Conceitos Essenciais de OSM: Formulários, Layout e Manuais

Qual a Importância dos Formulários nas Rotinas Administrativas?

1. Registrar as informações que circulam durante um processo;
2. Conferir com maior agilidade as trocas de informações, desenhando seu percurso da maneira mais lógica e eficiente possível;
3. Padronizar os procedimentos de coleta de dados;
4. Facilitar a visualização e o tratamento dos dados gerados;
5. Atender às exigências legais.

Perguntas Essenciais do Analista de OSM ao Estudar a Necessidade de um Formulário

O analista de OSM deve realizar as seguintes perguntas ao colher informações sobre um estudo de necessidades de um formulário:

• Qual a utilidade do formulário?
• Que perguntas não podem faltar no formulário?
• A qual departamento ele deve pertencer?
• Há outros departamentos envolvidos? Quais?
• Quem deve controlar e tratar as informações recebidas por meio dos formulários?
• Qual deve ser o processo de arquivamento?

Quais são os Itens Obrigatórios de um Formulário?

• Logotipo da empresa;
• Codificação;
• Numeração individual;
• Título;
• Instruções de preenchimento;
• Endereço da empresa.

Importância e Objetivos do Layout nas Rotinas Administrativas

O layout é fundamental para:

• Aproveitamento do espaço físico;
• Facilidade de coordenação e supervisão;
• Tramitação eficaz dos processos de trabalho e documentos;
• Comunicação eficiente;
• Ambiente agradável para clientes e funcionários.

Quais são os Objetivos dos Manuais Organizacionais?

• Fixar critérios e procedimentos padronizados;
• Facilitar a avaliação e a revisão das práticas;
• Facilitar o treinamento de funcionários;
• Eliminar improvisos inadequados.

Itens Componentes dos Manuais Organizacionais e Suas Finalidades

Sumário:

Facilitar o manuseio, indicando o número da página na qual os consulentes encontrarão as respostas para cada dúvida.

Apresentação:

Visa descrever a finalidade do documento. É importante que a assinatura do presidente da empresa encerre a apresentação, a fim de agregar prestígio e legitimidade às normas prescritas.

Instruções:

Orientar o uso do manual pelos funcionários.

Conteúdo Propriamente Dito:

Varia de um manual para outro. O conteúdo de um manual de normas e procedimentos é bem diferente de um de políticas e diretrizes, por exemplo.

Apêndice:

É o espaço ideal para inserção de formulários, fluxogramas e organogramas – documentos que acrescentam concretude ao conteúdo do manual.

Glossário:

Serve para facilitar a compreensão do texto, pois reúne o significado de termos técnicos.

Bibliografia:

Dar o devido crédito aos autores cujas ideias são citadas ao longo do texto.

Tipos de Manuais Organizacionais e Seus Objetivos

Manual de Política e Diretrizes:

Divulgar a filosofia, os objetivos e os valores da empresa e, assim, colocar os executivos em sintonia com esses princípios.

Manual de Normas e Procedimentos:

Descreve os papéis desempenhados pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos envolvidos na execução de tarefas.

Manual de Organização:

Visa estipular os direitos e deveres de cada departamento, bem como retratar o nível hierárquico dos cargos. Descreve componentes da estrutura organizacional.

Manual de Instruções Especializadas:

Espécie de guia de trabalho voltado para um grupo profissional específico.

Manual do Empregado:

Proporcionar o rápido entendimento sobre a organização e lançar as bases do treinamento que será realizado posteriormente.

Manual de Finalidade Múltipla:

Reúne o conteúdo dos demais tipos de manuais, a fim de propiciar uma visão completa sobre diversos aspectos da empresa.