Fases e características do planeamento de eventos

Fases do planeamento de eventos:

• definir os objetivos do evento;
• verificar e analisar o orçamento disponível;
• definir as estratégias para o evento e apresentar o plano;
• definir o tema do evento;
• definir o público-alvo;
• definir a data do evento;
• escolher os horários do evento;
• selecionar o local do evento;
• escolher a disposição das salas e dos ambientes;
• reunir os envolvidos;
• contratar serviços de terceiros;
• elaborar o programa e o conteúdo do evento;
• elaborar e enviar convites;
• desenvolver material promocional;
• definir concursos e atrações;
• definir mecanismos para a divulgação do evento;
• contratar a imprensa;
• preparar o sistema de registo de visitantes;
• verificar o investimento total previsto para o evento;
• preparar formulários de controlo;
• preparar formulários e questionários de avaliação.

Características dos eventos:

Quanto ao porte:

• pequeno: até 200 participantes;
• médio: entre 200 e 500 participantes;
• grande: entre 500 até 5000 participantes;
• macro ou megaevento: acima de 5000.

Quanto ao perfil dos participantes:

• geral: organizado para o público em geral;
• dirigido: restrito a público que possui afinidades com o tema;
• específico: realizado para público claramente definido pela identidade de interesse pelo assunto.

Quanto à data de realização

• fixa: invariável, anualmente, no mesmo dia, com periodicidade determinada;
• móvel: realiza sempre, porém em data variável;
• esporádica: realização temporária, acontece em função de factos extraordinários, previsto e programados.

Quanto aos objetivos

• científico e cultural: educacional, político, artístico ou desportivo;
• de caráter comercial: comercialização;
• social: beneficente, congregação e integração.

Evento

acontecimento usado para atrair a atenção do público e dos órgãos de comunicação social, com o objetivo de alcançar o seu público-alvo através do lançamento de produtos, da apresentação de pessoas ou empresas.

Características de um produto:

• deve ser inovador;
• satisfazer as necessidades do público;
• criar expectativas;
• ser acessível a um grande número de pessoas;
• possuir um forte apelo promocional e um fácil nome de memorização.