Conceitos Fundamentais de Dados, Informação e Sistemas de Informação

Conceitos de Informação

Dados: São os fatos em sua forma primária, constituindo as células que compõem um banco de dados. Podem ser dados de imagem, áudio ou vídeo. Fatos ou números sem tratamento (agrupamento, combinação e comparação de determinada forma) são meros dados; somente quando processados e apresentados de forma significativa é que passam a constituir informação.

Informação: É um conjunto de fatos (dados) organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si.

Processo: Transformação de dados em informação — uma série de tarefas logicamente relacionadas, executadas para atingir um resultado definido. O processo de definição de relações entre dados requer conhecimento.

Conhecimento: São as regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular dados, para torná-los úteis para uma tarefa específica.

A informação só existe quando é passível de transformar-se em conhecimento. Na verdade, as informações e o conhecimento possibilitam o sucesso, se bem utilizados como recursos estratégicos. O conhecimento é a obtenção de um grau de incerteza assumidamente menor, se comparado a um concorrente que visa atingir os mesmos objetivos.

Informação somente pode ser achada em objetos inanimados, enquanto que o conhecimento só pode ser encontrado nos seres humanos. Somente estes têm a capacidade de aplicar a informação a um trabalho, produtivamente.

O Processo de Transformação de Dados em Informação

DADOS → O PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO → INFORMAÇÃO

Características da Boa Informação

• Precisa: A informação precisa não tem erros.
• Completa: A informação completa contém todos os fatos importantes.
• Econômica: Deve ser de produção relativamente econômica.
• Flexível: Pode ser usada para diversas finalidades.
• Confiável: É dependente da fonte de informação.
• Relevante: Deve ser importante para o tomador de decisões.
• Simples: Informação exageradamente complexa pode não ser necessária e pode causar uma sobrecarga de informação.
• Em Tempo: Enviada quando necessária.
• Verificável: Pode-se averiguar se está correta, analisando-se várias fontes da mesma.

O Valor e a Função da Informação

Ao pensarmos em informação, devemos atentar para o princípio de uso e utilidades da mesma. Ela deve ajudar à gerência nas tomadas de decisão a fim de atingir as metas da organização. Se a agência não fizer uso da informação, não há sentido em contê-la.

A função básica da informação é aumentar o conhecimento ou diminuir a incerteza do usuário.

É através da informação que o homem compreende o seu meio ambiente e manipula as suas variáveis controláveis. A informação prepara e possibilita a ação do homem, amplia e clareia a sua visão e lhe aponta caminhos, reduzindo seus riscos e erros.

O Valor da Informação para uma Decisão Empresarial é Determinado por Três Fatores:

• Grau de incertezas quanto ao resultado de vários possíveis cursos de ação;
• As consequências econômicas de se tomar uma decisão incorreta;
• A quantidade de incerteza inicial que se espera que a informação reduza, caso ela seja obtida.

Acesso às Informações

Embora seja uma grande conquista oferecer consistência e disponibilidade às informações, é preciso controlar quem tem acesso a elas. Aí entram as normas e procedimentos.

Existem Três Tipos Diferentes de Análise da Informação:

• Gestão de Dados: Mostra o presente dentro da empresa, sem categorizá-los.
• Gestão de Conteúdo: É o passado, permite que as informações, devidamente classificadas, naveguem dentro da empresa e sejam acessadas por dispositivos remotos, por quem for autorizado para fazê-lo.
• Gestão de Conhecimento: É a visão de fora da empresa, do mercado, no presente.

A utilidade da informação é o princípio dominante.

O que é um Sistema

São conjuntos de elementos independentes, dinamicamente correlacionados entre si, que coordenadamente trabalham com um mesmo objetivo.

Componentes e Conceitos de Sistema

• Limites do Sistema: Definem o sistema, separando-o do ambiente que o circunda.
• Elementos de Sistema: Tudo o que for necessário para que um sistema atinja seu objetivo.
• Subsistemas: Sistemas que, com um ou mais outros sistemas, compõem um grande sistema.
• Configuração: Modo como os elementos do sistema são organizados e arranjados. Saber o objetivo ou a saída desejada do sistema é o primeiro passo para se definir a forma como os elementos do sistema estão configurados (definidos através do conhecimento).

Existem várias formas de se categorizar sistemas, quanto à complexidade (sistemas simples, descritivos e complexos), quanto à previsibilidade (sistemas determinísticos ou probabilísticos) ou quanto à interação com o ambiente.

Com relação ao ambiente, os sistemas podem ser abertos ou fechados. Para explicar de uma forma bem simples, da termodinâmica, temos que sistemas fechados são sistemas que não trocam energia com outros sistemas ou com o ambiente, isto é, nem recebem, nem dão nada a ninguém.

