Auditoria Interna: Ferramenta Essencial para a Tomada de Decisão

Resumo

A auditoria interna passou a ser um instrumento amplo de controle para os administradores. Através de suas atividades, ela serve à administração como meio de identificação de que todos os processos internos e políticas definidas pela companhia, assim como sistemas contábeis e de controle interno, estão sendo efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão refletidas contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos. O objetivo deste trabalho é demonstrar quais são as ferramentas que a auditoria interna possui para auxiliar os gestores na tomada de decisão. A problemática reside no fato de que, conforme as organizações se expandem economicamente, seus administradores necessitam do auxílio da auditoria interna para a captação de informações confiáveis sobre sua situação patrimonial e financeira. A metodologia será elaborada através de pesquisa bibliográfica em livros do ramo da auditoria, sites relacionados com artigos científicos de auditoria interna e revistas da área contábil.

Introdução

A auditoria interna é uma das mais importantes ferramentas para o controle administrativo. A ausência de controles adequados em empresas de estrutura complexa as expõe a inúmeros riscos, erros frequentes e desperdícios.

A necessidade de as empresas investirem em desenvolvimento tecnológico, aprimorar seus controles, reduzir custos e tornar seus produtos mais competitivos exige um grande volume de recursos.

A problemática surge com a expansão das organizações no mercado e o desconhecimento, por parte de seus administradores, da necessidade do auxílio da auditoria interna para a obtenção de informações corretas sobre a situação patrimonial e financeira da empresa. Isso pode levar à dificuldade em captar recursos junto a terceiros, como empréstimos bancários, ou em abrir seu capital social para novos investidores.

O objetivo deste trabalho é demonstrar quais os recursos que a organização obtém com o auxílio da auditoria interna para evitar prejuízos irrecuperáveis e conseguir recursos financeiros com base na qualidade e precisão das informações prestadas.

A auditoria interna vem sendo discutida no Brasil desde 1949, logo que contadores identificaram sua ligação com controles internos e controles contábeis. Os autores que mais abordaram sobre auditoria e auditoria interna foram William Attie e Marcelo Almeida.

Metodologia

Este trabalho utiliza um modelo de aplicação baseado em dados de uma empresa real sobre a importância da auditoria interna. A fundamentação teórica foi elaborada através de pesquisa bibliográfica, subsidiada em livros de auditoria e sites de órgãos contábeis já publicados sobre auditoria e auditoria interna.

Conceito de Auditoria Interna

Segundo Attie, a contabilidade é a ciência que estuda, informa, retrata e demonstra aos seus usuários (investidores, clientes, proprietários, financiadoras, etc.) a situação patrimonial da empresa. Essa ciência é formadora de uma especialização denominada auditoria, que tem como base uma ferramenta de controle da própria contabilidade.

A auditoria surgiu, então, da necessidade de confirmação, por parte dos investidores e proprietários, dos valores retratados no patrimônio das empresas que possuíam ou nas quais pretendiam realizar seus investimentos, principalmente com o grande crescimento econômico-financeiro e o aparecimento das grandes empresas que são representadas em vários países.

Dessa especialização surgiu uma ramificação que foi chamada de auditoria interna. A auditoria interna é a tarefa designada a avaliar de forma independente, dentro de uma entidade, os controles contábeis, financeiros e de outros tipos, no sentido de auxiliar a administração.

Conforme Almeida (1996), com a expansão dos negócios, sentiu-se a necessidade de dar maior atenção às normas ou aos procedimentos internos. Isso decorreu do fato de que o administrador e, em alguns casos, o proprietário da empresa, não poderiam supervisionar pessoalmente todas as suas atividades. No entanto, de nada valeria a implantação de quaisquer procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento para verificar se os mesmos eram seguidos pelos empregados da empresa.

Para atender à administração da empresa, foi necessária uma auditoria mais periódica, com maior grau de profundidade, e que visasse, também, às outras áreas não relacionadas com a contabilidade, como o sistema de controle interno, administração de pessoal, etc.

O controle interno representa o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.

A partir das necessidades mencionadas, surgiu o auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador. O auditor interno é um empregado da empresa e, dentro de uma organização, ele não deve estar subordinado àqueles cujos trabalhos examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que possa um dia examinar, como, por exemplo, desenvolver lançamentos contábeis, para que não interfira em sua independência.

Auditoria Interna vs. Auditoria Externa

Segundo Attie (1992), a função da auditoria interna repousa em atividades detalhadas da empresa, relacionadas, de maneira intensa, com o andamento de cada função, área, departamento, setor e operação.

A auditoria interna, por orientação gerencial da alta administração da empresa, deve examinar cada ramificação e segmento em períodos regulares de tempo, para observar a aderência às políticas, à legislação, à eficiência operacional e aos aspectos tradicionais de controle e salvaguarda da empresa.

Apesar de ambas as funções de auditoria cobrirem algumas atividades similares, a ênfase e a forma de abordá-las variam. A auditoria externa tem como objetivo a revisão global das atividades, de maneira menos detalhada.

A auditoria externa não elimina a necessidade da auditoria interna, pois a auditoria interna da organização auditada possibilita maior segurança ao auditor independente, evitando a duplicidade de trabalho e reduzindo os custos de ambas as partes, desde que a qualidade dos trabalhos praticados assim o indique. Além disso, permite a identificação e resolução antecipada de problemas que, de outra forma, só seriam solucionados no último instante.

Controle Interno

As normas de auditoria referentes ao trabalho no campo geralmente aceitas estabelecem que o auditor deva avaliar o sistema de controle interno da empresa auditada com o intuito de determinar a natureza, a época e a extensão dos procedimentos de auditoria.

Conforme Almeida (1996), o auditor executa os seguintes passos em sua avaliação de controle interno:

• Levanta o sistema de controle interno;
• Verifica se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática;
• Avalia a possibilidade de o sistema revelar imediatamente erros e irregularidades;
• Determina o tipo, a data e o volume dos procedimentos de auditoria.

A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de que está sendo seguido pelos funcionários e por suas possíveis modificações no sentido de adaptá-lo às novas circunstâncias. As principais razões para se definirem as atribuições são:

• Assegurar que todos os procedimentos de controle sejam executados;
• Detectar erros e irregularidades;
• Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa.

Efetivação de Testes

O principal objetivo do auditor interno é emitir sua opinião em relação ao funcionamento dos controles internos e aos resultados obtidos no setor. Para atingir seu objetivo, o auditor necessita planejar adequadamente seu trabalho, avaliar o sistema de controle interno a fim de estabelecer a natureza, as datas e a extensão dos procedimentos de auditoria e colher evidências comprobatórias das informações.

Conforme Maesta (2008), os passos efetuados pela auditoria devem, primeiramente, ser planejados para que haja uma sequência de trabalho a ser seguida. Após, o auditor avaliará os procedimentos de controle interno, efetuando a revisão dos mesmos. Ao executar os procedimentos de auditoria, o auditor aplicará testes de avaliação para colher as evidências, ou seja, os fatos ocorridos e, a partir disto, emitirá um relatório com as deficiências do setor e sugestões de melhoria.

Modalidades de Auditoria Interna

Várias modalidades de auditoria interna foram sendo incorporadas ao longo do processo de desenvolvimento das atividades de auditoria interna. Gass (2008) demonstra as seguintes:

1. Contábil/Financeira

   A auditoria Contábil focaliza prioritariamente as demonstrações financeiras, examinando e avaliando as partes componentes desses demonstrativos, bem como os procedimentos e registros, aferindo o nível de aderência à legislação, aos Princípios Fundamentais da Contabilidade e às normas internas da empresa.

   O enfoque financeiro cobre, prioritariamente, as áreas de tesouraria, aplicações financeiras e captação de recursos, envolvendo avaliação de liquidez e rentabilidade. Ultimamente, tem buscado focalizar também a atividade de planejamento e controle dos resultados.

2. Operacional

   Modernamente, a Auditoria Operacional é considerada, em essência, um enfoque. A Auditoria Operacional procura aferir se a organização ou unidade submetida a exame e avaliação opera de forma eficiente. Sob esse enfoque, o auditor interno deve avaliar as operações da empresa segundo o escopo dos seus objetivos definidos no plano tático ou operacional.

