Fundamentos da Administração e Estrutura Organizacional

Integração de Pessoal e Recursos

A Integração é a reunião dos elementos humanos e materiais necessários para atingir os objetivos da empresa, no âmbito da sua estrutura organizacional.

Princípios de Integração de Pessoal

• Encontrar indivíduos que se encaixam no trabalho, ou seja, a pessoa certa para o trabalho certo.
• Um posto não pode cobrir duas funções (em pequenas empresas é difícil de aplicar, tornando-se um ideal a ser aplicado assim que os elementos materiais o permitirem).
• Colocar em cada posto pessoas com as habilidades necessárias. Isso envolve monitorar para que o indivíduo não tenha muitas habilidades (o que levaria à falta de interesse) nem poucas habilidades (o que impediria a execução eficaz do trabalho).

O Processo de Contratação Inclui:

• Recrutamento.
• Seleção.
• Treinamento.
• Remuneração.
• Motivação.

Recrutamento

Consiste na busca de candidatos a uma vaga na empresa, sob a forma necessária e tranquilizadora.

Seleção

É realizada começando pelo preenchimento de um requerimento e/ou continuando para verificar se o candidato preenche os requisitos.

Treinamento (Formação)

O ensino teórico e prático que é feito de forma a permitir que uma pessoa exerça as funções do cargo.

Locais de Treinamento:

• Na sede
• Nos ramos (Filiais)
• Em instituições que oferecem cursos de formação
• Nos escritórios profissionais
• Visitando outras empresas
• Nas operações de campo prático
• Combinações

Razões Comuns para Rejeição de Candidatos:

• Informações pessoais desfavoráveis (formulário de candidatura)
• Personalidade inadequada (primeira entrevista)
• Desfecho desfavorável (evidência do emprego/testes)
• 2ª impressão desfavorável (segunda entrevista)
• Antecedentes desfavoráveis (pesquisa de arquivo)
• Decisão negativa (seleção no departamento de Pessoal)
• Decisão negativa (seleção final do chefe do posto a ser ocupado)
• Deficiência física (exame físico)

Remuneração

O pagamento de uma compensação justa por um serviço, com total consentimento. O pagamento deve ser feito em moeda legal.

Motivação

Refere-se ao fato de que o comportamento tem um propósito e que tal comportamento é direcionado de uma situação para outra.

A gama de alvos está sujeita ao nosso estado psicológico, o que explica a base de fatores: dinâmica, fator de evolução, finalidade, atitude, interesse e valor.

As reações dos indivíduos no trabalho são motivadas principalmente por certas tendências psicológicas. A necessidade de dinheiro é essencial para enfrentar os primeiros deveres de alimentação, habitação e vestuário, mas não elimina muitas outras necessidades.

Estrutura e Funções dos Departamentos

Departamento de Vendas

Responsável por levar o produto ao consumidor, distribuidor, atacadista, etc., através de diferentes canais de distribuição, coordenando a força de vendas e apoiando-se em publicidade e marketing.

Departamento de Produção

Dedicado à criação de produtos, fabricação de produtos acabados, ou seja, transformar insumos (matérias-primas, produtos químicos, etc.) em produtos mais úteis, com esforço de trabalho e coordenação administrativa.

Departamento de Marketing

Realiza operações coordenadas como pesquisa de mercado, publicidade, promoção no local de vendas e pesquisa de novos produtos. Avalia as oportunidades de satisfazer necessidades e todas as atividades destinadas a incentivar a troca. Contribui para o desenvolvimento das vendas.

Departamento de Publicidade

Responsável pela divulgação dos produtos e/ou serviços através de diversos meios, utilizando um estilo único de design, slogan, logotipo, cor, tamanho, etc., e tudo o que estiver relacionado a chamar a atenção para o que se deseja anunciar.

Investigação e Desenvolvimento (I&D)

Realiza atividades técnicas relacionadas com a melhoria do produto e o desenvolvimento de novos itens.

Departamento Financeiro

Esforça-se para obter o capital necessário e gerir os investimentos de forma que a empresa continue operando eficientemente.

Departamento de Compras

Adquire matérias-primas com as especificações ideais de qualidade, quantidade, prazos e outras especificações para o bom funcionamento de toda a empresa. É responsável pelo fornecimento de insumos, suprimentos, equipamentos e tudo o que a empresa exige para a operação de produção.

Departamento de Contabilidade

Realiza todas as contas e registros de transações financeiras feitas pela empresa para efetuar os pagamentos de forma eficiente.

Departamento de Pessoal (Recursos Humanos)

Realiza a busca, seleção e contratação de pessoal necessário para cobrir todas as vagas com o perfil certo para cada área. Também faz a classificação do salário por mérito, a administração de salários, a valorização dos postos de trabalho, a prestação de benefícios, o controle de contratações, demissões, etc.

Departamento de Produção (Planeamento e Logística)

Departamento responsável pela realização de um caderno de especificações coordenadas necessárias para a entrega oportuna.

