Comunicação e Estrutura Organizacional: Barreiras e Tipos

Comunicação: Meios, Fluxos e Barreiras

A comunicação é um dos elementos intangíveis que mais influenciam a eficácia de qualquer organização.

Tipos de Comunicação

• Comunicação Verbal: É um meio rápido com resposta imediata. A desvantagem é a falta de evidências sobre as questões e o compromisso é menor. É reforçada pela comunicação não-verbal (gestos, expressão, postura...), que por vezes produz um fluxo de informação que o emissor não pode controlar.
• Comunicação Escrita: Utiliza uma variedade de mídias e meios de transmissão (cartas, notas...). A principal vantagem é que a escrita serve como prova da mensagem, um fator que reforça o compromisso dos envolvidos. Os documentos também podem ser extensos. A maior desvantagem é o tempo necessário para ler e responder às mensagens.

Fluxos de Comunicação

• Padrão (de cima para baixo): As mensagens são emitidas por aqueles que detêm cargos mais elevados e são direcionadas para pessoas que dependem deles.
• Crescente: Vai de níveis subordinados à direção.
• Lateral: Entre pessoas e cargos que ocupam o mesmo nível hierárquico.

Barreiras e Falhas na Comunicação

1. Escuta Defeituosa: É importante colocar-se no lugar do interlocutor (empatia).
2. Recelos no Ambiente de Trabalho ou Cultura Autoritária: Uma cultura de comunicação muito autoritária cria medos que impedem uma boa comunicação.
3. Sobrecarga de Informação: O excesso impede que o receptor processe os dados recebidos. Envie apenas a informação necessária.
4. Percepção Seletiva: As pessoas, involuntariamente, projetam os seus desejos na comunicação e ouvem o que querem ouvir, distorcendo a mensagem.
5. Atitude Predeterminada: Fazer perguntas, mas já ter a decisão tomada ou uma predisposição para agir de determinada maneira.
6. Má Escolha do Momento para Comunicar: Convém escolher o momento certo para fazer qualquer pergunta.

Estrutura Organizacional

Organização Informal

Nasce fora dos planos de gestão pré-estabelecidos. Muitas vezes é utilizada de forma consciente para obter dados. É bom que coincida com a organização formal.

Organização Formal

É uma atividade complexa que exige a tomada de muitas decisões e a influência de fatores como as características da entidade, a relação de poder ou a cultura organizacional.

A organização formal é um conjunto de níveis hierárquicos, cargos, funções e meios de comunicação oficialmente estabelecidos por aqueles que detêm o poder estratégico dentro de uma empresa ou organização (decisões estratégicas).

Dentro da estrutura formal, podemos distinguir entre:

• Linha: Os cargos de linha desenvolvem a atividade típica da entidade (o seu propósito), estão integrados na organização e seguem o princípio da unidade de comando (cada pessoa recebe ordens de um único chefe). Cada chefe comanda e controla um número de pessoas.
• Amplitude de Gestão ou Ângulo de Direção: Refere-se ao número de indivíduos que um chefe pode coordenar, monitorar e controlar.
• Staff: É formado por pessoas ou departamentos que não descartam diretamente a linha de comando (não fazem parte da atividade típica da empresa), mas aconselham ou apoiam, executando funções especializadas que aliviam os departamentos de linha.