Características Fundamentais de Sistemas e Conceitos Relacionados

1 – Cite as características fundamentais de sistemas e explique cada uma delas:

R: Propósito ou objetivo: os elementos ou unidades, bem como os relacionamentos, definem um arranjo que visa sempre alcançar a um objetivo.

Globalismo ou totalidade: é a visão de todo e a influência das partes sobre o todo. Logo, os sistemas têm uma natureza orgânica, e há muita probabilidade de se produzir alterações em todas as demais unidades desse sistema através de ações integradas. Ou conceitos são bastante usuais quando se trata de sistema que são:

Entropia: a tendência que os sistemas têm para o desgaste, para a desintegração, para o afrouxamento dos padrões e para um aumento da aleatoriedade. À medida que a entropia aumenta, os sistemas se decompõem em estados mais simples. A proporção que aumenta a informação, diminui a entropia, pois a informação é a base da configuração e da ordem.

Homeostasia: é o equilíbrio dinâmico entre as partes do sistema. Os sistemas têm uma tendência a se adaptarem a fim de alcançarem um equilíbrio interno em face das mudanças externas.

Eficiência: indicador relativo aos meios. Qualidade ou características de quem cumpre suas obrigações e funções quando as normas e regulamentos.

Eficácia: indicador relativo aos resultados. Qualidade ou característica de quem alcança seus objetivos previstos.

2 – Crie, com suas palavras, um conceito sobre sistemas:

R: Conceito de sistema é a organização como um todo, visando juntar seus pontos fortes em cada setor para promover uma melhoria contínua de toda a organização, mediando dificuldades e esforços e proporcionando novos objetivos e realizações a serem cumpridas. Para que o sistema funcione são necessários que todos os envolvidos estejam capacitados, orientados e de suas responsabilidades.

3 – Diferencie dado de informação: Cite exemplos de cada um deles.

R: Dados: De maneira geral, é o conteúdo quantificável e que por si só não transmite nenhuma mensagem que possibilite o entendimento sobre determinada situação. Os dados podem ser considerados a unidade básica da informação. Sem dados, não temos informações, pois estas são criadas a partir daqueles. Exemplo: No relatório de vendas de uma empresa, foi obtido o dado de que ela realizou um total de vendas no período de R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais). O que isso significa? Nada! Isso é só um dado, ele não diz que a empresa obteve lucro com esse montante de vendas ou não, não diz se o objetivo foi atingido ou não etc.

Informação: É o resultado do processamento dos dados. Ou seja, os dados foram analisados e interpretados sob determinada ótica, e a partir dessa análise se torna possível qualificar esses dados. Em diversas profissões, vários processos são descritos como o a ser seguir:

Entrada (dados) > Processamento (análise dos dados) > Saída (informação).

Exemplo: Usando a situação do exemplo anterior, vamos transformar os dados sobre as vendas da empresa em informação. Imaginemos que e meta de vendas da empresa fosse de R$ 800.000,00 (oitocentos mil reais), e com esse total de vendas ela poderia pagar suas contas, funcionários etc. Fazendo o processamento dos dados, obtemos a informação de que a empresa não obteve o volume de vendas necessário à manutenção de suas atividades.

4 – Qual a importância da informação para as organizações?

A informação em conjunto com recursos tecnológicos é uma necessidade para o funcionamento tático, estratégico e operacional de qualquer empresa. obter a informação como ferramenta estratégica de competitividade; Conhecer ao máximo a organização onde atuamos é uma forma de nos destacarmos dos demais; Precisamos estar sempre atentos ao que acontece fora e dentro das organizações; saber onde encontrar a informação, como apresentá-la e como usá-la, assim como é fundamental conhecê-la; A partir do momento que recebemos uma informação correta, em tempo hábil, estamos aumentando nossa capacidade de conhecimento, permitindo assim que, desempenhemos nossas atividades de forma mais segura, seja no âmbito operacional, tático ou estratégico.