Exemplo de um Sistema e Suas Metas e Elementos

• Sistema: Universidade
• Meta: Aquisição de conhecimento
• Elemento (Entrada): Estudante, professores, administradores, livros, equipamento.
• Elemento (Mecanismo de Processamento): Ensino, pesquisa, serviço.
• Elemento (Saída): Estudantes cultos, pesquisa significativa, serviços à comunidade, ao estado e à nação.

O que é um Sistema de Informação

É uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de retroalimentação (feedback).

O feedback é fundamental para o sucesso da operação de um sistema.

• Entrada: Obtenção e agrupamento de dados brutos. Dados agrupados para o uso específico de um determinado sistema.
• Processamento: Conversão ou transferência de dados brutos em saídas úteis. O processamento pode ser manual, computadorizado ou as duas coisas.
• Saída: O que um sistema produz. No SI, a saída engloba a produção de informações úteis, normalmente em forma de documentos, relatórios e dados de transações.
• Feedback (Retroalimentação): Saída utilizada para ajustar e controlar um sistema. É também o processo pelo qual a saída de controle é coletada e reintroduzida no sistema.

O'Brien (2001) define Sistema de Informação (SI) como sendo um conjunto organizado de pessoas, hardware, redes de comunicação e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização.

Componentes de Sistema de Informação

Um Sistema de Informação é uma parte integrante de uma organização e é um produto composto de três componentes: Tecnologia, Organização e Pessoas.

O que é um Sistema de Informação Baseado em Computador?

É um conjunto interdependente das pessoas, das estruturas organizacionais, das tecnologias de informação (maquinário e programa), dos procedimentos e métodos que deverão permitir à empresa dispor, no tempo desejado, das informações que necessita (ou necessitará) para seu funcionamento atual e para sua evolução.

CBIS (Computer-Based Information System) é Composto por:

• Hardware (Máquinas): Dispositivos que compõem um sistema de computador, inclusive a unidade central de processamento (CPU), a memória e os dispositivos de entrada (teclado, scanner, leitor óptico, etc.) e saída (impressoras, monitores, etc.).
• Software (Programas ou Aplicativos): Programas e instruções dadas a um computador e ao usuário do computador.
• Banco de Dados: Coleção organizada de fatos e informações sobre dados, como empregados, estoques, etc.
• Telecomunicações: Meio eletrônico para enviar e receber dados e informações a distância, permitem ligar os sistemas de computador em redes de trabalho.
• Pessoas: Os profissionais de SI gerenciam, executam, programam e mantêm o sistema do computador; os usuários são os administradores, tomadores de decisões, empregados e outros que usam computadores em seu benefício.
• Procedimento: Regras, políticas, métodos e estratégias para a operação de CBIS.

Por que Estudar Sistemas de Informações

Como sociedade, estamos envolvidos em uma competição econômica global por recursos, mercados e receitas com outras nações do mundo. Para Adam Smith, o economista escocês do século XVIII que iniciou o estudo da economia moderna, a riqueza de uma nação depende de como uma sociedade organiza a produção em suas fábricas nacionais.

Em segundo lugar, precisamos de ampla compreensão sobre SI para atingir mais altos níveis de produtividade e eficácia em nossa fábrica e escritório. Será impossível operar com eficiência, mesmo que uma pequena empresa, sem investimentos significativos em sistemas.

Finalmente, assuntos e decisões de negócios estão se tornando mais complexos. Uma compreensão dos (SI) o ajudará a enfrentar, a se adaptar e a prosperar neste ambiente desafiador.

A Importância dos Sistemas de Informações e da Tecnologia da Informação

Sistemas e Tecnologia de Informação (TI) se tornaram um componente vital ao sucesso de empresas e organizações. A TI refere-se às tecnologias de computadores e telecomunicações utilizadas nas organizações, incluindo aquelas relacionadas ao processamento e transmissão de dados, voz, gráficos e vídeos.

A TI pode ajudar todos os tipos de empresas a melhorar a eficiência e eficácia de seus processos empresariais, tomada de decisões gerenciais e colaboração de grupos de trabalho e, com isso, fortalecer suas posições competitivas num mercado em rápidas transformação.

Por isso, eles constituem um campo de estudo em administração e gerenciamento de empresas.

O consultor americano John Hegel III propôs para análise dos investimentos em TI três estágios, cada qual relacionado aos investimentos: foco na redução de custos, foco na especialização e foco na alavancagem dos negócios.

Benefícios e Usos dos Sistemas de Informação

Um SI eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da organização.

Entre os benefícios que as empresas procuram obter através dos SI estão:

• Valor agregado aos produtos (bens e serviços)
• Maior segurança
• Melhor serviço
• Vantagens competitivas
• Menos erros nos processos
• Maior precisão

Finalidade dos Sistemas de Informação

Todas as empresas têm dois problemas genéricos: como gerenciar as forças e grupos internos que geram seus produtos e serviços e como lidar com clientes, órgãos governamentais, concorrentes, fornecedores e tendências gerais socioeconômicas em seu ambiente. A razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente.

