Auditoria em Recursos Humanos: Práticas e Fluxos Essenciais

Professor Rinaldo José Barbosa Lima

Graduado em Ciências e Matemática e especializado em Reengenharia e Qualidade Total e Engenharia de Telecomunicações.

Auditoria em Recursos Humanos

Aula 4: Práticas de Auditoria

Plano de Auditoria

Objetivos da Aula

• Elaborar o cronograma de auditoria;
• Comunicar o cronograma a toda a empresa;
• Realizar a auditoria conforme o cronograma.

Fluxo da Auditoria

O fluxo da auditoria segue os seguintes passos:

1. Início
2. Realizar a reunião de abertura.
3. Realizar a auditoria conforme o cronograma.
4. Decisão: Há Não Conformidade (NC)?
   • Sim: Abrir Ocorrência de NC.
   • Não: Prosseguir.
5. Realizar reunião de encerramento e comunicar o resultado.
6. Solicitar Análise Crítica da Direção.
7. Realizar avaliação das NCs fechadas/abertas.
8. Fim

Fases da Auditoria

Conduzindo uma Auditoria

• Elaborar o cronograma da auditoria;
• Realizar reunião de abertura;
• Execução da auditoria;
• Realizar reunião de encerramento;
• Elaborar relatório final de auditoria;
• Abrir as ações corretivas e preventivas.

Auditoria Externa

Elaboração do Cronograma de Atividades

• Todos os processos deverão ser auditados anualmente;
• Detalhes a serem definidos no cronograma:
  • Nome do processo;
  • Dia;
  • Hora.

Auditoria Interna

Elaboração do Cronograma de Atividades

• Todos os processos deverão ser auditados anualmente;
• A definição ocorre em uma reunião com o RD, onde são pré-definidos os processos a serem auditados;
• Os auditores entram em contato com a área responsável para realizar o agendamento.

Auditoria Interna e Externa

Comunicação do Cronograma e Reunião de Abertura

A empresa deve se responsabilizar pela eficácia da comunicação, garantindo que todos os envolvidos tomem conhecimento da auditoria.

Reunião de Abertura

Auditoria Interna

• Breve reunião com o gerente da área;
• Apresentar a equipe auditora;
• Informar qual processo será auditado (conforme cronograma);
• Solicitar o responsável para acompanhar a auditoria;
• Esclarecer dúvidas.

Auditoria Externa

• Breve reunião com a direção da empresa;
• Quebrar o gelo e aliviar as tensões;
• Apresentar a equipe auditora;
• Explicar que o foco da auditoria é nas conformidades dos processos;
• Apresentar o cronograma da auditoria;
• Esclarecer o acordo de confidencialidade.

Análise Crítica da Direção

Auditoria Interna e Externa

• Verificar a análise dos relatórios pela Alta Administração e suas deliberações;
• Verificar as ações corretivas, preventivas e melhorias.

Documentos de Apoio

• Plano de Auditoria
• Mapa de Processo
• Plano de Competências

Conceitos Chave

Não Conformidade: Executado de forma incorreta, contrária a padrões (produtos e serviços deficientes).

Ações Preventivas: Ação tomada para eliminar a causa de um possível problema.

Ações Corretivas: Ação tomada para eliminar a causa de um problema existente.

Ações Imediatas: Ação tomada no efeito de um problema.

Análise de Causa: Encontrar a causa raiz de um problema.

Realização da Auditoria

Auditoria Interna e Externa

• Suas conclusões devem se basear em fatos e dados;
• Fazer perguntas abertas;
• Ter em mãos um checklist;
• Toda inspeção deve ser realizada no local onde o trabalho é executado;
• Registrar todas as Não Conformidades;
• Registrar todos os aspectos positivos;
• Todas as constatações devem ser realizadas na presença do auditado;
• Coletar todas as evidências necessárias que justifiquem sua decisão (formulários, registros, etc.);
• Estar preparado para possíveis contra-auditorias;
• Ser discreto, utilizando linguagem simples e adequada.
• Evitar comentários negativos ou depreciativos sobre atividades, atitudes e pessoas;
• Evitar discussões polêmicas com o auditado;
• Não fazer comparações com outras áreas ou processos da mesma empresa;
• Evitar dar explicações de "o quê" e "como", pois isso é papel do consultor;
• Focar a atenção no que é importante, e não em detalhes triviais;
• Em nenhuma hipótese o auditor deve auditar sua própria área (Auditoria Interna);
• Ao final de cada auditoria, é necessário fazer uma avaliação com os responsáveis pela área auditada.

Registro da Auditoria

Auditoria Interna e Externa

• Abertura de Não Conformidade em casos de descumprimento de um Acordo, Procedimento, IT, Política, Programa, etc.;
• Abertura de Observação para sugestão de melhoria no processo ou em caso de elogio.

Documentos de Registro

1. Formulário de Não Conformidade 01
2. Formulário de Não Conformidade 02
3. Formulário de Não Conformidade 03
4. Plano de Ação 5W2H

Reunião de Encerramento

Auditoria Externa

• Apresentar os resultados da auditoria;
• Apresentar considerações sobre a percepção do comprometimento dos funcionários com os resultados da empresa;
• Apresentar considerações sobre o comprometimento da Alta Administração e dos funcionários com o sistema de gestão;
• Apresentar pontos positivos e negativos.

Auditoria Interna (Relatório de Análise Crítica)

• Emissão do relatório relativo às Não Conformidades identificadas;
• Considerações do RD sobre a percepção do comprometimento dos funcionários com os resultados da empresa;
• Considerações sobre o comprometimento da gerência e dos funcionários com o sistema de gestão;
• Apresentar pontos positivos e negativos.

Perguntas

Vídeo Motivacional

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