Sistema de Controlo Interno: Características, Elementos e Avaliação

Características de um Sistema de Controlo Interno

Um sistema de controlo interno eficaz deve:

• Manutenção e Proteção dos Ativos: Garantir a proteção física (contra danos, furtos, etc.) e contabilística (contra erros, omissões, fraude, etc.).
• Garantir a Precisão e Confiabilidade: Assegurar a precisão e confiabilidade das operações contabilísticas e financeiras.
• Promover a Eficiência Operacional: Alcançar uma maior eficiência na utilização dos recursos da empresa (humanos, materiais, financeiros) para o desenvolvimento eficiente das suas atividades.
• Incentivar a Adesão à Política de Gestão: Estabelecer um bom sistema de motivação e integração de pessoal que estimule a identificação com as decisões de gestão.

Elementos Mínimos de Controlo Interno

Os elementos mais comuns e essenciais de um sistema de controlo interno incluem:

1. Plano de Organização: Deve definir e delimitar responsabilidades, segregação de funções e coordenação. Um bom sistema de controlo interno deve basear-se no princípio de que cada pessoa tem as suas responsabilidades devidamente protegidas para satisfazer as suas funções.
2. Planeamento Estratégico e Orçamentos: Determinam os objetivos de negócio e orçamentos em termos de quantificação. Os desvios entre os resultados esperados e reais devem ser submetidos a análise e, se necessário, o orçamento deve ser alterado e/ou os objetivos reformulados.
3. Sistema de Registo e Autorização: As autorizações devem ser realizadas através de procedimentos operacionais escritos. A contabilidade deve ter planos de prestação de contas que facilitem o seu desenvolvimento. Os registos das operações devem ser realizados com os melhores meios (arquivos de computador) e de forma segura, segregando as funções de autorização e registo.
4. Canal de Informação Útil e Periódica: Permite o exercício da tomada de decisão no momento certo. É estabelecido por meio de relatórios (quantitativos e qualitativos) das secções ou áreas responsáveis pela direção ou gestão.
5. Fator Humano: Um sistema eficiente de controlo interno seria comprometido sem um fator humano experiente e treinado, que se identifique com a política geral e que seja motivado através de incentivos, promoções e um plano de formação e melhoria contínua.

Métodos de Análise e Avaliação do Sistema de Controlo Interno

Sistema Descritivo

Consiste em deixar um registo detalhado e uma explicação das características do sistema a ser avaliado: as operações realizadas, as secções ou departamentos onde ocorrem, os responsáveis por cada área, o apoio documental, o sistema de arquivo e a contabilidade.

Questionários

É o método tradicional, que consiste numa bateria de questões relacionadas com a área de trabalho a ser auditada. É uma norma geral que deve ser ajustada às características específicas das empresas (indústria, comércio, serviços, etc.).

Fluxogramas

Representação gráfica dos circuitos em operação num sistema de controlo, baseada no movimento cronológico dos documentos e registos.