5 – Explique com suas palavras o que significa parâmetros do sistema:

Os parâmetros são constantes arbitrárias que se caracterizam por sua propriedade, valor e descrição dimensional de um sistema específico ou de um componente do sistema.

6 – Quais são os parâmetros dos sistemas? Explique-os:

Entrada ou insumo (input) – é a força de partida do sistema que fornece o material ou energia para a operação do sistema.

Saída ou resultado ou produto (output) – é a finalidade para a qual se reuniram elementos e relações do sistema. A saída deve ser coerente com o objetivo do sistema.

Processamento, processador ou transformador (throughput) – é o fenômeno que produz mudanças, é o mecanismo de conversão das entradas em saídas.

Retroalimentação, retroação ou retroinformação (feedback) – é a função de sistema que visa à saída com um critério ou padrão previamente estabelecido. A retroalimentação tem por objetivo o controle.

Ambiente – é o meio que envolve o sistema. O ambiente serve como fonte de energia para o sistema. Sistema e ambiente estão em constante interação, contribuindo para o processo de adaptação do sistema ser dinâmico.

07. Explique como funciona a estrutura hierárquica dos sistemas.

De acordo com o interesse de quem irá analisar o sistema. Pode ser dividido em sistema, subsistema ou supersistema. Neste caso, analisa caso o sistema tenha um grau de autonomia maior que o subsistema e menor que o supersistema.

08. Diferencie entropia de negentropia de sistemas e cite exemplos de ações ocorrendo dentro das organizações que podem provocar cada uma delas.

Entropia: é o quanto os sistemas são propensos ao desgaste e aumento de aleatoriedade. Conforme ela aumenta, os sistemas se decompõem em estados mais simples. Ocorre, por exemplo, com a falta de informação, o que gera uma grande desatualização dos colaboradores.
Negentropia: é o oposto ou negação da entropia. Ocorre, seguindo o exemplo acima, com uma boa disposição de informações e com fontes corretas.

09. Os sistemas podem ser classificados em Hardware e Software e ainda em fechados e abertos. Explique.

Hardware refere-se ao sistema físico, e software ao sistema abstrato, ou seja, ideias e pensamentos.
Sistemas fechados são aqueles que geralmente não dispõem de um contato com o meio ambiente onde estão e são isolados de suas influências. Gera resultados de produtividade.
Sistemas abertos são o oposto, pois manifestam contato direto com entradas e saídas. São adaptivos e evitam o aumento da entropia. Gera resultados de qualidade.

10 – Conceitue Sistemas de Informação

Entende-se por sistemas o conjunto de elementos interagentes e interdependentes, cada qual com sua função específica, que trabalha em sintonia para atingir determinado objetivo comum.

11 – Qual a importância de uma informação ser clara, tempestiva e objetiva?

Permite agilidade na compreensão, sem informações desnecessárias as quais tomam demasiado tempo, além de estar disponível no momento certo, garantindo ações rápidas e precisas.

12 – Quais são os dois tipos de sistemas de informação? Explique-os

• Sistemas de apoio às operações – são formados pelos subsistemas de processamento de transações, de controle de processo e de colaboração, que processam transações, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de informações recorrentes. Exemplos: folha de pagamento, processamento de pedidos, compra, faturamento, contas a receber, contas a pagar, planejamento e controle da produção, custos e contabilidade. Os sistemas operacionais para a tomada de decisões podem ter um impacto significativo nos resultados da empresa, podendo levar à redução de custos unitários de produção, redução de estoques e otimização do uso de equipamentos.

• Sistemas de apoio à gestão – são formados pelos subsistemas de informação gerencial, de apoio à decisão e de informação executiva, que existem especificamente para auxiliarem processos decisórios. Podem ter uma sistemática frequência de processamento. É uma área em que são desenvolvidos muitos “pacotes” para processamento eletrônico. Exemplos: previsões de vendas, orçamentos, análises financeiras.

13-Cite e explique os três estágios dos sistemas de informação

Coleta de Dados, Produção ou Tratamento de Informação, Uso Gerencial da Informação.

