Auditoria em Recursos Humanos: Conceitos e Condução

Professor Rinaldo José Barbosa Lima

Graduado em Ciências e Matemática e Especializado em Reengenharia e Qualidade Total e Engenharia de Telecomunicações

Auditoria em Recursos Humanos - Aula 3

Tópicos Abordados:

• Conceitos de Auditoria
• História da Auditoria
• Objetivos da Auditoria
• Tipos de Auditoria
• Perfil do Auditor
• Responsabilidade do Auditor
• Conduzindo uma Auditoria

Objetivos da Aula

A palavra auditoria originou do Latim audire, com a função de ouvir. Posteriormente seria aquele que daria opinião sobre algo que comprovou ser verdade ou não.

Auditoria: História

O auditor representava o rei e estava lá para garantir que todos os impostos seriam registrados corretamente. Assim, desde o princípio, os auditores estiveram associados com controles e conformidades. (Fonte: Auditoria da Qualidade, Dennis R. Arter)

Conceitos de Auditoria

Processo sistêmico, documentado e independente para obter evidências que comprovem sua eficácia; Exame analítico e pericial realizado em uma determinada área da empresa. (Fonte: Norma ISO 9001:2000)

Modelo de Gestão (ISO 9001:2000)

Melhoria Contínua do Sistema de Gestão:

• Direção
• Cliente
• Requisitos
• Satisfação do Cliente
• Medição, Análise e Melhoria
• Realização
• Produto
• Gestão de Recursos

Objetivos da Auditoria

• Verificar e monitorar a eficácia da implementação do sistema de gestão de uma organização;
• Identificar as oportunidades de melhoria do sistema de gestão;
• Identificar deficiências no sistema de gestão e as devidas ações corretivas;
• Realizar uma avaliação da conformidade de certificação e avaliação da cadeia de fornecedores.

Os escritórios estão sendo seguidos?

• Procedimentos;
• Instruções de Trabalho;
• Registros;
• Plano de Carreira;
• Políticas de remuneração/variada?
• Plano de desenvolvimento e competência?

Condições para realização de uma Auditoria

• Seguir um modelo de gestão;
• Processos identificados e documentados;
• Procedimentos e Instruções documentados;
• Políticas e Programas de RH.

Condições para realização de uma Auditoria (Continuação)

• Desdobramento das políticas, objetivos, metas (Procedimento, IT e Registros);
• Mapeamento dos processos prioritários, cadeia cliente/fornecedor;
• Mapeamento das competências técnicas das funções;
• Mapeamento das competências técnicas dos funcionários.

Atividade em Sala

Formem grupos de até 5 pessoas. Cada grupo deverá trocar sua experiência em Auditoria, como Auditor ou Auditado. Encaminhar suas considerações a respeito do assunto. Uma mensagem por sala.

Tipos de Auditoria

• Auditoria de 1ª parte: Auditoria Interna;
• Auditoria de 2ª parte: Auditoria Externa realizada por clientes ou por outras pessoas em seu nome;
• Auditoria de 3ª parte: Auditoria Externa, realizada com a finalidade de obter uma certificação por uma OCC (Organismo de Certificação Credenciado).

Normas de Auditoria

• Norma NBR ISO 19011: Diretrizes para gestão de Auditoria da Qualidade e Ambiental;
• PNQ: Prêmio Nacional da Qualidade.

Visa confrontar as práticas da organização e as exigências normativas aos procedimentos documentados.

Periodicidade das Auditorias

Segundo Silva (2006), a periodicidade da auditoria pode ser esporádica, aleatória, quando surge algum problema ou situação inusitada de forma preventiva/educativa.

O que é um auditor?

Pessoa com competência para realizar uma auditoria

• Auditor Interno: RD (Representante da Direção);
• Auditor líder;
• Auditor membro;
• Auditor Externo;
• Auditor líder;
• Auditor membro.

Tipos de Auditor

• Treinamento específico em Formação de Auditores Internos/Externos;
• Capacidade gerencial para condução das auditorias;
• Habilidades em comunicação e relacionamento;
• Habilidades para julgamentos dignos de confiança.

Perfil do Auditor

Composição da equipe auditora

• Auditor líder como responsável;
• Auditores membros;
• Um especialista (se necessário);
• Observadores (quando aplicável).

Na composição da equipe auditora, levar em consideração o escopo da auditoria, o tamanho da organização e a complexidade dos processos.

Responsabilidade do Auditado

• Receber a equipe auditora;
• Fornecer informações necessárias ao auditor;
• Facilitar o acesso às áreas a serem auditadas;
• Facilitar o trabalho dos auditores;
• Implementar ações corretivas;
• Cumprir o programa da auditoria;
• Comunicar fatos relevantes sobre a auditoria;
• Relatar os resultados da auditoria;
• Documentar as observações e as não conformidades;
• Verificar a eficácia das ações corretivas.

Responsabilidade do Auditor Membro

• Auxiliar na seleção dos membros da equipe auditora;
• Elaborar o programa de auditoria;
• Representar a equipe auditora;
• Coordenar as reuniões de abertura e encerramento;
• Emitir relatório conclusivo da auditoria;
• Acompanhar as ações corretivas.

Responsabilidade do Auditor Líder

A responsabilidade do auditor líder não foi detalhada no texto original, mas geralmente inclui a coordenação geral e a emissão do relatório final.

Responsabilidade do RD (Representante da Direção)

• Definir e manter o quadro de auditores;
• Avaliar o desempenho dos auditores;
• Elaborar o programa da auditoria interna e externa;
• Promover o alinhamento de critérios adotados pelos auditores;
• Promover a reciclagem dos auditores quando necessário;
• Relatar o desempenho do sistema de gestão para a alta Direção: Situação das Não Conformidades; Comprometimento da área com as tratativas das NC e seu impacto nos resultados da organização;
• Definir ferramentas e metodologia de gestão a serem adotados pela organização.

Fases da Auditoria

Conduzindo uma Auditoria:

1. Realizar reunião de abertura;
2. Execução da auditoria;
3. Realizar reunião de encerramento;
4. Elaborar relatório final de auditoria;
5. Abrir as ações corretivas e preventivas.

Fluxo da Auditoria:

Início → Elabora o cronograma de auditoria → Comunica o cronograma a toda Empresa → Realiza auditoria conforme cronograma → Realiza a reunião de abertura → Realiza reunião de encerramento e comunica o resultado → Solicita Análise Crítica da Direção → Realiza avaliação das NC fechadas/abertas → Fim.

Se houver Não Conformidade (NC), abre-se ocorrência de NC após a realização da auditoria conforme cronograma.

Aspectos a serem observados na Auditoria de RH

• Qualificação de pessoal: educação, treinamento, habilidades e experiência;
• Avaliação da efetividade do treinamento;
• Comprometimento do pessoal com os objetivos da organização;
• Registros de qualificação dos funcionários.

Características da Auditoria de RH

• Independente;
• Programada;
• Não punitiva;
• Informativa;
• Amostragem;
• Ênfase nos fatos e dados;
• Documentada.

Análise das ações corretivas e preventivas abertas em auditorias passadas; Registro das informações coletadas.

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