Ferramentas Essenciais para Gestão e Processos

Fluxograma

Objetivos

1. Possibilitar visão do processo;
2. Identificar falhas;
3. Facilitar treinamentos e registro do produto ou serviço.

Características

1. Apresentar as operações;
2. Apresentar áreas responsáveis;
3. Apresentar entrada e saída de cada operação;
4. Apresentar fluxo de materiais e informações.

Métodos

Caminho escolhido para atingir o objetivo.

Identificação do problema → Análise crítica → Criação do novo modelo → Aprovação e Normalização → Avaliação e Revisão

Vantagens

1. Aumentar produtividade;
2. Reduzir custos;
3. Reduzir riscos operacionais;
4. Reduzir tempos de operações;
5. Melhorar produtos e serviços.

Metodologia PDCA

Plan: identifica, observa, analisa, plano de ação

Do: Ação

Check: Verificação

Act: Padronização, Conclusão

Identificação do Problema

• Analisar reclamações;
• Estudar custos elevados;
• Verificar multas;
• Realizar pesquisas;
• Analisar processos e documentos.

Análise Crítica

• Levantamento de informações;
• Simulações de alternativas;
• Escolha da melhor solução;
• Avaliação custo/benefício.

Criação do Novo Modelo

Objetivo é preparar a melhor solução.

• Descrever solução;
• Desenhar fluxo e layout;
• Revisar divisão do trabalho, funções, departamentos;
• Descrever atualizações e desenvolvimento;
• Criar plano de implementação.

Aprovação

Objetivo é garantir que o modelo seja formalizado na empresa e se manterá sustentável.

• Criar procedimentos operacionais padronizados;
• Desenvolver manuais e formulários;
• Atualizar e desenvolver sistemas;
• Treinamento;
• Teste;
• Apresentar proposta para alta gestão.

Avaliação

É monitorar o nível de desempenho e permitir revisões necessárias.

• Criar plano de controle;
• Estabelecer controle;
• Prever certificações;
• Atualizar normas e regras internas;
• Avaliar cumprimento de normas e regras externas;
• Planejar avaliações.

Divisão do Trabalho

Macro

Equilibrar a distribuição do trabalho entre cargos e departamentos.

Micro

• Estabelecer metas e prazos;
• Garantir que as habilidades sejam compatíveis com cargos;
• Possibilitar que o tempo das atividades atenda às necessidades;
• Determinar os espaços destinados aos departamentos.

Tipos de Divisão Macro

Horizontal

Para empresas que têm colaboradores altamente treinados.

Características:

• Responsabilidade por toda tarefa;
• Trabalho em projetos;
• Equipes dedicadas.

Vertical

Para empresas que têm muitos níveis de supervisão.

Características:

• Responsabilidade varia conforme nível do cargo;
• Processo dividido entre departamentos;
• Colaboradores especializados em determinada tarefa.

Tipos de Divisão Micro

Coordenação e Avaliação

Definir estratégia de centralização (centralizada na alta gestão) ou descentralização (autoridade distribuída).

Fatores que influenciam no posicionamento da autoridade: tamanho, tecnologia e ambiente/mercado.

Quadro de Competências

Ilustrar o grau de responsabilidade dos cargos e departamentos.

Balanceamento de Linha

• Identificar processo produtivo;
• Determinar tempo necessário;
• Calcular o número de estações de trabalho;
• Distribuir as tarefas;
• Avaliar a eficiência da divisão implementada.

Estudos de Layout

Distribuição de elementos físicos em um ambiente determinado, com objetivo de aproveitar o espaço, facilitar ligações e operações realizadas e proporcionar conforto ao pessoal.

Facilitar a supervisão; obter fluxo de comunicações e trabalho eficiente.

Tipos:

• Por produto;
• Por processo;
• Produção fixa.

Formulários

Documentos padronizados para o preenchimento de informações; fundamental para registrar dados; agilizar e simplificar operações e seu controle; facilita troca de informações e dados entre departamentos.

Objetivos

• Registrar as informações durante o processo;
• Agilizar troca de informação;
• Padronizar os procedimentos de coleta de dados;
• Facilitar a visualização e tratamento dos dados.

Objetivos do Controle de Formulários

1. Padronizar;
2. Combinar;
3. Eliminar;
4. Simplificar.

Manuais

Têm como finalidade uniformizar procedimentos.

Objetivos

• Fixar critérios e procedimentos padronizados;
• Facilitar a avaliação e revisão das práticas operacionais;
• Eliminar improvisos inadequados;
• Facilitar treinamentos;
• Viabilizar certificações e auditorias.