Criar Relatórios: Seleção, Agrupamento e Classificação

Outra maneira mais rápida é a partir da janela do banco de dados, com o objeto Relatórios selecionado, clicando duas vezes em Criar relatório usando assistente. Aparece a primeira janela do assistente:

Esta janela nos pede para inserir os campos a serem incluídos no relatório. Primeiro, selecione a tabela ou consulta de onde obter os dados na caixa Tabelas/Consultas. Esta será a fonte do relatório. Se for necessário puxar dados de várias tabelas, é melhor criar uma consulta para esses dados e, em seguida, escolher essa consulta como a fonte do relatório.

Em seguida, selecione os campos, clicando no campo para selecioná-lo e clicando no botão > ou simplesmente clicando duas vezes sobre o campo. Se o campo estiver errado, pressione o botão < para removê-lo da lista de campos. Podemos selecionar todos os campos clicando no botão >> ou limpar todos os campos clicando no botão <<. Em seguida, clique em Avançar >.

Na tela Escolha os níveis de agrupamento do relatório, podemos agrupar os registros do relatório de muitas maneiras. Para cada item, adicione um cabeçalho e rodapé de grupo. No rodapé do grupo, geralmente é exibido o total do grupo. Para adicionar um nível de agrupamento na lista à esquerda, clique no campo para o qual queremos agrupar e clique no botão > (ou clique duas vezes diretamente no campo). A parte direita mostra um desenho que indica a estrutura que nosso relatório terá. Nas áreas centrais, parecem ser exibidos os dados para cada registro; em nosso exemplo, acima, há um grupo de pessoas e um código postal de grupo. Para remover um nível de agrupamento, clique sobre o cabeçalho do grupo para selecioná-lo e pressione o botão <.

Se mudarmos a ordem dos grupos, utilize os botões para definir a prioridade: a seta para cima eleva o nível do grupo selecionado, e a seta para baixo diminui o nível do grupo. Com as Opções de Agrupamento, é possível refinar o agrupamento. Ao clicar neste botão, a seguinte caixa de diálogo aparece:

Nesta caixa de diálogo, é exibida uma representação visual dos diferentes grupos que definimos. Cada grupo possui o campo que o define (Campos de Grupo) e a tabela de intervalos de agrupamento. Aqui, podemos definir se o agrupamento será feito pelo valor total no campo, pela primeira letra, pelas duas primeiras, etc. Após pressionar o botão OK, você retornará à janela anterior. Uma vez que tenhamos definido os níveis de grupo, clique no botão Avançar > e prossiga para a próxima janela.

Nesta tela, você pode escolher classificar os registros por até quatro campos de classificação. Selecione o campo pelo qual deseja classificar os registros que aparecerão no relatório e escolha a ordem ascendente ou descendente. Para escolher uma classificação decrescente, clique no botão que alterna entre ascendente e descendente. Podemos escolher ordens de classificação diferentes em diferentes campos de classificação. Esta tela também permite adicionar totais, quase automaticamente. Se desejar somar totais de linhas, é necessário clicar no botão Opções para que a caixa de diálogo Opções de Sumário seja exibida: