Sistema Contábil e Controles Internos (SCCI): Conceitos e Princípios

Aula 06: Sistema Contábil e de Controles Internos (SCCI)

Introdução

Definição de Controle Interno (AICPA): “O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e adesão à política traçada pela administração.”

Componentes do Controle Interno

• Plano de Organização: Modo pelo qual se organiza o sistema organizacional, definindo a divisão adequada e balanceada de trabalho, estabelecendo relações de autoridade e responsabilidade entre os níveis.
• Métodos e Medidas: Estabelecem os caminhos e os meios de comparação e julgamento (padrões) para atingir um fim específico.

Focos da Proteção e Verificação

• Proteção do Patrimônio: Salvaguarda e definição dos bens e direitos da empresa, com independência de funções (custódia, controle e contabilização) e sistema de autorizações.
• Exatidão e Fidedignidade dos Dados Contábeis: Precisão e observância aos Princípios Contábeis geralmente aceitos e à legislação aplicável.
• Eficiência Operacional: Ação ou força aplicada nas transações realizadas pela empresa.
• Política Administrativa: Sistema de regras relativas à direção dos negócios e à prática de princípios, normas e funções para obter determinado resultado.

Importância do Controle Interno

Problemas de Controle Interno podem afetar todas as áreas da empresa (vendas, fabricação, compras, tesouraria, etc.). Um controle eficaz pode garantir a continuidade do fluxo normal das operações e atingir resultados mais favoráveis com menores desperdícios.

Controle Interno $\neq$ Auditoria Interna

• Auditoria: Revisão e apreciação (realizada por departamento especializado).
• Controle: Procedimentos e organização (planos permanentes).

O Controle Interno é o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.

Tipologia dos Controles Internos

• Controles Contábeis: Compreendem o plano de organização, sistemas, métodos e procedimentos relativos à salvaguarda de bens, direitos e obrigações, e à fidedignidade dos registros financeiros.
• Controles Administrativos: Definidos pela direção para contribuir com a eficiência e eficácia operacional, e a obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções administrativas.

Objetivos do Controle Interno

Em síntese, o Controle Interno (C.I.) representa os procedimentos ou rotinas cujos objetivos são:

1. Proteger os ativos.
2. Produzir dados contábeis confiáveis.
3. Auxiliar na condução ordenada dos negócios da empresa para atingir seus objetivos.

Adicionalmente, visa salvaguardar os ativos e interesses da empresa, prover precisão e confiabilidade aos informes e relatórios, estimular a eficiência operacional e promover a aderência às políticas internas.

Componentes do Controle Interno (Estrutura COSO)

• Ambiente de Controle: Grau de comprometimento em todos os níveis da administração com a qualidade do controle interno.
• Avaliação de Riscos: Mapeamento de riscos (eventos ou condições que podem afetar a qualidade da informação). Análise da relevância dos riscos identificados (probabilidade de ocorrência, forma de gerenciamento e ações de resposta). *Riscos são ocorrências, circunstâncias ou fatos imprevisíveis que podem afetar a qualidade da informação contábil.
• Atividades de Controle: Medidas e ações para prevenir ou detectar riscos inerentes/potenciais, garantindo a tempestividade, fidedignidade e precisão da informação contábil.

Classificação das Atividades de Controle

• Procedimentos de Prevenção: Medidas que antecedem o processamento de um fato, prevenindo omissões, inadequações e intempestividade.
• Procedimentos de Detecção: Identificação de erros, omissões, inadequações e intempestividade, podendo ser concomitante ou a posteriori.

• Monitoramento (Avaliação do Controle Interno): Acompanhamento dos pressupostos de controle interno para assegurar adequação a objetivos, ambiente, recursos e riscos. Atividade geralmente realizada pela auditoria interna.

Princípios do Controle Interno

1. Responsabilidade
2. Rotinas Internas
3. Acesso aos Ativos
4. Segregação de Funções
5. Confronto entre os Ativos e seus Registros
6. Amarração do Sistema
7. Relação Custo-Benefício
8. Auditoria Interna

Detalhes dos Princípios

• Responsabilidade: Atribuições dos funcionários ou setores devem ser claramente definidas e limitadas (mediante manuais internos) para possibilitar a detecção de erros/irregularidades e apurar responsabilidades.
• Rotinas Internas: O manual de organização deve contemplar todas as rotinas internas, incluindo formulários, relatórios, procedimentos, verificações e autorizações.
• Acesso aos Ativos: A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre eles (ex: dupla assinatura em cheques, custódia de ativos, cofre para títulos).
• Segregação de Funções: Uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos seus registros contábeis, pois essas funções são incompatíveis no controle interno.
• Confronto dos Ativos com os Registros: Devem ser estabelecidos procedimentos para confrontar periodicamente os ativos sob responsabilidade com os respectivos registros contábeis.
• Amarrações do Sistema: O sistema deve ser elaborado para que sejam registradas somente transações autorizadas, com valores corretos e dentro do período de competência.
• Auditoria Interna: Necessidade de verificações periódicas para aferir o cumprimento da política administrativa e do sistema de controle interno, e identificar a necessidade de melhorias.
• Custo-Benefício do Controle Interno: O custo de cada componente do controle interno não deve exceder os benefícios esperados de sua utilização.

Limitações do Controle Interno

As limitações ocorrem quando:

• Existe conluio de funcionários na apropriação de bens.
• Os funcionários não são adequadamente instruídos sobre as normas internas.
• Os funcionários são negligentes na execução de suas tarefas diárias.
• Há inexistência ou não observância dos princípios de C.I.

Avaliação do Controle Interno

Finalidade principal: Determinar a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria.

Passos na avaliação:

1. Levantamento do sistema de controle interno.
2. Verificação se o sistema levantado está sendo seguido na prática.
3. Avaliação da revelação imediata de erros e irregularidades.
4. Determinação do tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria.

Irregularidades Comuns

• Suborno: Propina ou benefício para tomar certa decisão.
• Fraude: Adulteração de documentação.
• Desfalque: Retirada não autorizada de uma parte de um ativo.

Desfalques Temporários e Permanentes

Para um funcionário praticar um desfalque, é necessário acesso aos ativos da empresa.

• Desfalque Temporário: O funcionário se apossa de um bem da empresa e não altera os registros da contabilidade (não transfere o ativo roubado para despesa).
• Desfalque Permanente: O funcionário desvia um bem da empresa e modifica os registros contábeis, de forma que os ativos existentes concordem com os valores registrados. Isso exige acesso aos ativos e aos registros contábeis.

Procedimentos de Controle (Papel do Auditor Interno)

O auditor interno deve focar na fiscalização contábil e das rotinas, sem se limitar apenas a irregularidades imediatas ou deixar de verificar outras áreas (produção, estoque, etc.).

• Função preventiva, nunca reativa.
• Sistema de provas surpresas (sistema preventivo).
• Reduzir probabilidades de desvio.
• Estimular a fiscalização pelos próprios funcionários.