Coleta de Dados: pode ser feita de 2 formas a física realizada por um ser humano através da observação e registro dos dados presentes na atividade ou de forma mecânica através da utilização de máquinas e softwares para registro e controle de dados, exemplo sistemas automatizados

Produção ou Tratamento de Informação: É o estágio em que ocorre a grande maioria das etapas de processamento, cuja complexidade varia de acordo com o tipo e a missão da empresa, envolvendo as atividades mais frequentemente observadas. Este estágio, assim como o anterior, encontra-se no nível operacional do sistema de informação. Tudo segue padrões, normas e procedimentos, como critérios preestabelecidos na execução do planejamento, que ocorre no terceiro estágio do sistema de informação.

Uso Gerencial da Informação: E uma função administrativa e se divide em 2 partes

Planejamento Estratégico – São criados os planos referentes aos fins a serem atingidos pela empresa, na forma de objetivos, metas e diretrizes. Nesse nível são geradas as informações gerenciais, que trazem ao tomador de decisões estratégicas o necessário conhecimento sobre a realidade da empresa (problemas, necessidades, desafios). Podem ser apresentadas em forma de relatórios, listas de dados históricos ou de projeções feitas com base em estatísticas, técnicas de pesquisa operacional e métodos quantitativos. Estes são os sistemas de informações gerenciais (SIG).

Planejamento Tático – São criados os planos referentes aos meios de atingir os fins almejados, onde os trabalhos são intensamente envolvidos de criatividade, de responsabilidade exclusiva do administrador

14- Como são classificados os sistemas de informação quanto ao propósito a que são destinados? Explique

Sistemas de automação – usam tecnologia da informação para desempenhar tarefas ou torná-las mais fáceis ou menos intensivas em mão de obra. Embora utilizem ou coletem informações, este não é o seu propósito principal. Ex. Chaves eletrônicas em hotéis.

Sistema de processamento de transações – processam e registram as transações de uma organização. Uma transação é uma unidade de atividade de negócio, tal como comprar um produto, fazer um depósito bancário, etc. Processar uma transação inclui atividades tais como gravar, arquivar e recuperar registros ou preencher formulários de pedidos. Eles dão suporte a funcionários de nível operacional em funções rotineiras do negócio da empresa.

Sistema de suporte a gestão – fornecem informações aos administradores na tomada de decisão e na coordenação de suas atividades. Ele é também conhecido como SIG – sistema de informação gerencial. Abrange os seguintes tipos de sistemas:

a) Sistemas de relatórios operacionais – organizam e resumem dados essenciais coletados por sistemas transacionais de apoio às operações e ajudam os gestores de nível operacional a tomar decisões rotineiras.

b) Sistema de suporte a decisão – assistem os gestores na tomada de decisões não rotineiras. Incluem modelos que os gestores podem usar para avaliar o impacto de escolhas alternativas e para ajudá-los a decidir melhor.

c) Sistema de informações executivo – fornecem as informações que executivos de alto escalão precisam para rapidamente identificar problemas, rastrear dados sobre tendências, comunicar-se com empregados e determinar objetivos estratégicos. Eles são normalmente construídos para satisfazer as necessidades de um determinado executivo.

15- Explique como acontece o ajuste dos sistemas às organizações

Os sistemas devem se ajustar às realidades das organizações em que se instalam e estas, por sua vez, se transformam com a implantação de sistemas informatizados de informação. O sistema de informações gerenciais está calcado no sistema sociotécnico, que tem por finalidade otimizar o desempenho de sistemas integrados de gestão ajustando a tecnologia com a organização. Exemplo: treinamento de funcionários para a utilização correta de um sistema recém implantado na empresa

16-Como podem ser divididos os sistemas de informação? Explique cada um deles;

Os principais sistemas de informação podem ser divididos em: sistemas de apoio ao executivo (SAE), sistemas de apoio à decisão (SAD), sistemas de informação gerenciais (SIG), sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC), sistemas de automação de escritório (AE) e sistemas de processamento de transações (SPT)

SAE – Estratégico (previsão de tendência de vendas e planejamento de pessoal) - está situado no nível estratégico e apresenta como características de processamento de informações de entrada (dados agregados), de processamento (interatividade e análise), de saída (projeções) e de usuários (gerentes seniores). Pode-se citar, como exemplo, a previsão de tendência de vendas, que envolve a gerência de alto nível, ligando o presidente aos demais níveis e é projetada para o usuário.

