Ferramentas e Técnicas para Análise de Processos

Superando Dúvidas e Julgamentos Precipitados

O erro mais frequente é chegar prematuramente a um julgamento sobre a natureza do problema. É crucial criar as condições mentais necessárias para ter uma nova e criativa visão dos problemas.

Conscientização das Diferentes Perspectivas

É fundamental reconhecer que os problemas empresariais têm muitas dimensões e perspectivas diferentes. O critério principal deve ser a utilidade.

Teste de Alternativas e Direcionamento pela Experiência

Um modelo eficaz para a solução de problemas envolve o teste de alternativas, deixando que a experiência seja o guia.

Conscientização das Limitações Organizacionais e Pessoais

É importante diferenciar entre o que a empresa “deve fazer” e o que ela “pode fazer”, bem como entre uma solução “ótima” e uma “solução satisfatória”.

O Processo: Entrada, Transformação e Saída

O processo é, essencialmente, uma entrada (Input) – que pode ser matérias-primas, insumos, materiais, serviços e informações – que é transformada, agregando valor, gerando um produto, serviço ou saída (Output) para o cliente interno ou externo. Um processo sempre começa e acaba com o cliente.

Instrumentos de Coleta de Dados

Os principais instrumentos de coleta de dados são:

• A Entrevista;
• O Questionário;
• A Observação Pessoal.

Importância do Mapeamento de Processos

O objetivo do mapeamento de processos é, através do fluxograma – uma representação gráfica de um processo – colocar de forma clara e simples todas as etapas. Isso torna o processo muito mais ágil e dinâmico, otimizando a tomada de ação, verificação e controle constante.

Manuais de Procedimentos

Manuais Tradicionais

Manuais de procedimentos são documentos elaborados dentro da empresa para uniformizar procedimentos. São um ótimo instrumento para racionalizar métodos e para o aperfeiçoamento administrativo.

Manuais Eletrônicos (MPE)

Nos tempos atuais, é essencial focar nos manuais eletrônicos. Cedo ou tarde, todos estaremos utilizando softwares modernos de gestão de processos, e é aí que devemos concentrar nossos estudos.

MOE, MPE e Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta que deve ser aplicada antes da racionalização de processos (como a baseada em PMO), pois é a partir dele que o administrador terá subsídios para organizar a empresa. A conclusão do planejamento estratégico oferece ao administrador uma visão de futuro da empresa, cujos conceitos deverão ser reunidos no MOE e MPE, a fim de serem disseminados por toda a empresa.

Dados de Cabeçalho do MOE-PE

Os dados de cabeçalho típicos para um MOE-PE incluem:

• Logotipo;
• Nome da empresa;
• Título do documento;
• Número da página;
• Código (ex: MOE/PE v1);
• Aprovação;
• Data de aprovação;
• Data da vigência.

O QDTE: Análise de Atividades Humanas

O QDTE é um instrumento utilizado pelo administrador para estudar todas as atividades realizadas pelos recursos humanos dentro de um órgão, independentemente do processo ao qual pertencem.

QDTE vs. Fluxograma

Enquanto o fluxograma é usado para mapear um processo específico, o QDTE é utilizado para mapear todas as atividades realizadas em um órgão ou departamento.

Uso Contínuo do QDTE

O QDTE deve ser usado de forma contínua como ferramenta para monitoração dos órgãos da empresa, reduzindo a resistência ao uso, pois os funcionários perceberão suas vantagens.

Diagnóstico e Objetivos do Órgão

O diagnóstico sobre os objetivos do órgão e as atividades nele realizadas traz a reflexão sobre sujeito e objeto; afinal, as atividades desenvolvidas por um órgão devem contribuir para o alcance de seus objetivos.

As Quatro Variáveis do QDTE

A análise no QDTE é feita com base em quatro variáveis:

• Tempo;
• Capacidade profissional;
• Equilíbrio no volume de trabalho;
• Possibilidades de mudança.

Motivação e o QDTE

O administrador deve dar atenção ao fator emocional que envolve funcionários que participarão desse instrumento. Geralmente, as pessoas procuram ajuda quando estão passando por dificuldades que as impedem de alcançar seus objetivos e, sozinhas, não conseguem resolver os problemas.

Objetivos do Fluxograma e Mapa do Processo

Objetivo do Fluxograma

O fluxograma tem como objetivo obter uma descrição das diversas etapas do processo, em ordem sequencial.

Objetivo do Mapa do Processo

O mapa do processo busca apresentar informações relacionadas a cada atividade de um processo, voltadas aos seus aspectos de entrada, processamento e saída, para análise e, consequentemente, propostas de otimização.