Controladoria: Conceitos, Funções e Estratégias

O que é Controladoria?

Controladoria pode ser entendida como o departamento responsável pelo projeto, elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade, com ou sem finalidades lucrativas.

Funções da Controladoria

Conceitos de administração modernos enfatizam que uma eficiente e eficaz controladoria deve estar capacitada a:

• Organizar e reportar dados e informações relevantes para os tomadores de decisões;
• Manter permanente monitoramento sobre os controles das diversas atividades e do desempenho de outros departamentos;
• Exercer uma força ou influência capaz de influir nas decisões dos gestores da entidade.

Pode-se entender que o objeto principal da controladoria é o estudo e a prática das funções de planejamento, controle, registro e a divulgação dos fenômenos da administração econômica e financeira das empresas em geral.

Estrutura da Controladoria

• Contábil e Fiscal: Nesse segmento, são exercidas as funções e atividades da contabilidade tradicional, representadas pela escrituração contábil e fiscal, com a geração das informações e relatórios para fins societários, fiscais, publicações, atendimento da fiscalização e auditoria, etc.
• Planejamento e Controle: Caracteriza o aspecto moderno das funções e atividades da Controladoria.

Oliveira descreve as funções da controladoria, dentre suas atribuições, em segmentos e na organização como um todo:

• Estabelecer, coordenar e manter um plano integrado para o controle das operações;
• Medir a performance entre os planos operacionais aprovados e os padrões, reportar e interpretar os resultados das operações dos diversos níveis gerenciais;
• Medir e reportar a eficiência dos objetivos do negócio e a efetividade das políticas, estrutura organizacional e procedimentos para o atingimento desses objetivos;
• Prover proteção para os ativos da empresa. Isso inclui adequados controles internos e cobertura de seguros;
• Analisar a eficiência dos sistemas operacionais; Sugerir melhorias para a redução de custos;
• Verificar sistematicamente o cumprimento dos planos e objetivos traçados pela organização;
• Analisar as causas de desvios e sugerir correção desses planos ou dos instrumentos e sistema de controle;
• Analisar a adequação na utilização dos recursos materiais e humanos da organização;
• Em suma, revisar e analisar os objetivos e métodos de todas as áreas da organização, sem exceção.

As Funções da Controladoria Segundo Kantiz

• Informação: Compreende os sistemas contábil-financeiro-gerenciais
• Motivação: Refere-se aos efeitos dos sistemas de controle sobre o comportamento;
• Coordenação: Visa centralizar informações com vista na aceitação de planos. O Controller toma conhecimento de eventuais inconsistências dentro da empresa e assessora a direção, sugerindo soluções.
• Avaliação: Interpreta fatos, informações e relatórios, avaliando os resultados por área de responsabilidade, por processos, por atividades, etc.;
• Planejamento: Assessora a direção da empresa na determinação e mensuração dos planos e objetivos;
• Acompanhamento: Verifica e controla a evolução e o desempenho dos planos traçados a fim de corrigir falhas ou de revisar tais planos.

O Papel da Controladoria: Assessorar as diversas gestões da empresa, integrar informações e reportá-las para facilitar o processo decisório.

Características da Função do Controller

• Ter capacidade de prever os problemas que poderão surgir e de coletar as informações necessárias para as tomadas de decisão. Ele é, principalmente, um executivo do staff, cuja função principal é obter e interpretar os dados que possam ser úteis aos executivos na formulação de uma nova política empresarial e, especialmente, na execução dessas políticas.
• Possuir o necessário discernimento para tomar a iniciativa na elaboração de relatórios, quando necessário. Não deve esperar que os outros executivos solicitem dele orientação. Deve prever as necessidades de cada um dos executivos e procurar, com eles, os meios para atendê-las.
• Fornecer as informações específicas a cada usuário, preparadas na linguagem do executivo que as recebe. Tais informações podem variar desde as complicadas análises de desempenho, projeções de cenários estratégicos, até os relatórios sumarizados em algumas linhas.
• Traduzir os desempenhos passados e presentes em gráficos de tendência e em índices, uma vez que os números, por si só, podem não ser suficientes na tarefa de auxiliar a administração da empresa. Não basta, por exemplo, afirmar que as vendas de determinado mês foram inferiores às do mês posterior. É necessário mostrar o comportamento dessas vendas em comparação ao orçamento ou estimadas e às vendas globais do setor, em função da estrutura do setor comercial etc. A apresentação dos dados globais quase sempre permite uma avaliação mais adequada e justa do desempenho final das áreas envolvidas.
• Ter uma visão proativa e preocupada com o futuro, visto que pouca coisa pode ser feita, na prática, com a análise restrita aos fatos passados, que não podem mais ser gerenciáveis.
• Elaborar relatórios da forma mais rápida possível, gerando informações atualizadas e confiáveis. No moderno ambiente corporativo, as mudanças se processam cada vez mais rapidamente, o que exige respostas urgentes para ajudar na solução dos novos problemas.
• Insistir na análise e estudo de determinados problemas, mesmo que os executivos das áreas envolvidas não estejam dando a devida atenção para os fatos reportados pela Controladoria. O controller não deve forçar uma tomada de decisão, porém poderá conseguir a correta conscientização dos responsáveis, ao manter o assunto presente, até que uma decisão seja de fato tomada.
• Sempre que possível, assumir a posição de conselheiro ou exercer o papel de consultor na busca de solução para os problemas, nunca a de crítico. Se for bem-sucedido nas primeiras tentativas de realmente ajudar os executivos de determinados setores ou departamentos, as portas das demais áreas da corporação lhe estarão sempre abertas, visto que passará a ser visto como funcionário competente e realmente disposto a contribuir para a gestão da empresa.
• Ser imparcial e justo em suas críticas e comentários, ao desempenhar as funções de controle e avaliação do desempenho dos demais departamentos e executivos da Organização.
• Ter capacidade de “vender” duas ideias, em vez de procurar impor suas opiniões, por mais válidas e interessantes que elas sejam. Pode-se afirmar que são raros os bons profissionais que não acatam de bom grado as interferências positivas em seus trabalhos, desde que sejam realmente feitas de maneira bem intencionada e inteligente
• Ter, principalmente, a capacidade de compreender que, no desempenho de suas funções, suas contribuições para outras áreas sofrem limitações. Por melhores que sejam seus relatórios, mesmo que baseados em dados numéricos inquestionáveis, colhidos e analisados da melhor forma possível, sua opinião não deve substituir nunca a capacidade individual do executivo que recebe tais informações.