SAD e SIG – Gerencial (gerenciamento de vendas, controle de estoque e orçamento anual) e (programação da produção e análise de custos) respectivamente - o Sistema de Apoio à Decisão (SAD) apresenta características de processamento de informações de entrada (pequeno volume de dados), de processamento (interatividade), de saída (análise de decisão) e de usuários (equipe de assessores da gerência). Pode-se citar, como exemplo, a análise de custos que é orientada para a emissão de relatórios. O Sistema de Informações Gerenciais (SIG) apresenta como características de processamento de informações de entrada (alto volume de dados), de processamento (modelos simples), de saída (relatórios/sumários executivos) e de usuários (gerentes de nível médio). Pode-se citar, como exemplo, o orçamento anual, que envolve decisões estruturadas e semiestruturadas, ligam dados passados e presentes e é orientado para o controle de relatórios.

STC e AE – Conhecimento (estação de trabalho de engenharia e administrativos) e (tratamento de imagens, edição de textos e agenda eletrônica) respectivamente - estão situados no nível de conhecimento da empresa, sendo que o Sistema de Trabalhadores do Conhecimento (STC) apresenta características de processamento de informações de entrada (especificações de projeto), de processamento (modelagem), de saída (projetos e gráficos) e de usuários (pessoal técnico). Pode-se citar, como exemplo, estações de trabalho de engenharia que é orientado para a criação e execução de projetos.

Já o sistema de Automação de Escritório (AE) apresenta características de processamento de informações de entrada (documentos, cronogramas), de processamento (gerenciamento de documentos), de saída (correspondência) e de usuários (funcionário de escritório). Pode-se citar, como exemplo, tratamento de imagens que é orientado para a digitalização de documentos.

SPT – Operacional (processamento de pedidos, folha de pagamento, treinamento e desenvolvimento) - está situado no nível operacional da empresa e apresenta características de processamento de informações de entrada (eventos), de processamento (classificação, listagem), de saída (relatórios, resumo) e de usuários (supervisores e operadores). Pode-se citar, como exemplo, folha de pagamento. Esse sistema poderá atuar administrativamente e de forma básica ou computadorizada, realizando e registrando as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa.

17-O que é CRM?

Gerenciamento das Relações com os Clientes (Customer Relationship Management - CRM)

O CRM foca em sua gerência todos os modos como as empresas lidam com seus clientes atuais e potenciais e com seus fornecedores. Enfatiza a disciplina empresarial e tecnológica em benefício dos mesmos. Usa sistemas de informação para coordenar todos os processos de negócios da empresa, permite que todas as divisões da empresa apresentem uma face coerente ao cliente, consolida dados do cliente de várias fontes e fornece ferramentas analíticas para responder às perguntas dos clientes e acatar sugestões. Ele une um conjunto de aplicações integradas para abordar todos os aspectos do relacionamento com clientes, inclusive venda, marketing e atendimento.

Os benefícios de um CRM são:

• Visão unificada dos clientes

• Mensagem consistente aos clientes

• Cuidado ponta a ponta com os clientes

• Relacionamentos duradouros com os clientes

• Identificação dos melhores clientes

18-O que é SCM?

Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management - SCM)

O SCM refere-se às ligações e coordenações estreitas das atividades envolvidas na compra, na fabricação e na movimentação de um produto. O SCM integra fornecedores, fabricantes, distribuidores e clientes; procura reduzir tempo, esforço redundante e custos de estoque; otimiza redes de organizações e processos; ajuda na compra de materiais e na transformação de matéria-prima em produtos semiacabados e acabados; ajuda também na distribuição de produtos acabados aos clientes; e inclui logística reversa, pois itens devolvidos fluem na direção contrária do comprador ao vendedor.