Documentos Administrativos e Fluxo de Correspondência

Documentos Administrativos: Definição e Tipos

Item 6.1 - Definição de Documentos Administrativos: São os suportes materiais utilizados pelas diversas administrações para materializar ou realizar as suas ações.

Ofícios

Definição: Documento utilizado por órgãos públicos, autarquias e entidades para comunicação.

Partes do Ofício:

• Cabeçalho: Timbre (nome do ministério e órgão), S/ Ref. (Sua Referência), N/ Ref. (Nossa Referência), Assunto (claro e breve).
• Conteúdo: Declaração concisa e clara do que se pretende comunicar.
• Fecho: Local e data (formato extenso), antefirma (título/cargo), assinatura, nome completo do signatário, destinatário (nome e cargo/órgão).

Exemplo de Ofício:

Ministério do Desenvolvimento. Direção-Geral de Obras (Madrid).
- S/ Ref. - N/ Ref.
- Assunto: Texto da carta enviada. Agradecimento pelo trabalho, certificado, etc.

Madrid, 15 de abril de 2011.
Chefe do Serviço do Departamento de Obras de Madrid.
- [Cargo]
- [Assinatura ilegível]
- [Nome Completo]

Rodapé:
Sr. Don [Nome], Chefe do Departamento da Zona Norte, Madrid, etc.

Notas Internas

Definição: Documento utilizado para comunicação entre departamentos de um mesmo órgão.

Partes da Nota Interna:

• Cabeçalho: Timbre (ministério e órgão), local e data, S/ Ref., DE: (nome, sobrenome, cargo de quem envia), PARA: (nome, sobrenome, cargo de quem recebe), Assunto (descrição breve).
• Conteúdo: Exposição breve e clara do motivo.
• Fecho: Assinatura do remetente.

Exemplo de Nota Interna:

MINISTÉRIO DA SAÚDE E CONSUMO.
- Local e Data: Granada, 21 de janeiro de 2011.
- S/ Ref.: Lic/dpi (iniciais do responsável pela redação).
- DE: Luciana KETV Canisius, Chefe do Serviço de Aconselhamento, etc.
- PARA: Dom Gregorio Letrans, Chefe de Fiscalização, etc.
- Assunto: Cópia de formulários. Favor consultar texto (cópia do original).
- [Assinatura]

Notificações

Definição: Processo pelo qual o órgão competente informa a resolução ou acordo.

Etapas do Processo de Notificação:

1. Ordenação da notificação.
2. Processamento em até 10 dias a partir da data do ato.
3. Prática da notificação por agente (ou meio legal) no domicílio indicado.

Documento de Comprovação: Certifica a entrega da notificação.

Partes:

• Cabeçalho: Timbre (nome do Ministério ou órgão), "Comprovante de Notificação" (em maiúsculas). Texto base com identificação do destinatário.
• Conteúdo: Endereço, meio utilizado, circunstâncias da notificação (a quem foi entregue ou motivo da não entrega).
• Fecho: Local, data e assinatura da pessoa que entrega a notificação e seu cargo.

Publicidade

Envolve a inserção de um ato administrativo em um jornal oficial (BOE, BOP, jornais, etc.) para fins de comunicação.

Requerimentos

Definição: Documento que contém uma ou mais solicitações de um cidadão ou órgão para iniciar uma ação administrativa, com base em direito ou interesse legítimo. Os formulários são definidos pelo governo.

Conteúdo:

• Cabeçalho: Nome(s) e CPF do(s) requerente(s). Se for empresa, razão social e endereço.
• Conteúdo:
  • EXPÕE: Explicação. Se houver várias causas: "Primeiro:", "Segundo:", etc.
  • Parágrafo separado: "De acordo com o acima exposto".
  • SOLICITA: "Primeiro:", "Segundo:", etc. (se houver várias solicitações).
• Anexos: Documentos obrigatórios.
• Dados e Informações: Informações adicionais que podem ser exigidas.
• Fecho: Meio preferencial de notificação, local da notificação (endereço), local e data, assinatura do requerente, identificação do órgão a que se dirige.

Exemplo de Requerimento:

D./Sra. Veronica França, com CPF 93624, Huesca, como diretora da ELECTRO, S.L., CIF. A-2125, estabelecida na C/ Elvira, 24, 0042 Madrid.

• EXPÕE:
  • Primeiro: Que a Eletrônica S.A. deseja pertencer ao Sistema Nacional de Arbitragem.
  • Segundo: Que, a fim de resolver as reclamações, se houver, etc., por um procedimento simples...
• De acordo com o acima exposto, SOLICITA:
  • Que seja apresentado o pedido e dadas as ordens apropriadas para a concessão do pedido.