Qualificação do Controller Para os Novos Tempos

Para atender as exigências do mercado de trabalho, os conhecimentos exigidos para o desempenho das funções do Controller são:

• Contabilidade e Finanças;
• Sistemas de Informações Gerenciais;
• Tecnologia das Informações;
• Aspectos Legais de Negócios e visão empresarial;
• Métodos Quantitativos;
• Processos Informatizados da produção de bens e serviços.

Conceito de Estratégia e as Implicações para a Controladoria

Por esse prisma, o moderno gerenciamento das corporações deve constituir-se um processo cíclico contínuo de:

• Formular estratégias;
• Comunicar essas estratégias por toda a organização;
• Desenvolver e por em prática táticas para implementar as estratégias;
• Desenvolver e implementar controles para aprimorar as etapas da implementação e depois o sucesso no alcance das metas estratégicas.

Um esquema hierárquico para as diversas atividades de planejamento e controle realizadas pelas organizações pode ser citado como segue:

Contabilidade Gerencial e Aspectos Estratégicos

Nível Estratégico: vem a ser o processo de decidir sobre

• Os objetivos da organização;
• Alterações desses objetivos;
• Os recursos necessários para alcança-los;
• As políticas que governam sua aquisição e utilização.

As decisões estratégicas são tomadas e formuladas para um período usualmente longo e não tem características repetitivas.

• Nível Tático: Controle Gerencial, que seria “o processo pelo qual os gerentes se asseguram de que os recursos são obtidos e utilizados eficazmente para o cumprimento dos objetivos da organização”.
• Nível Operacional: Nota-se o controle operacional, ou seja, “O processo que visa assegurar que tarefas especificas sejam executadas eficiente e eficazmente”.

Metas Estratégicas de uma Unidade de Negócios

Objetivo Estratégico representa tudo que é vital para uma organização ou unidades de negócio para manter sua capacidade competitiva e incrementar suas vantagens em relação aos concorrentes atuais ou futuros.

Como metas estratégicas que uma unidade de negócios pode adotar, destacam-se três, como segue:

• Construir;
• Manter;
• Colher;

Funções do Controller Estratégico

As constantes mudanças tecnológicas, a globalização dos mercados e o crescente relacionamento com o mercado exterior implicam, para as empresas, demanda por mão de obra cada vez mais qualificada para a inovação contínua e para o crescimento da produtividade e da qualidade.

As Funções e atividades bem remuneradas exigirão do profissional capacidade de adaptação a novos ambientes e novas situações, mobilidade entre países e culturas e, principalmente, a disposição para o aprendizado contínuo.

Exigirão também capacidade de comunicação oral e escrita, de preparar relatórios, de participação ativa e construtiva nas reuniões e de fazer apresentações e palestras.

As habilidades interpessoais, adequada inteligência emocional, a capacidade de trabalhar em equipe e a capacidade de assumir papéis de liderança e de tomar decisões serão fatores altamente valorizados.

A iniciativa, a criatividade e a capacidade empreendedora serão características que distinguirão os profissionais de sucesso. Uma boa cultura geral, a correta atitude ética e moral, a responsabilidade social também serão fatores diferenciados para o progresso na carreira e na vida.

O moderno profissional da controladoria terá que dominar conhecimentos de administração geral, sociologia, finanças, marketing, etc. Além evidentemente de contabilidade, custos e tributos.