As empresas também constroem sistemas para monitorar materiais, pessoas e atividades dentro da firma e para administrar seus problemas internos, tais como a produção de mercadorias e serviços ou o controle de peças, estoques e empregados. Alguns sistemas de informações tratam de problemas puramente internos, alguns de assuntos puramente externos, e alguns de fenômenos tanto internos como externos.

Sistemas de Informação nas Áreas Funcionais dos Negócios:

• Finanças e Contabilidade: Os SI são usados para prever receitas e a atividade empresarial, determinar melhores fontes e usos de fundos, administrar dinheiro e outros recursos financeiros, auditoria.
• Marketing: Desenvolvimento de novos produtos, análise de local e área para produção e distribuição, análise promocional (merchandising e relacionamento com cliente) e de preços.
• Indústria: Processamento de pedidos, programas de produção, controle de níveis de estoque e qualidade do produto; além disso, os SI são usados para projetar produtos (ex.: CAD: computer-assisted design).
• Recursos Humanos: Administração de dados, avaliação de desempenho, etc.

Um Sistema de Informação Eficaz:

• Produzir informações realmente necessárias, em tempo hábil e confiáveis, atendendo aos requisitos operacionais e de tomada de decisões a que tais informações devem atender.
• Integrar-se a uma estrutura de organização lógica e auxiliar a coordenação entre as diferentes unidades organizacionais por ele interligadas.
• Ter um fluxo total de procedimentos (internos e externos ao processamento) racional, integrado e de menor custo possível.
• Conter dispositivos de controle interno que garantam a confiabilidade das informações de saída e adequada proteção aos ativos controlados pelo sistema.

Informações Gerenciais

Segundo Saviani (2000), as informações gerenciais podem e devem ser destinadas a qualquer nível da organização, pois os mesmos têm suas decisões importantes a tomar e proporcionais à sua posição na estrutura empresarial.

As informações gerenciais devem proporcionar:

• Redução no custo das operações;
• Melhoria no acesso às informações;
• Aumento de produtividade;
• Agilidade na tomada de decisões;
• Estímulo de maior integração entre os tomadores de decisões;
• Projeções dos efeitos possíveis das decisões tomadas com base nas informações gerenciais;
• Redução do grau de centralização de decisões na empresa;
• Adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos;
• Adequação da estrutura organizacional visando à facilitação do fluxo de informações.

Benefícios e Usos dos Sistemas de Informação (Revisão)

Um Sistema de Informação (SI) eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da organização. Este impacto pode beneficiar a organização, os usuários do sistema de SI e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com o SI. Entre os benefícios que as empresas procuram obter através dos SI estão:

• Valor agregado aos produtos (bens ou serviços);
• Maior segurança;
• Melhor serviço;
• Vantagens competitivas;
• Menos erros e melhor decisão;
• Aperfeiçoamento das comunicações;
• Maior eficiência e maior produtividade;
• Administração mais eficiente;
• Custos reduzidos;
• Maior e melhor controle sobre as operações;
• Tomadas de decisões gerenciais superiores.

A Evolução da Tecnologia da Informação

Segundo o professor Thomas H. Davenport, o marco inicial da chamada indústria de Tecnologia da Informação (TI) foi a primeira onda do ERP (Sistema de Gestão Integrada). Apesar de ser puramente transacional, o sistema já vendia a ideia de possibilitar ao executivo acessar informações que antes ficavam perdidas na empresa. Poucas empresas nessa época (1999) conseguiam transformar os dados gerados pelos sistemas em informações e conhecimentos relevantes para os negócios da empresa.

Apesar de ter marcado o início da TI como é conhecida hoje, o ERP é uma ferramenta transacional. A passagem para tal fase da informação tem como marco o surgimento dos bancos de dados. Os executivos de TI estavam focados em acertar os processos e transações básicas antes de partir para a utilização dos dados agrupados.

Cássio Dreyfuss, Vice-Presidente do Gartner no Brasil, Divide a História da TI em Três Etapas:

1. 1ª Etapa: A época da gestão de dados, com os bancos de dados, os quais são para ele, signos que devem ser interpretados e que, por si só, não representam nada.
2. 2ª Etapa: Estamos vivendo a fase da gestão de informações, na qual são interpretados dentro de um contexto e em que as ferramentas utilizadas são o Data Mining e as soluções de Business Intelligence (BI).
3. 3ª Etapa: Começa a se desenhar, é a fase da gestão do conhecimento.

Para Daniel Domeneghetti, diretor de estratégia e conhecimento da e-Consulting, ao analisar o termo Tecnologia da Informação, ele coloca que a tecnologia organiza o processo para que a informação passe a ser o elemento que impulsiona o valor. O T organiza a arquitetura e tem de ser, cada vez mais, entendido como processo. Já o I é o combustível que só gera retorno dentro de um racional alinhado a elemento de valor.