   O objetivo geral da Auditoria Operacional é assessorar a administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando se a organização, unidades, sistemas, operações e programas da empresa estão atingindo os objetivos da corporação de forma eficiente.

3. Sistemas

   Abrange o exame e a avaliação dos processos de desenvolvimento, teste aplicativo e operação dos Sistemas, cabendo informar à administração sobre a adequação, eficiência, segurança, custos, documentação, etc. É uma área de atuação muito importante da auditoria, seja na extração de informações dos sistemas, seja na implantação de trilhas de auditoria e, também, no próprio processo de automação interna do órgão de auditoria.

4. Qualidade

   A qualidade é um pressuposto básico em todas as atividades da empresa e tem merecido um foco especial da auditoria. No entanto, é importante analisar a questão não somente sob a ótica da percepção do cliente, mas também do ponto de vista da contribuição de resultados da empresa. Em tese, o objetivo da empresa é dotar seus produtos do mais alto padrão de qualidade. Porém, não se pode esquecer de verificar se o seu cliente está disposto a pagar pelos custos adicionais incorridos para produzir com maior qualidade.

5. Gestão

   Cada uma das modalidades de auditoria apresenta características específicas, mas na maioria das vezes elas se sobrepõem, o que nem sempre torna possível segmentar cada uma delas. A financeira complementa a operacional, que por sua vez se utiliza da auditoria de sistemas, e todas estão focadas na obtenção dos melhores resultados da empresa. Assim, podemos observar que as verificações de auditoria, qualquer que seja o tipo, têm por objetivo final contribuir para a melhoria dos resultados. A auditoria de Gestão, especificamente, utiliza-se dos procedimentos adotados nas outras modalidades de auditoria, porém muito focada na avaliação dos resultados obtidos pela unidade sob exame, em confrontação com a estratégia e o plano de ação, bem como na identificação de ameaças e oportunidades para a consecução de resultados futuros.

Resultado

De acordo com pesquisas efetuadas para a elaboração deste artigo, constatou-se que as organizações passaram a dar importância à auditoria interna depois que passaram por uma fiscalização e/ou uma auditoria. Notaram que a auditoria interna é uma ferramenta essencial que auxilia a alta administração com informações exatas e ajuda no controle e na elaboração de controles contábeis, financeiros e de outros tipos.

Discussão

A título de exemplo, podemos tomar uma pequena empresa de um só dono, que pode controlar todas as operações que envolvem dinheiro (compra e venda de mercadorias, recebimentos e pagamentos, controle de produção e eficiência dos funcionários, contas a pagar e contas a receber). Como tudo isso está centralizado em um único local, e seu tempo é voltado única e exclusivamente à empresa, esta pessoa consegue desenvolver eficientemente todas as atividades.

Devido ao crescimento de sua atividade econômica, se essa empresa passar a dispor de mil funcionários e de três fábricas de atividades diversas, situadas em locais distintos e distantes, aquele controle inicial exercido, única e exclusivamente, pelo dono necessita ser delegado a outras pessoas que cuidarão, individualmente, de uma parte ou segmento da empresa, e assim por diante. A auditoria interna, neste momento, passa a ser uma atividade necessária à organização, concedendo-lhes alternativas para tomadas de decisão, como ferramenta de trabalho, de controle, assessoria e administração.

Conclusão

Neste artigo, procurou-se mostrar a importância da auditoria interna nas organizações, frente a uma nova realidade de um ambiente globalizado, e sua contribuição significativa para a gestão eficaz dos negócios. Nas organizações, a auditoria interna deve ser um "agente visionário", com atitudes e ideias voltadas para alavancar resultados, e não somente exercer atividades de controles internos. O profissional desta área deve estar permanentemente atualizado, através de estudos contínuos, adequando-se e adaptando-se às novas exigências do mercado.

Conclui-se, através da pesquisa realizada neste trabalho, que a auditoria interna é uma ferramenta que auxilia a administração da empresa, assegurando que os controles internos e rotinas de trabalho estejam sendo habilmente executadas e que os dados contábeis merecem confiança.