Elementos da Carta Comercial: Estrutura e Modelo

1. Timbrado

Timbrado é a identificação da empresa ou instituição que apresenta a carta. Os dados incluídos são: logotipo da empresa (ou apenas o nome), endereço completo (comuna), telefones, fax, website, e-mail, distrito, código postal e outros, se houver.

Atualmente, não basta apenas fornecer dados; é preciso explorá-los visualmente. Não é suficiente colocar os dados de qualquer forma: é necessário mostrá‑los de maneira atrativa para causar uma impressão agradável no receptor. Por isso, muitas vezes coloca‑se apenas o logotipo no topo da folha e os demais dados no rodapé.

2. Local e data de emissão

O local e a data costumam ser alinhados a partir do centro da folha para a direita.

Por exemplo: Santiago, 04 de março de 2001

Em geral, recomenda‑se indicar primeiro o mês e depois o dia para evitar a repetição da preposição "de", que pode causar cacofonia.

3. Endereçamento interno

É a identificação da pessoa (ou da companhia) que receberá a carta. Cada dado é situado em uma linha separada:

• Sr. (ou Sra., Srta., se for o caso; quando for "Senhor" ou "Senhora" evite abreviações)
• Roberto Lafontaine I. (nome do destinatário)
• Diretor (cargo)
• Sede Plaza Vespucio (ramo ou setor da empresa)
• DuocUC (nome da empresa)
• Dezoito N^º 102 (endereço, só se for enviado por e‑mail)
• (Município de Santiago, só se for enviado por e‑mail)
• Presente (quando for por fax, entregue à mão ou por um método que garanta o recebimento do documento)

O número da rua e o termo "Presente" são mutuamente exclusivos, pois se referem ao modo como a carta chega ao destinatário.

4. Atenção (At.)

O campo "Atenção" tem por objetivo identificar um leitor ideal, sem ser explícito. Deve ser formal. Antigamente usava‑se com mais frequência, quando era difícil obter o nome exato da pessoa a quem a carta era endereçada. Atualmente, é preferível telefonar para obter essa informação.

Sempre que se utilizar a palavra "Atenção", a abreviatura recomendada é: At.:

Em.: Mr. Mark G. Montiel

5. Referência

A referência costuma ser alinhada à direita, abaixo do local/data (se houver). É um resumo da carta em duas ou três palavras e ajuda o receptor a saber do que se trata antes de ler o documento, facilitando o entendimento. Como não é recomendado usar "Atenção" para esse fim, sugere‑se sempre a utilização de referência.

Deve ser elaborada na terceira pessoa (ou como substantivo) e ser curta. Exemplo de abreviatura: Ref:

ref.: Fornece sistema WC

6. Vocativo

O vocativo serve para chamar a atenção do receptor e iniciar a mensagem. É muito curto (duas ou três palavras). Deve estar presente e ser conciso (não use formas excessivamente informais).

O endereço do vocativo deve corresponder ao interior/endereço. Após o vocativo, usa‑se dois pontos.

Exemplos:

• Caro senhor:
• Sr. Montero:

7. Texto (corpo da carta)

Esta é a parte mais importante de toda a carta: mesmo que o cabeçalho e a referência estejam corretos, se o texto não for claro ou estiver incompleto, a comunicação falhará. Aqui implementamos as características do estilo apropriado.

Normalmente, o corpo da carta é dividido em três parágrafos principais:

1. Introdução: Indica de forma clara o assunto que está sendo tratado.
2. Desenvolvimento: Apresenta a informação que justifica a existência da carta, o conteúdo central e mais importante, resumido na referência.
3. Conclusão: Fechamento da mensagem, frequentemente envolvendo algum compromisso pendente. Às vezes pode incluir solicitação ou despedida final.

8. Despedida

A despedida deve ser adequada ao contexto e não deve ser abreviada. Devemos evitar usar apenas advérbios (por exemplo, "atenciosamente", "cordialmente"), pois, por definição, advérbios modificam verbos — prefira expressões formais e completas quando necessário.

Em muitos casos, a despedida termina com uma vírgula, pois gramaticalmente a frase continua com o nome apresentado na assinatura.

Atenciosamente,

9. Assinatura (rodapé)

A assinatura identifica a pessoa que enviou a carta. Apresentamos dois dados em linhas diferentes: o nome e o cargo. Deve haver espaço suficiente para a assinatura manuscrita, quando necessário. Não é preciso repetir o nome da empresa, que já consta no timbrado.

JORGE CAMPOS A.
Administrador

10. Iniciais de responsabilidade

Escrevem‑se as iniciais da pessoa que assina em letras maiúsculas, seguidas de uma barra (/) e as iniciais em minúsculas da pessoa que digitou a carta. Isso é feito apenas quando há mais de uma pessoa envolvida na preparação do documento; caso seja óbvio que o responsável único assinou, não é necessário.

Exemplo: JLC mtb /

11. Anexos

Lista de itens que acompanham a carta. No topo da lista, costuma‑se usar a abreviatura Adj. (adjunto) ou Incluído: (incluso), pois são equivalentes.

Adj.: Lista de Preços
Incluído: Preço

12. Cópias

Lista de todas as pessoas ou setores que receberão uma cópia desta carta. Sempre utiliza‑se a abreviatura cc (cópia).

cc: Gestão de Finanças
cc: Gestão de Pessoal

Estes são os elementos de uma carta comercial; adapte‑os conforme as necessidades do documento e o estilo de cada empresa.