A Importância da Tecnologia da Informação

Para onde se olhar, encontramos a utilização da tecnologia da informação: na indústria, nos serviços, nas instituições financeiras, nas vendas, na propaganda, nos serviços públicos e na área de saúde. Sempre ajudando a melhorar processos, a ganhar eficiência, a reduzir a carga de trabalho, a agilizar a entrega de produtos e serviços.

Ações que pretendem viabilizar produtividade, redução de custos, melhorar logística e qualidade dependem de aplicações de tecnologia da informação (TI). O administrador deve saber utilizar de forma eficaz a TI, visando alavancar resultados, tornando a empresa mais competitiva.

O Uso da Tecnologia da Informação Visa:

• Reduzir e evitar custos;
• Aumentar a eficiência e a produtividade das empresas;
• Criar vantagens competitivas.

Segundo Carlos Schechter (Accenture), num passado nem tão remoto assim, o sucesso de uma empresa estava intimamente ligado a duas áreas: vendas e finanças. Hoje não há mais dúvidas de que, à medida que os negócios vão evoluindo, cresce também a demanda por tecnologia.

O Uso da Tecnologia da Informação

As empresas utilizam de várias maneiras as tecnologias de informação e comunicação, buscando benefícios operacionais e estratégicos. Os usos podem ser classificados desde a aplicação das tecnologias em processos específicos da empresa, integração interna dos processos e áreas funcionais, até integração externa com fornecedores, clientes e parceiros, e utilização da infraestrutura pública de informação e comunicação para realizar seus negócios no ambiente digital. Os benefícios de negócios oferecidos pela TI, para terem de fato valor, devem contribuir para o desempenho empresarial.

A Tecnologia da Informação em Camadas

Segundo Augusto Pinto (Presidente da RMA Comunicação e Negócios), a Tecnologia da Informação (TI) pode ser vista em camadas:

1. A Primeira Camada (Infraestrutura): A mais interna, é a infraestrutura: provedores de bases de dados, ferramentas de desenvolvimento, de teste e monitoramento, soluções para storage (armazenamento), servidores de diversos tipos, desktops, produtos para rede e afins, bem como toda a parafernália de hardware, software e serviços que constituem os alicerces das grandes aplicações de gestão de negócios.
2. A Segunda Camada (Aplicativos de Gestão): É a dos aplicativos de gestão: ERPs, CRMs, SCMs e outros softwares do gênero, que gerenciam o back office (retaguarda) e o front office (linha de frente). Tudo o que se desenvolve na camada de gestão é dependente da arquitetura utilizada na camada de infra, o que significa que uma escolha errada vai se refletir em tudo mais que se construa.
3. A Terceira Camada (Integração): Processo que começou com arquivos exportados para transferir dados entre aplicações, evoluiu para o EDI, mais recentemente para o Web EDI, e atualmente para o EAI (enterprise application integration).
4. A Quarta Camada (Colaboração): O pré-requisito para a colaboração é a integração, mas empresas integradas não necessariamente colaboram.
5. A Quinta Camada (Inteligência): Onde os sistemas de EIS (Executive Information Systems) e, mais recentemente, de BI (Business Intelligence) vêm permitir que se explore de forma inteligente as informações colhidas pelos sistemas de gestão.
6. A Última Camada (Personalização da Interface): É a camada de personalização da interface com o usuário, onde a internet e intranet permitem adequar o menu de aplicações e a forma de acesso às necessidades e qualificações de cada tipo de usuário.

Empresas e Sistemas de Informação

Uma organização é um conjunto formal de pessoas e outros recursos estabelecidos para realizar uma série de metas. A meta principal de uma empresa lucrativa é maximizar os lucros através do aumento dos rendimentos, ao mesmo tempo reduzindo os custos. Entre as empresas sem fins lucrativos incluem-se os grupos sociais, religiosos, universidades e outras organizações que não têm o lucro como meta principal. As organizações são sistemas com entradas, mecanismos de transformação e saídas. Os processos de valor adicionado aumentam o valor relativo das entradas combinadas prestes a se transformarem em saídas finais da organização. A cadeia de valor é uma série (cadeia) de atividades que inclui logística de recebimento, operações, logística de entrega, marketing, vendas e serviços.

Estrutura, Cultura Organizacional e Mudanças na Organização

A estrutura organizacional refere-se às subunidades desta e como elas estão inter-relacionadas dentro da organização global. Existem muitas estruturas organizacionais básicas: tradicional, de projeto, de equipe e multidimensional. Os SI podem ser um elemento-chave quando as empresas decidem delegar poder aos seus empregados (empowerment).

A cultura organizacional consiste nos conhecimentos principais e pressuposições de uma empresa, corporação ou organização. A mudança da organização lida com o modo como organizações com ou sem fins lucrativos planejam, implementam e tratam as mudanças. A mudança pode ser causada por fatores internos e externos.

