margens.
  • Giro de estoques.
  • Taxas de estoques de baixa rotatividade ou obsoletos.
  • Idade do estoque.
  • Estimativas globais.
  • Custo de produção e vendas.
  • Reconciliações dos valores faturados e enviados com as quantidades de aquisição enviadas.

Avaliação do Controle Interno

1. Os estoques estão sob o controle de um gerente responsável?
2. Existe um procedimento para a identificação de estoques danificados, obsoletos ou de baixa rotatividade? Descreva-o.
3. Se houver material de valor que possa ser roubado, ele é armazenado adequadamente em um local cercado e monitorado por pessoal autorizado e responsável?
4. Existe proteção adequada, seja por meio de cercas de arame farpado, guardas, etc., para evitar embarques ou saídas não autorizadas de material?

Registro Permanente

5. a. Há registros auxiliares de estoque para:

• Matérias-primas?
• Trabalho em processo?
• Produtos acabados?
• Peças de reposição?

b. Você usa esses registros na gestão de estoque e planejamento de aquisições e como informações contábeis?Esses registros auxiliares mostram:

• Quantidade em estoque?
• Níveis mínimos e máximos?
• Custo unitário?
• Custo total?

Esses registros auxiliares são mantidos por pessoal que:

• Não tem acesso aos estoques?
• Não autoriza a movimentação de estoques?

O funcionário que analisa e aprova ajustes ou correções de erros contábeis nas contas de estoque é independente de:

• Custódia de estoques?
• Registro de estoques?

Você registra os movimentos de estoque no registro permanente com base apenas nas entradas no controle de estoque?

Contagens Físicas

10. Existe uma contagem física de todo o estoque pelo menos uma vez por ano?
11. Os funcionários que realizam os inventários físicos são devidamente treinados e supervisionados?
12. São realizados testes para garantir que todos os itens foram inventariados?
13. As diferenças são investigadas pela equipe responsável? Quem faz isso?
14. Os registros contábeis estão de acordo com a existência real?
15. O ajuste é feito com base em um lançamento contábil devidamente aprovado por um funcionário responsável? Quem faz isso?

Programa de Auditoria

Em Geral

1. Verificar se o material danificado, de baixa rotatividade, obsoleto ou lento é devidamente autorizado.

Registros Permanentes

2. Para um período selecionado pelo gerente de auditoria, obter as entradas de diário registradas nas contas de estoque e a análise que as suporta e executar o trabalho identificado nos seguintes pontos. (Indicar o período coberto.)
3. Controlar um número de entradas para compras (nacionais e importadas) para verificar o lançamento nas folhas de estoque com as faturas dos fornecedores e o relatório de recebimento, tanto em unidades físicas quanto em importações. Indicar o escopo (levando em consideração o trabalho de contas a pagar).
4. Usando a lista de estoque valorizado em matérias-primas e materiais:

• Selecionar algumas saídas com base nos registros de estoque e vice-versa, certificando-se de que correspondem ao número de unidades e custos unitários.
• Agrupar as guias de remessa selecionadas com a entrega devidamente autorizada de materiais, controlando seus números correspondentes.
• Verificar a avaliação aplicada.
• Certificar-se de que as saídas anteriores são lançadas corretamente no auxiliar de estoque em processo.
• Verificar o resumo para mercadorias e materiais consumidos durante o respectivo mês e transferi-lo para o razão geral.