Este pedido é acompanhado dos seguintes documentos: [...]

Granada, 02 de janeiro de 2011.
- [Assinatura]
- [Nome Completo]
- [Selo (à esquerda)]

Rodapé:
Conselho Nacional de Arbitragem do Consumidor, Ministério da Saúde (Granada).

Declarações

Definição: Documento pelo qual indivíduos ou organizações expressam a veracidade de fatos ou circunstâncias, seja em geral ou em momentos específicos (ex: declaração para descarga de multa de trânsito).

Partes:

• Cabeçalho: Nome e sobrenome. Se for em nome de uma empresa: "em nome de [nome, CIF e endereço da empresa]", motivo da declaração.
• Conteúdo: "DECLARA:". Exposição. "[Cidade], [data]": local e data.
• Fecho: Não consta o nome do autor (já aparece no cabeçalho).

Balcão Único

Objetivo: Facilitar o relacionamento entre cidadãos e administrações públicas.

Vantagens:

• Evita deslocamentos.
• Aproxima cidadãos e governo.
• Fornece informações.
• Simplifica procedimentos.
• Evita filas (solicitar comprovante de entrega).

Formatos de Impressos

• A: Determina o tamanho do papel.
• B: Formato de alta capacidade.
• C: Formato de capacidade limitada.

Exemplo de Certidão

IES ALGAR.
- Certificado de Estudos Intermediários.
- D./Sra. Ana Cruz, secretária do IES El Algar, localizado na Finca Santa Isabel, 11, Almería.

CERTIFICA:

Que a Sra. Encarnación Cañas, com CPF xxxx, conforme registrado nos registros da secretaria do instituto, está matriculada no Primeiro Grau Intermediário de Gestão Administrativa.

E, a pedido da interessada, assino este certificado.

Almería, 28 de janeiro de 2011.
- [Assinatura]
- Assinado: Ana Cruz García.
- [Selo (à esquerda)]

Fluxo de Correspondência

Item 7. Correspondência Interna

Recepção de Correspondência:

1. Receber a correspondência.
2. Selecionar, abrir e verificar o conteúdo.
3. Registrar a correspondência.

Registro de Correspondência Recebida:

• Nº de Ordem: Número sequencial.
• Data: Data de recebimento.
• Remetente: Nome, razão social e localização.
• Tipo: C (carta), TP (cartão postal), TL (telegrama), PP (pacote).
• Anexos: Indicar se há documentos anexos.
• Extrato: Resumo do conteúdo.
• Departamento: Departamento que recebe a comunicação.

Envio de Correspondência:

1. Recolher a correspondência.
2. Verificar assinatura e anexos.
3. Fazer cópias, conferir e envelopar.
4. Entregar ou depositar no correio.

Registro de Correspondência Enviada:

• Nº de Ordem: Número sequencial.
• Data: Data de envio.
• Destinatário: Nome, razão social e localização.
• Tipo de Documento: Especificar o tipo.
• Anexos: Indicar se há documentos anexos.
• Observações: Indicar se é carta registrada ou urgente.

Registro de Fax (Recebido): Registrar todos os faxes recebidos, resumo do conteúdo e departamento que recebe (com assinatura).

Registro de Fax (Enviado): Registrar data, hora, destinatário, resumo do conteúdo e departamento que envia.

Registro de E-mail: Classificar e-mails, remover informações irrelevantes.

Circulação Interna de Correspondência

Pequenas e Médias Empresas: A pessoa que recebe o e-mail é responsável por abrir, registrar e distribuir cópias.

Grandes Empresas: Geralmente há pessoas responsáveis pela entrega, com sistemas mecanizados.

Ordem na Distribuição Interna

• Definir rotas.
• Visitar postos de trabalho definidos.
• Evitar deslocamentos desnecessários.
• Cada ponto deve ter pelo menos duas bandejas.
• Classificar a correspondência por destinatário.
• Priorizar entregas urgentes.

Serviços de Mensageria

Serviços do Setor Público:

• Básicos: Cartas, cartões postais.
• Pacotes: Pacote azul, pacotes postais internacionais.
• Urgentes: Expresso Nacional, Expresso Internacional, Carta Urgente, Serviço de Malote.
• Financeiros: Vale Postal, Remessa Internacional, Dinheiro em Minutos.
• Telecomunicações: Telegrama, Burofax, Telex.

Serviços do Setor Privado:

• Serviço Nacional.
• Serviço Internacional.
• Serviços Adicionais.