Transpor a resistência às mudanças pode ser a tarefa mais difícil ao se trazer os SI para dentro da empresa. Muitos sistemas de computador e tecnologias novas falharam porque os gerentes e funcionários não estavam preparados para a mudança.

A Dinâmica de Mudança

A dinâmica de mudança pode ser vista em termos de troca de modelos, que consiste nos seguintes estágios:

• Descongelamento: Remoção de velhos hábitos e criação de clima receptivo à mudança.
• Movimento: Aprendizado dos novos métodos de trabalho, comportamentos e sistemas (faz a mudança).
• Recongelamento: Consolidação das mudanças, tornando o novo processo bem aceito (feito quando tudo está consolidado).

O aprendizado da organização é o conceito de que, com o tempo, as empresas se adaptam às novas condições ou alteram suas práticas.

Tomada de Decisões e Solução de Problemas

Um bom entendimento de como são usados os sistemas de informação nas organizações começa com um exame da solução de problemas e da tomada de decisão. A tomada de decisão é dividida em três fases: inteligência, projeto e escolha. A solução de problemas leva a tomada de decisões um passo à frente, e envolve uma atitude para a implementação da escolha feita pelo tomador de decisões. Os SI podem ser uma parte importante neste processo através da análise de pesquisas e questionários para avaliar problemas e oportunidades globais, análise de alternativas e assistência na implementação e monitoração da decisão.

Tomada de Decisão: Inteligência (identificação e definição de problemas e/ou oportunidades) → Projeto (desenvolvimento e avaliação de alternativas para o problema) → Escolha (seleção de um curso de ação).

Solução de Problemas: Implementação (execução da ação para efetivar a solução) → Monitoramento (avaliação da implementação da solução: resultado e ajustes).

Inúmeros fatores são importantes na tomada de uma boa decisão. Estes fatores incluem os objetivos da decisão, alternativas ampliadas, competição, criatividade, ações sociais e políticas, aspectos internacionais, tecnologia e pressão do tempo. As organizações devem estar preparadas para focar em cada um desses fatores em função dos tipos de decisões que tomam.

Sistema de Informação (Definições Adicionais)

Vejamos algumas definições de Sistemas de Informação (SI):

• Uma série de atividades inter-relacionadas, voltadas para a captura, processamento, comunicação e conversão de dados em informação.
• Componentes inter-relacionados utilizados para coletar, processar, armazenar e disseminar informação para apoiar processos operacionais e de tomada de decisão, coordenação, controle, de análise e visualização, em uma organização.
• Sistema de informação é parte da organização e, em alguns casos, é a própria organização.

Um Sistema de Informação (SI) tem que ser/ter:

• Eficiente: Utiliza os recursos sem desperdícios.
• Eficaz: Atinge os resultados esperados, ou seja, os objetivos.
• Excelência: Atende à necessidade de todos os usuários.

Classificação dos Sistemas de Informação

Em termos conceituais, os sistemas de informação podem ser classificados de diversas maneiras. Segundo Sérgio R. Bio, os sistemas de informação podem ser classificados em dois grandes grupos:

A) Apoio às Operações: São tipicamente sistemas processadores de transação, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de transações recorrentes.

B) Apoio à Gestão: Não são orientados para o processamento de transações rotineiras, mas existem especificamente para auxiliar processos decisórios.

Já James A. O'Brien, os sistemas de informação podem ser classificados conceitualmente ora como operações ora como sistemas de informação gerencial.

A) Sistemas de Apoio às Operações:

Processam dados gerados por operações empresariais. As principais categorias são:

• Sistemas de Processamento de Transações (SPT): Processam dados resultantes de transformações empresariais, atualizam banco de dados operacionais e produzem documentos empresariais.
• Sistemas de Controle de Processos: Monitoram e controlam processos industriais.
• Sistemas Colaborativos: Apoiam equipes, grupos de trabalho, bem como comunicações e colaboração nas e entre empresas.

B) Sistemas de Apoio Gerencial:

Fornecem informações e apoio necessários para a tomada de decisão eficaz pelos gerentes. As principais categorias são:

• Sistemas de Informação Gerencial (SIG): Fornecem informações na forma de relatórios e demonstrativos pré-estipulados pelos gerentes.
• Sistemas de Apoio à Decisão (SAD): Fornecem apoio interativo ad hoc para o processo de decisão dos gerentes.
• Sistemas de Informações Executiva (SIE): Fornecem informações críticas elaboradas especificamente para as necessidades de informação dos executivos.

C) Outras Categorias de Sistemas de Informação:

Podem apoiar operações, administração ou aplicações estratégicas. As principais categorias são:

• Sistemas Especialistas: São sistemas baseados no conhecimento e fornecem conselho especializado e funcionam para os usuários como consultores especialistas.
• Sistemas de Administração do Conhecimento: São sistemas baseados no conhecimento e apoiam a criação, organização e disseminação de conhecimento empresarial dentro da empresa.
• Sistemas de Informação Estratégica: Fornecem a uma empresa produtos, serviços e perícias estratégicos para a vantagem competitiva.
• Sistemas de Informação para as Operações: Apoiam as aplicações operacionais e gerenciais das funções organizacionais básicas de uma firma.

Sistemas de Informação em Perspectiva

Ralph Stair adota a seguinte classificação para os sistemas de informação:

Sistemas de Processamento de Transações (SPT):

Um SPT é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para registrar transações de negócios.

Pode-se destacar duas grandes vantagens:

• Redução de custos ao processar muitas transações;
• A padronização ao realizá-las sempre de forma semelhante.

Um Sistema de Folha de Pagamento pode ser considerado como um exemplo de SPT, viabilizando o adequado pagamento aos funcionários contratados pela empresa, criando registros nos bancos de dados e produzindo relatórios detalhados.

Pode-se citar outros exemplos:

• Processamento eficiente para lidar com uma grande entrada de notas fiscais e automaticamente associá-las ao controle de estoque e saída das mesmas.
• Cobrança a clientes e pagamento a fornecedores. Se as cobranças (faturas) são enviadas aos clientes poucos dias ou poucas semanas do que o habitual, é provável que a empresa também receba o pagamento desses clientes poucos dias ou semanas mais cedo.
• Controle de Estoque: Quando um sistema de estoque computadorizado determina que existe falta de estoque, novos produtos e materiais podem ser automaticamente pedidos ao fornecedor.
• Processamento de Pedidos;
• Fatura;
• Contas a Receber;
• Contas a Pagar;
• Compras;
• Recebimento;
• Expedição.

Sistemas de Informações Gerenciais (SIG):

Começaram a ser desenvolvidos na década de 60, e são caracterizados pelo uso de SI para produzir relatórios gerenciais (a partir de dados e informações do SPT). Um SIG é um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos administradores e tomadores de decisões. O SIG ajuda no aperfeiçoamento da capacidade de gerência para tomadas de decisões eficazes, gerando maiores lucros e clientes mais satisfeitos. Este sistema foca a eficiência operacional.

Banco de Dados Comum: SI de Gerenciamento de Marketing - SI de Gerenciamento de Produção - SI de Outros Gerenciamentos - SPT - SI de Gerenciamento Financeiro.

Os SI de gerenciamento funcional puxam os dados dos sistemas de processamento de transações da organização.

Pode-se citar alguns exemplos de SIG, a saber:

• Planejamento e controle de produção: Total da quantidade produzida.
• Faturamento: Valor do faturamento diário, valor acumulado do mês.
• Contas a pagar e receber: Títulos a pagar do dia, quantidade de inadimplentes.
• Estoque: Quantidade de estoque por grupos de materiais; nível de estoque de um item em particular.
• Folha de pagamento: Total geral folha de pagamento e de encargos sociais.
• Contabilidade: Impostos a recolher mensal e anual.

Exemplos adicionais incluem: relatório industrial produzido uma vez por dia para monitorar a produção de um novo produto; volume de vendas; relatório dos dias trabalhados por empregado em especial; o saldo disponível na tesouraria; a relação dos produtos mais vendidos. Relatórios com data pré-definida de geração, como também trabalham com relatórios sob pedido (ou sob demanda).

Saídas de um Sistema de Informações Gerenciais

A saída da maioria dos SIG é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. Estes relatórios incluem:

• Relatórios Programados: São produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal ou mensal. Ex.: um relatório industrial produzido uma vez por dia para monitorar a produção de um novo produto.
• Relatório Indicador de Pontos Críticos: É um tipo especial de relatório programado, resume as atividades críticas do dia anterior e fica disponível caracteristicamente no começo de cada dia de trabalho. Ex.: relatórios de níveis de estoque, volume de vendas, etc.
• Relatórios sob Solicitação ou Demanda: São desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador. Ex.: relatório do nível de estoque de um item em particular, dias trabalhados por empregado em especial, etc.
• Relatórios de Exceção: São produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer alguma atitude da administração. Ex.: um gerente pode estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens de estoque com menos de 50 unidades disponíveis; o relatório de exceção conteria apenas aqueles itens dentro deste parâmetro ou pontos de corte.

C) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD):

O SAD é um sistema voltado para o usuário final, sem que o mesmo tenha grande conhecimento de processamento de dados ou o apoio de um time de analistas e programadores. Ele pode ser definido como um grupo organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para dar apoio à tomada de decisões referentes a problemas específicos. O foco do SAD é a eficácia da tomada de decisão. Enquanto um SIG ajuda a organização a fazer as coisas direito, um SAD ajuda o administrador a fazer a coisa certa, envolvendo o julgamento gerencial.

Os elementos essenciais do SAD incluem uma série de modelos de apoio aos tomadores de decisões ou usuários (base de modelo), sistemas e procedimentos para o desenvolvimento ou geração de um SAD mais fácil (gerador de SAD), uma coleção de fatos e informações para assistir na tomada de decisões (banco de dados) e sistemas e procedimentos (interface com o usuário) que ajudam os tomadores de decisão e outros usuários a interagir com o SAD.

Estrutura do SAD:

• Gerador de SAD
• Banco de Dados Comum
• Interface com o Usuário

Pode-se citar alguns exemplos de SAD, a saber:

• Análise de simulações para determinar o impacto dos pagamentos atrasados no fluxo de caixa, no faturamento e nos níveis de lucro global.
• Se eu parar de produzir um determinado produto, qual será meu ganho ou perda esperados?
• Se eu dobrar a área da fábrica, qual será a minha ociosidade, se houver, e de quanto será minha perda ou ganho financeiro?
• Quais as vendas dos concorrentes?

Uma Comparação Entre SAD e SIG

O SAD se diferencia do SIG de inúmeras formas, inclusive pelos tipos de problemas resolvidos, apoio dado aos usuários, ênfase e abordagem da decisão, e o tipo, velocidade, resultado e desenvolvimento do sistema usado:

• Fator (Tipo de Problema): SAD (Bom para lidar com problemas não-estruturados que não podem ser facilmente programados) - SIG (Normalmente usado apenas com problemas estruturados).
• Fator (Usuário): SAD (Dá apoio a indivíduos, pequenos grupos e organizações internas. Em pequenas operações, os usuários têm mais controle) - SIG (Dá apoio basicamente à organização).
• Fator (Apoio): SAD (Dá apoio a todos os aspectos e fases da tomada de decisão. As pessoas continuam tomando as decisões) - SIG (Alguns tomam decisões automáticas e substituem o tomador de decisões).
• Fator (Ênfase): SAD (Enfatiza as decisões e os estilos de tomada de decisões reais) - SIG (Enfatiza apenas a informação).
• Fator (Abordagem): SAD (É um sistema de apoio direto que fornece relatórios interativos em telas de computador) - SIG (É por característica um sistema de apoio indireto que usa relatórios produzidos regularmente).
• Fator (Velocidade): SAD (É geralmente mais rápido e capaz de responder às solicitações do usuário prontamente) - SIG (Mais lento).

D) Sistemas Especialistas:

É um SI que pode fazer sugestões e chegar a conclusões de um modo bem semelhante ao de um profissional especialista, não substituindo as pessoas; são programados por profissionais especializados para se comportarem de formas pré-estabelecidas em determinado assunto.

Os sistemas especialistas são compostos de três elementos:

• Base de Conhecimento: Conjunto de dados, informações e heurísticas sobre um campo ou área (ex.: um sistema especialista médico incluirá informações sobre várias doenças e distúrbios, bem como seus sintomas e causas).
• Base de Regras: Consiste numa série de regras ou relações usadas para ajudar a tomar boas decisões (no caso do sistema especialista médico, uma das condições seria se existem certos sintomas, um diagnóstico específico é feito com a prescrição de um tratamento).
• Motor de Inferência: Realiza o processamento de regras, dados e relacionamentos armazenados no banco de conhecimentos para fornecer respostas, previsões e sugestões da maneira como uma pessoa faria. Dois métodos comuns de processamento são o encadeamento para trás (inicia-se com uma conclusão e depois busca fatos para apoiá-la) e o encadeamento para diante (começa com um fato e depois procura conclusões que o apoiem).

E) Sistemas Estratégicos: (Cria um Cenário de um Negócio)

As características dos sistemas estratégicos são:

• Focam o ambiente externo;
• Visam aumento de valores e não redução de custos;
• Procuram compreender como os clientes utilizam os produtos e o que valorizam;
• Buscam compartilhar benefícios com clientes, fornecedores e outras organizações;
• Buscam promover inovações de negócio;
• Desenvolvimento incremental.

F) Sistemas de Informação a Executivos (SIE) ou (EIS)

Sistemas de Informação para Executivos (Executive Information Systems - EIS), também chamados de Sistemas de Informação Executivo ou Suporte à Decisão Estratégica.

Promovem suporte direto aos altos executivos, promovendo informações variadas, tanto externas quanto internas, prontamente disponíveis e sumarizadas em uma forma conveniente.

Utilizam uma variada gama de fontes informais de informações, principalmente externas.

Baseiam-se principalmente no acompanhamento e controle das ameaças e oportunidades (tendências do mercado), pontos fortes e fracos.

Forte apelo gráfico, facilidade de uso e possibilidade de aprofundar-se nos detalhes.

Alguns Exemplos de SIE:

• Quantidade produzida com pedidos em negociação;
• Valor do faturamento com contas a pagar;
• Datas de planejamento de compras com quantidade de estoque;
• Valores da folha de pagamento com fluxo de caixa;
• Quantidade de linhas de produção com satisfação do cliente;
• Datas de prioridades de pagamento de juros com descontos a clientes.

