Estratégias e Planeamento para Gestão de Eventos

Avaliação e Escolha de Estratégias

A avaliação e escolha da(s) estratégia(s) para um evento deve considerar:

• Adequação: As estratégias escolhidas devem ser complementares entre si e coerentes com o ambiente, recursos e os valores da organização do evento.
• Aceitação: As estratégias devem ser capazes de alcançar os objetivos do evento e estar centradas naquilo que a análise do ambiente considerou importante, deixando de lado o que é insignificante.
• Viabilização: A(s) estratégia(s) proposta(s) deve(m) ser viáveis. Deve funcionar na prática, considerando os recursos disponíveis, o tempo e atender aos fatores críticos de sucesso, como por exemplo, a qualidade, preço e padrão de serviço fixado.

Estratégias Genéricas para Eventos

Apresentam-se algumas das estratégias genéricas utilizadas pelos gestores de eventos:

1. Estratégia de Crescimento
2. Estratégia de Consolidação ou Estabilidade
3. Estratégia de Redução
4. Estratégia da Combinação

Estratégia de Crescimento

Está-se perante uma estratégia de crescimento quando os gestores de eventos têm uma forte fixação na realização de eventos cada vez maiores em termos de dimensão ou quando pretendem que esta supere a da concorrência. Ser maior representa ser melhor para os gestores que seguem esta estratégia.

Formas de Crescimento

O crescimento pode verificar-se através de:

• Rentabilidade superior;
• Aumento do número de elementos que integram o evento;
• Maior número de participantes ou consumidores;
• Maior quota de mercado, etc.

Outra Perspetiva sobre Crescimento

É importante reconhecer que um evento não tem necessariamente de crescer em dimensão para que os seus participantes sintam que ele superou os eventos realizados no passado. Pode obter-se o resultado:

• Dedicando atenção a atividades de qualidade;
• Posicionamento cuidadoso;
• Aperfeiçoamento do planeamento.

Estratégia de Consolidação ou Estabilidade

Está-se perante uma estratégia de consolidação ou estabilidade quando os gestores de eventos decidem manter o número de espetadores num determinado patamar, limitando as vendas de ingressos. Por vezes, a elevada procura por ingressos permitirá aos gestores:

• Vender antecipada e integralmente os ingressos e melhorar a qualidade do programa.
• Gerar uma situação em que se tem maior liberdade para determinar o preço a praticar.

Estratégia de Redução

A gerência de um evento poderá optar por cortar aqueles itens que atraíram pouco patrocínio e se concentrar nos que se mostraram populares junto do seu mercado-alvo.

Estratégia de Combinação

Esta estratégia implica reduzir ou mesmo cortar alguns dos elementos que deixaram de ser apelativos ao mercado-alvo do evento e, ao mesmo tempo, ampliar outros aspetos.

Fases do Planeamento de Eventos

Elementos a considerar no planeamento:

• Tipo
• Objetivos
• Tema
• Data e hora
• Público-alvo
• Orçamento
• Divulgação
• Programa
• Avaliação

Passos do planeamento:

1. Faça perguntas sobre o evento.
2. Estabeleça os objetivos.
3. Faça um estudo de viabilidade.
4. Elabore um cronograma com ações de planeamento e implementação.
5. Garanta o financiamento.
6. Contrate os recursos necessários.
7. Estabeleça os sistemas de controlo.

Questões adicionais:

• Quais os custos envolvidos?
• Qual o plano de execução?