Fundamentos da Organização e Administração

Tipos de Organização

• Organizações formais: quando são estabelecidas por estruturas, regimentos etc., como no caso das igrejas, forças armadas, empresas.
• Organizações informais: quando se juntam sem exigências burocráticas para determinado fim, que pode ser provisório ou não, como grupos para jogar futebol, vôlei etc.

Maximiano (2008) define uma organização como sendo um sistema de recursos que procura realizar um objetivo (ou um conjunto de objetivos).

Componentes da Organização

Os principais componentes de uma organização incluem:

• Pessoas
• Informação
• Conhecimento
• Recursos
• Objetivos

Recursos: O principal recurso das organizações são as pessoas, as quais se utilizam de recursos materiais - espaço, instalações, máquinas, móveis e equipamentos - e recursos intangíveis, tais como o tempo e conhecimento.

Objetivos: apontam que os objetivos são resultados finais que uma organização, departamento ou indivíduo desejam atingir.

• Organizações também fornecem meios de subsistência para muitas pessoas (remuneração) em retribuição ao seu trabalho.
• São esses rendimentos que permitem às pessoas adquirirem os bens e serviços que necessitam.
• Para atender às expectativas dos clientes, as empresas (organizações) precisam ser bem administradas.

Níveis Organizacionais

Nível Institucional ou Estratégico

Este é o nível mais elevado da organização. Nele são tomadas as principais decisões para o futuro da organização. É composto por proprietários, acionistas majoritários e os altos executivos ou alto escalão, formado por executivos das diversas áreas, sendo o principal deles o Presidente ou CEO (Chief Executive Officer). Sua principal preocupação é observar o mundo externo onde eventos cada vez mais incertos e fora de controle podem impactar de forma drástica o resultado esperado da organização.

Nível Intermediário ou Tático

Este nível é também chamado de gerencial por seu caráter mediador entre os níveis estratégico e operacional. Lida com a captação dos recursos para pôr em prática as decisões tomadas pelo nível superior. É composto por profissionais de média gerência com a responsabilidade de traduzir as estratégias definidas para o alcance dos objetivos em planos de ação que serão executados pelo nível operacional. É o grupo de pessoas que deve agir sempre que houver um desalinhamento entre a execução e os objetivos estabelecidos, redefinindo ações e prioridades.

Nível Operacional

Neste nível, os funcionários e/ou colaboradores têm contato direto com máquinas e equipamentos das linhas de montagem, e em se tratando de serviços, no contato direto com o público externo pelos balcões de atendimento. O grau de cumprimento de rotinas e procedimentos deve obedecer a uma regularidade e continuidade, limitando ao máximo o nível de incertezas dos processos em execução.

Habilidades do Administrador

• Habilidades técnicas: consiste na capacidade do administrador para utilizar ferramentas, métodos, técnicas e equipamentos necessários para o desempenho de tarefas específicas, por meio da experiência e educação. São muito importantes para o nível operacional.
• Habilidades humanas: consiste na capacidade do administrador para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e liderar grupos de pessoas. São muito importantes para todos os níveis da organização.
• Habilidades conceituais: consiste na capacidade do administrador para compreender a complexidade da organização como um todo e o ajustamento do comportamento de suas partes. Essa habilidade permite analisar e interpretar situações abstratas e complexas. São muito importantes para o nível institucional ou estratégico.

Funções da Administração

• Função Planejamento (Planejar): Define planejamento como o processo consciente e sistemático de tomar decisões sobre o objetivo e atividade que uma pessoa, um grupo, uma unidade de trabalho ou uma organização buscarão no futuro.
• Função Organização (Organizar): Aquela que visa a reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros, físicos, de informação e outros necessários ao atingimento dos objetivos.
• Função Direção (Dirigir): Dirigir e conduzir a empresa, tendo em vista os fins visados, procurando obter as maiores vantagens possíveis de todos os recursos de que ela dispõe, é assegurar a marcha das funções administrativas.
• Função Controle (Controlar): Controlar assegura que os objetivos sejam atingidos. Em uma organização, o controle consiste em verificar se tudo caminha de acordo com o programa adotado, as ordens dadas e princípios definidos.