G) Sistemas de Automação de Escritórios (SAE)

Pode-se destacar os seguintes exemplos de SAE:

• Gerenciamento de documentos
• Hardware e Software de edição de textos;
• Editoração eletrônica (edição de jornal);
• Redes locais digitais;
• Armazenamento em discos óticos e digitais;
• Correio Eletrônico.

Groupware: Conjunto de ferramentas que tem por finalidade aumentar a produtividade do trabalho cooperativo ou em grupo.

Workgroup: Qualquer tecnologia que permita a grupos de pessoas que compartilhem informações a fim de realizarem suas atividades, aumentando-lhes a produtividade. É um modelo baseado na informação.

Workflow:

• Conjunto de ferramentas que tem como objetivo automatizar processos, aumentando a produtividade do trabalho.
• Modelo baseado no Processo, onde as regras orientam a execução de tarefas.
• A construção de rotas de navegação da informação permite transformar os processos passivos em ativos.

Uso Estratégico dos Sistemas de Informação

Fatores Críticos de Sucesso (FCS)

As organizações usam sistemas de informação para dar suporte à realização de suas metas. Antes de decidirem sobre o SI para uma organização, os administradores devem identificar os fatores críticos de sucesso da empresa que devem receber o apoio do sistema. Pelo fato de os SI serem tipicamente desenvolvidos para aperfeiçoar a produtividade, métodos de medição do impacto dos sistemas sobre a produtividade também devem ser projetados.

Aperfeiçoamento Contínuo

Qualidade significa a capacidade de um produto, incluindo serviços, de satisfazer ou exceder as expectativas dos clientes. Inúmeras empresas adotaram estratégias de aperfeiçoamento contínuo que exigem que cada importante processo empresarial siga as orientações da TQM. A Gestão de Qualidade Total (TQM - Total Quality Management) consiste em um conjunto de abordagens, ferramentas e técnicas que oferecem um compromisso de toda a organização com a qualidade.

Vantagem Competitiva

A capacidade do SI de oferecer ou manter a vantagem competitiva também deve ser determinada. Várias estratégias para alcançar a vantagem competitiva incluem o aperfeiçoamento de produtos ou serviços existentes ou o desenvolvimento de novos produtos ou serviços, bem como a modificação da indústria existente ou a criação de uma nova.

Sistemas de Informações Gerenciais (Revisão)

Da mesma forma que o trabalho e o capital são recursos de uma organização, assim também é o conjunto de dados e informações que uma empresa possui.

Na tentativa de administrar os dados e informação, inúmeras organizações adotaram uma noção de Gerenciamento de Fontes de Informação (GFI). Em uma organização que emprega conceitos de GFI, um gerente de alto nível (diretor ou nível mais alto) é o responsável pelo processamento de todos os dados e informações, freqüentemente sob o título de Chief Information Officer (CIO).

O CIO é responsável pela política, planejamento, gerenciamento e aquisição de SI em âmbito corporativo. Algumas das principais preocupações desse cargo são a integração das operações de SI com as estratégias da corporação, a manutenção do rápido acompanhamento da tecnologia e a definição e avaliação dos projetos de desenvolvimento de sistemas em termos de desempenho, custos, controle e complexidade.

Uma das responsabilidades fundamentais do departamento de SI é a comunicação com outras áreas da organização para identificar necessidades de mudanças.

Sistemas de Colaboração

Os sistemas de colaboração, que permitem às empresas se conectarem de forma eficiente a clientes e fornecedores, trazem como resultado a redução de custos e aumento da produtividade.

As ferramentas de colaboração têm por função melhorar o acesso dos usuários às informações, promover a integração com outros sistemas e facilitar redes de negócios com parceiros, fornecedores e clientes.

Para a colaboração ser segura, é preciso que todas as partes envolvidas ofereçam o mesmo nível de confiança em relação ao tratamento das informações transacionadas. Por isso, é essencial contar com:

• Estabelecimento da identidade dos usuários e a autenticação deles na hora de acessar os sistemas;
• Confidencialidade das informações;
• Integridade das transações;
• Inviolabilidade das assinaturas digitais;
• Confirmação do recebimento das informações enviadas; e
• Auditoria das transações para prevenção de fraudes.

Roteiro para Escolha de uma Ferramenta

Os pontos-chave para escolher e instalar uma ferramenta de forma bem-sucedida:

• Envolver os usuários no processo de seleção do produto (hardware/software);
• Fazer uma análise das necessidades do setor. O apoio interno é gerado durante esse processo. Se os usuários puderem ver o que a ferramenta pode fazer, aí eles se entusiasmam;
• Uma das chaves para o sucesso pode ser o apoio dos gerentes de nível médio;
• Forçar a mudança. Em último caso, os diretores de TI podem simplesmente substituir o antigo pelo novo sistema.