As modernas empresas utilizam o conceito de Profit Centres – unidades de negócios autônomas e independentes. Nesses ambientes empresariais, o Controller é um profissional Fundamental para a estrutura e o gerenciamento dos Profit Centres, visto compartilhar a responsabilidade da gestão e dos resultados financeiros com o gerente de cada unidade de negócios.

Planejamento Estratégico

Conceito de Planejamento Estratégico

Planejamento estratégico como um conjunto de objetivos, finalidades, metas, diretrizes fundamentais e planos para atingir esses objetivos, coordenado de forma a definir em que a atividade se encontra a empresa, que tipo de empresa ela é ou deseja ser.

Diretrizes Estratégicas

Podem ser definidas como um conjunto de indicações de caráter amplo que direcionam o comportamento da empresa como um todo, e orientam ou canalizam o raciocínio no processo de tomada de decisões para a escolha dos objetivos estratégicos globais.

Determinação de Estratégias

• Estratégia de Penetração de Mercado (Crescimento)

Esta estratégia diz respeito à busca de maiores volumes de vendas para os atuais produtos da empresa, nos mesmos mercados em que ela vem atuando.

• Estratégia de Desenvolvimento de Produto

Esta estratégia está voltada à exploração de novos canais de distribuição dos produtos da empresa.

• Estratégia de Desenvolvimento de Mercado (Segmentação)

Este método de expansão de empresas é secular, sendo o exemplo mais típico de sua adoção a expansão geográfica do mercado interno e externo.

Avaliação da Estratégia

Existem quatro critérios relacionados a seguir podem ser utilizados para auxiliar o processo de seleção de estratégias, posto que uma forma de reduzir o leque de alternativas será a eliminação das que:

• Não Aproveitamento as potencialidades da organização, nem explorem suas oportunidades;
• Não reduzem as vulnerabilidades;
• Não eliminam as ameaças do ambiente externo e interno;
• Manter risco associado às operações dentro de limites aceitáveis.

A relação entre o planejamento estratégico em seu sentido mais amplo e os planejamentos gerenciais e operacionais de uma empresa pode ser sumarizada nos seguintes aspectos:

• O Planejamento Estratégico determina a direção geral dos planos da empresa e tem natureza ampla e genérica.
• O Planejamento Gerencial é aplicado na relação entre os Objetivos Globais (Estratégia) e a mobilização e disposição de recursos (Operações).
• O Planejamento Operacional representa o detalhamento de uma ou mais operações especificas. Procura obter sempre a máxima eficiência no uso dos recursos, com base nos objetivos e estratégias estabelecidos.

Classificação das Estratégias

• Quanto à Amplitude: macroestratégias que correspondam à ação que a empresa vai tomar perante o ambiente, tendo em vista sua missão e seus propósitos, bem como o resultado do diagnóstico estratégico; táticas funcionais; microestratégias, limitadas a determinado desafio;
• Quanto à Concentração: Estratégia pura, desenvolvida especificamente numa área de atividade; estratégia conjunta, que envolve várias áreas.
• Quanto à Qualidade dos Resultados: Estratégias fortes, que provocam alterações de impacto; estratégias fracas, cujos resultados provocam pequenas, porém significativas, mudanças.
• Quanto à Fronteira: Estratégias internas, que envolvem apenas reorganização de alguns setores da administração;
• Quanto aos Recursos Aplicados: Recursos humanos; recursos materiais e ou financeiros; e combinação desses dois recursos em estratégias que os equilibram.
• Quanto ao Enfoque: Pessoais, que representam os valores, motivações, técnicas para lidar com o pessoal e execução de tarefas pelo executivo.

Em Geral, as estratégias bem sucedidas combinam quatro características principais:

• Metas Simples de Longo Prazo: as metas devem ser bem definidas, claras, coerentes em termos de responsabilidade para com a alta administração, acionistas, empregados, clientes, para que haja estabilidade e unidade de direção e possibilidade de serem bem atendidas e assim bem cumpridas, atingindo a empresa seus objetivos;
• Análise do Ambiente Competitivo: Identificar as necessidades comuns aos consumidores na sociedade, habilidade de identificar pontos fortes e fracos seus e da concorrência;
• Avaliação Objetiva dos Recursos: Reconhecer os recursos básicos e as capacidades que possui, como reputação da empresa, das marcas de seus produtos, controle de qualidade, capacidade de motivar seus funcionários, eficiência na administração das relações com fornecedores, para desenvolver e, se necessário, fortalecer esse pontos;
• Implementação Eficaz: Para executar a estratégia a implementação eficaz exige liderança, estrutura organizacional e sistemas de gerenciamento que induzam ao comprometimento e à coordenação de todos os empregados e à mobilização de recursos.

Exemplo de Planejamento Estratégico de Uma Empresa

• Desafio Empresarial;
• Objetivos Estratégicos;
• Objetivos Funcionais;
• Metas;
• Estratégias;
• Políticas Empresarial;