Ferramentas de Gestão: Folha de Verificação, KJ e Benchmarking

Folha de Verificação

A Folha de Verificação serve de modelo para a coleta e o registro de dados. Ela promove a coleta de informações de maneira consistente, facilitando a sua análise.

Método:

1. Determinar o objetivo específico para a coleta (questões a serem dirigidas).
2. Identificar os dados requeridos para atingir o objetivo.
3. Determinar como os dados serão analisados e por quem (ferramentas estatísticas).
4. Elaborar um formulário para registrar os dados. Prover espaço para registrar: quem coletou, onde, quando e como os dados foram coletados.
5. Testar previamente o formulário, coletando e registrando alguns dados.
6. Analisar criticamente e corrigir o formulário, se necessário.

Quando aplicar: Coletar sistematicamente dados para obter um quadro claro dos fatores.

Diagrama de Afinidades - Método KJ (Jiro Kawakita)

É uma técnica para agrupamento de dados (ideias, opiniões, características, etc.), baseada na afinidade entre estes agrupamentos.

Método:

1. Formar a equipe de trabalho (máximo de 6 pessoas).
2. Escolher o tema (problema a resolver, identificação de necessidades, padronização, etc.). Após a escolha, o tema deve ser escrito e afixado em local visível.
3. Gerar ideias (Brainstorming).
4. Escrever as ideias em cartões (8x12cm).
5. Formar pequenos grupos com estes cartões, agrupando ideias que se relacionem.
6. Formar grupos médios de cartões, criando um título (ideia-chave) para cada grupo.
7. Formar o layout dos nomes de acordo com a interdependência entre os grupos.

Resultados do processo: Efetiva participação de todos; forma rápida, organizada e criativa para agrupar um grande número de ideias.

Benchmarking

O Benchmarking compara processos e o desempenho de produtos e serviços com os de líderes reconhecidos, permitindo identificar metas e estabelecer prioridades para planos que resultarão em vantagem competitiva.

Método:

1. Determinar os itens para Benchmarking (características-chave de processos e suas saídas). As saídas devem estar relacionadas às necessidades do cliente.
2. Determinar em relação a quem será estabelecido o Benchmarking (competidores diretos ou líderes reconhecidos no setor).
3. Coletar dados através de contatos diretos, vistorias, entrevistas e periódicos técnicos.
4. Organizar e analisar os dados para estabelecer os melhores objetivos práticos.
5. Estabelecer os Benchmarks, identificando oportunidades de melhoria baseadas nas necessidades dos clientes e no desempenho de mercado.

Quando aplicar: Comparar um processo com os de líderes reconhecidos para identificar oportunidades de melhoria da qualidade.