Divisão de Relações Públicas

A ação é coordenada através deste departamento, que realiza programas de apoio à interação profissional e informações sobre as realizações da comunidade de todos os tipos para criar uma imagem positiva da empresa, por vezes, para apagar uma imagem negativa de um conflito ou problema, e ajudar no crescimento da empresa com programas de comunicação, assistência e apoio.

Direção e Controle Gerencial

Direção (Liderança)

Esta fase é chamada de execução e consiste em emitir as instruções e ordens necessárias para atingir os objetivos definidos no planeamento. É definida como a atividade de comando, que visa ser um guia para os indivíduos, levando primeiramente a um fluxo de comunicações.

Elementos da Direção:

• Direcionar para fazer previsões e orçamentos.
• Avançar em direção aos objetivos, ditando políticas e procedimentos.
• Delimitação de autoridade e responsabilidade.
• Estabelecer linhas de comunicação.
• Medição e ocupação harmoniosa do tempo.
• Subordinação dos interesses gerais da sociedade.
• Motivação e influência para executar a ação.
• Assegurar que os esforços estão no caminho certo.

Comunicação Empresarial

Comunicar-se diz respeito à transmissão de ideias, que pode ser:

• Vertical (para cima e para baixo).
• Horizontal.

Disciplina

A disciplina inclui:

• Recompensas.
• Incentivos.
• Penalidades.

Controle de Direção e Auditoria Administrativa

Uma melhor direção é fornecida por um controle sólido, realizado pela auditoria administrativa, que irá rever todas as funções para medir a eficiência na consecução de objetivos pré-determinados com os recursos oferecidos, proporcionando bons retornos para os acionistas da empresa, garantindo as condições de continuidade e permanência.

Controle

É um conjunto de ordens incluídas nas estruturas e regras de funcionamento de uma empresa no desenvolvimento de atividades, impedindo a verificação automática e o agrupamento de erros e falhas de informação, protegendo os ativos da empresa e promovendo a eficiência operacional e a aderência às políticas administrativas.

A luta pela eficiência é obtida através do controle, o que significa produtividade para a empresa.

O controle assegura que o pessoal adira às políticas administrativas e tenta fazer com que as suas operações sejam conforme o previsto ou o mais próximo possível, para elevar o nível do desvio humano.

Fases do Processo de Controle:

• Estabelecimento de métodos de controle.
• A coleta e concentração de dados.
• A interpretação e avaliação dos resultados.
• A utilização dos resultados.

Classes de Controle:

• Vendas
• Produção
• Finanças e Contabilidade
• Gestão
• Geral
• Controles Padrão

O Escritório e a Administração Moderna

A Importância do Escritório

A palavra "escritório" significa o local onde são feitas ordens de serviço ou algo semelhante. É, portanto, o elemento da empresa que presta serviços às suas outras unidades, onde funcionam os mecanismos de seu controle. Daqui resulta que o escritório é um meio e não um fim em si mesmo. A empresa é primordial e o instituto deve facilitar o cumprimento de suas finalidades, e não vice-versa.

Por outro lado, é no escritório onde são planeadas e projetadas as operações da empresa. O número de empregados aumentou dramaticamente nas últimas décadas.

Este aumento é causado pelo uso de controles mais precisos na indústria, comércio e demanda global.

No escritório, executam-se a função de direção, a função de fiscalização e os serviços de produção de documentos.

O Escritório Moderno

O escritório é o lugar onde estão os mecanismos de controle de uma empresa, onde os formulários são emitidos e os dados relativos ao desenvolvimento das atividades empresariais são distribuídos.

O escritório moderno também identifica os princípios da divisão do trabalho e especialização, e com um conceito científico de uma organização previamente planeada, posta em ação e controlada, divide o trabalho e especializa a parcela para elevar a qualidade e aumentar significativamente a sua capacidade de desempenho.

Geralmente, supõe-se que o escritório é o centro onde os documentos são tratados. Embora o trabalho de escritório se resuma muito em trabalhar com documentos, este é apenas um meio pelo qual os dados são transmitidos e as decisões emanadas do escritório. Devemos levar em conta que nem todas as atividades são traduzidas em trabalho com documentos.

Estrutura Básica de Currículo (CV)

Dados Pessoais:

• Nome
• Telefone, Endereço, E-mail
• Licenciatura em Contabilidade (Exemplo de Formação Acadêmica)

Experiência de Trabalho:

• Ano - Empresa - Atividades - Realizações
• Ano - Empresa - Atividades - Realizações
• Ano - Empresa - Atividades - Realizações

Cursos Complementares:

• Nome do Curso - Anos

Línguas:

• Inglês: Falado % / Escrito %
• Francês: Falado % / Escrito %

Documentação:

• CURP (ou equivalente nacional)
• Passaporte
• Visto
• Cartilha (Militar)
• Licença (de Condução)

Atribuição: Currículo e pedido feito.