Fundamentos da Administração e Gestão de Projetos

Definições de Administração

O termo "Administração" é formado a partir do prefixo "ad" (para) e "ministratio" ou "ministro", que significa subordinação ou obediência. Refere-se a uma função realizada sob o comando de outrem, tratando-se de um serviço a ser prestado.

• GP Terry: "Consiste na realização de um objetivo predeterminado, através dos esforços de outros."
• Henry Fayol: "É esperado para gerenciar, organizar, coordenar, comandar e controlar."
• Administração Geral: "A função de fazer as coisas através dos outros" ou "obter resultados através dos outros."

Coordenação e Características de Gestão

Coordenação: Refere-se a uma forma harmoniosa de tomar medidas em conjunto.

Características da Gestão:

• Universalidade: O fenômeno administrativo ocorre sempre que há um organismo social, pois deve haver sempre a coordenação sistemática dos meios.
• Especificidade: Embora a Administração seja sempre acompanhada de outros fenômenos, o fenômeno administrativo é específico e distinto daqueles que o acompanham.
• Unidade Hierárquica: Todos os que possuem caráter de chefia em um organismo social estão envolvidos, em diferentes graus e modalidades, na mesma administração.
• Unidade de Tempo: Embora existam fases e elementos distintos no fenômeno administrativo, ele é único. Portanto, em todos os momentos da vida de uma empresa, ocorre, em maior ou menor grau, a atuação da maioria dos órgãos de administração.

Papel Organizacional e a Teoria de Fayol

Papel organizacional: Gerenciar e dirigir envolvem conceitos de roteamento e direcionamento para gerar sinônimos como comando, liderança e condução.

Fayol baseia-se em três aspectos essenciais: a divisão do trabalho, a aplicação de um processo administrativo e a formulação de critérios técnicos que devem nortear a função administrativa.

As Seis Operações de Henry Fayol:

1. Técnicas: Produção e fabricação.
2. Comerciais: Compra, venda e troca.
3. Financeiras: Gestão de capital.
4. Segurança: Proteção de bens e pessoas.
5. Contábeis: Inventários, balanços e estatísticas.
6. Administrativas: Controle, previsão, organização e coordenação.

Nota: Hoje, incluiria-se também a Pesquisa e Desenvolvimento.

Elementos da Administração Civil segundo Fayol

Fayol define o papel da Administração Civil como o tratamento do programa de ação geral da empresa para construir o corpo social, coordenar esforços e harmonizar ações. Os elementos são:

• Prever: Atividade de planejamento, elaborando planos e programas.
• Organizar: Construir o duplo corpo físico e social da empresa.
• Dirigir (Chumbo): Comandar o corpo social para administrar a empresa.
• Coordenar: Ligar, fundir e harmonizar todos os atos e esforços.
• Controle: Garantir que tudo ocorra de acordo com as regras e ordens estabelecidas.

A gerência sênior deve se preocupar tanto com funções tangíveis (vendas, compras, produção) quanto com a execução prática da liderança. A saúde de uma organização depende da aplicação de princípios e leis.

Os 14 Princípios da Administração

1. Divisão do trabalho: Produzir mais e melhor com o mesmo esforço.
2. Autoridade: O direito de comandar e o poder de esperar obediência.
3. Disciplina: Obediência manifestada ao negócio.
4. Unidade de comando: Receber ordens de apenas um chefe.
5. Unidade de direção: Um só programa e um só chefe para um conjunto de operações.
6. Subordinação do interesse individual ao interesse geral.
7. Remuneração: Pagamento justo para funcionários e empresa, dependendo da qualidade do empregado.
8. Centralização.
9. Hierarquia.
10. Ordem.
11. Equidade.
12. Estabilidade do pessoal.
13. Iniciativa.
14. União do pessoal (Espírito de corpo).

Estrutura Organizacional

Define como as tarefas de trabalho são formalmente divididas, agrupadas e coordenadas. Questões-chave incluem:

• Especialização do trabalho: Grau de subdivisão das tarefas.
• Departamentalização: Base para agrupamento dos trabalhos.
• Cadeia de comando: Linha contínua de autoridade que esclarece quem reporta a quem.
• Amplitude de controle (Span of control): Quantas pessoas um gerente pode dirigir com eficiência.
• Centralização e Descentralização: Onde reside a autoridade de decisão.
• Formalização: Grau de padronização dos trabalhos (descrições de cargos).

Modelos de Design Organizacional

• Estrutura Simples: Baixa departamentalização, grande amplitude de controle e autoridade centralizada (ex: loja familiar).
• Burocracia: Tarefas rotineiras, regras formalizadas e autoridade centralizada.
• Estrutura Matricial: Cria linhas duplas de autoridade, combinando departamentalização funcional e de produto. Vantagens: flexibilidade e cooperação; Problemas: lutas de poder e quebra da unidade de controle.
• Estruturas de Equipe: Uso de computadores e tecnologia para coordenar atividades.
• Organização Virtual: Pequena organização central que terceiriza funções principais.
• Organização sem Fronteiras: Busca eliminar a cadeia de comando e substituir departamentos por equipes capacitadas.

Modelos Mecânico vs. Orgânico:

• Modelo Mecânico: Extensa departamentalização, alta formalização e centralização.
• Modelo Orgânico: Estrutura plana, equipes trans-hierárquicas, baixa formalização e tomada de decisão participativa.

Hierarquia de Necessidades (Triângulo)

• Autorrealização: Criatividade, moralidade, espontaneidade, aceitação dos fatos.
• Reconhecimento: Autoconhecimento, confiança, respeito, sucesso.
• Afiliação: Amizade, afeição, intimidade.
• Segurança: Segurança física, emprego, recursos, saúde, propriedade.
• Fisiologia: Respiração, alimentação, descanso, homeostase.

Participantes e Gestão de Projetos de Construção

Principais envolvidos:

• Cliente/Principal: Pessoa natural, agência governamental ou instituição que fornece especificações, projeto arquitetônico e financiamento (ex: SERVIU, MOP).
• Empresa de Construção: Entidade que realiza o projeto seguindo prazos, regulamentos e requisitos legais.

Classificação das Empresas de Construção:

• Tamanho (Vendas anuais em UF): Micro (até 2.400), Pequena (2.401 a 25.000), Média (25.001 a 100.000) e Grande (mais de 100.001).
• Número de funcionários: Micro (até 4), PME (5 a 199), Grande (mais de 200).
• Outros critérios: Solvência financeira, experiência em m² e expertise na área.

Tipos de Contrato:

• Montante Fixo (Lump Sum): Valor e termos definidos; maior risco para a construtora.
• Administração: Taxa percentual para administrar e executar, com custos assumidos pelo cliente.
• Preço Unitário: Cobrança por quantidade executada; comum em grandes projetos industriais.

Tipos de Projetos de Construção:

• Residencial: Casas ou apartamentos. Clientes podem ser pessoas naturais, imobiliárias, órgãos públicos (SERVIU) ou ONGs.
• Serviço: Hospitais, escolas, presídios (Clientes: Empresas privadas ou MOP).
• Industriais: Fábricas e instalações complexas.
• Obras Rodoviárias: Estradas, pontes e túneis (MOP ou concessionárias).

Viabilidade e Objetivos do Projeto

Para um Projeto Imobiliário ser viável, deve atender a três critérios:

1. Viabilidade Técnica: Estudos de solo, materiais e infraestrutura.
2. Viabilidade Legal: Estudo de títulos e certificados.
3. Viabilidade Econômica: Pesquisa de mercado e indicadores financeiros.

Objetivos do Gerenciamento de Projetos: Garantir que o projeto seja desenhado para atingir seu propósito, cumprindo requisitos de tempo, custo e qualidade, além de fornecer mecanismos de monitoramento e controle.