Fundamentos de Organização, Sistemas e Métodos (OSM)

O que é OSM?

É uma área da administração que lida com um conjunto de técnicas que têm como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações.

• Proporciona às organizações as melhores formas e práticas para otimização de seu desempenho, da modelagem organizacional, dos fluxos operacionais, da distribuição física dos recursos, bem como recomenda regras de conduta e ação para procedimentos.

Atribuição da Área de OSM

Executar as atividades de levantamento, análise, elaboração e implementação de sistemas administrativos na empresa, abordando, principalmente, as questões organizacionais e dos métodos de realização dos trabalhos.

Determinantes do OSM

• Crescimento e complexidade organizacional;
• Problemas estruturais de difícil solução;
• Defasagem de técnicas e processos;
• Produtividade (Eficiência e Eficácia);
• Rendimento humano (Físico e Intelectual);
• Satisfação e motivação pessoal.

Conceitos Fundamentais em OSM

Organização

• Enquanto função: “é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos”.
• Enquanto estrutura: é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas.

Sistemas

“Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e função”.

Nota: Um sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam função específica.

Métodos

Levantamento, análise, desenvolvimento e implementação de formas e procedimentos (métodos administrativos), com o intuito de aumentar a produtividade e diminuir despesas.

Componentes de um Sistema

• Objetivos: Referem-se tanto aos objetivos dos usuários do sistema quanto aos do próprio sistema. O objetivo é a própria razão de existência do sistema, ou seja, é a finalidade para a qual o sistema foi criado.

• Entradas: Caracterizam as forças que fornecem ao sistema os materiais, as informações e as energias para a operação ou o processo de transformação. Este processo gera determinadas saídas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos anteriormente estabelecidos.

• Processo de Transformação: Definido como a função que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). Esse processo é a maneira pela qual os elementos componentes do sistema interagem, a fim de produzir as saídas desejadas.

• Saídas: Correspondem aos resultados do processo de transformação. Podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relações do sistema. As saídas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema; e, tendo em vista o processo de controle e avaliação, as saídas devem ser quantificáveis, de acordo com critérios e parâmetros previamente fixados.

• Controles e Avaliações: Principalmente para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a avaliação de maneira adequada, é necessária uma medida do desempenho do sistema, chamada indicador ou padrão.

• Retroalimentação (Feedback): Pode ser considerada como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. A realimentação é um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação, incorporando o resultado da ação resposta desencadeada por meio de nova informação, a qual afetará seu comportamento subsequente, e assim sucessivamente.

Ambiente e Níveis do Sistema

Ambiente do Sistema

• Pode ser considerado o ambiente da empresa (empresa inteira/estrutura) ou um procedimento específico (método).
• Ou seja, o sistema pode estar em diferentes níveis de análise.
• Sistema é o foco do estudo ou núcleo central do que está sendo analisado.
• Existem ainda os limites do sistema, dentro do qual se analisa como o ambiente influi ou é influenciado pelo sistema considerado.
• Ambiente de um sistema é o conjunto de todos os fatores que, dentro de um limite específico, se possa conceber como tendo alguma influência direta ou indireta sobre a operação do sistema considerado.

Níveis do Sistema

• O ambiente é também chamado de meio ambiente, meio externo, meio ou entorno.
• O analista de OSM deve considerar três níveis na hierarquia de sistemas:
  • Sistema: é o que se está estudando ou considerando;
  • Subsistema: são as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema; e
  • Supersistema ou Ecossistema: é o todo – e o sistema é um subsistema dele –, bem como inclui o ambiente do sistema.

Exemplo de Sistema

• Sistema: Curso de Administração.
• Objetivo do sistema: Preparar profissionais empreendedores para o mercado de trabalho, seja como profissionais da área, empresários, consultores, etc.
• Entradas: Alunos, professores, regras, sistema pedagógico, disciplinas, computadores, salas de aulas, livros, etc.
• Transformação: Aulas, avaliações, notas, frequência, trabalhos, pesquisas, etc.
• Saída: Graduados/Bacharéis em Administração.
• Controle e Avaliação (Retroalimentação): Número de alunos aprovados, retorno das empresas, médias das aprovações.
• Ambiente externo: Governo, Mercosul, Inflação.
• Ecossistema: Sistema de Ensino do IFFar.

Sistemas de Informação e Estrutura Organizacional

Sistemas de Informação Gerencial (SIG)

• São sistemas ou processos que fornecem as informações necessárias para gerenciar com eficácia as organizações.
• Um SIG gera produtos de informação que apoiam muitas necessidades de tomada de decisão administrativa e são o resultado da interação colaborativa entre pessoas, tecnologias e procedimentos, que ajudam uma organização a atingir as suas metas.
• Um SIG inclui:
  • Software que auxilia na tomada de decisão;
  • Recursos de banco de dados e todos os processos informatizados que permitem que a empresa funcione eficientemente.
• É um sistema que disponibiliza a informação certa, para a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa, da forma correta e com o custo certo.

Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e as estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa.

• A estrutura é o instrumento básico para a concretização do processo organizacional, “função organização”, nas empresas.

Autoridade Formal

• Fluxo descendente;
• Podem se tornar muito amplas e grandes.

Autoridade Informal

• Fluxo ascendente;
• Tendem a permanecer nos limites das relações pessoais.

Tipos de Estrutura e Departamentos

Estrutura Informal

Rede de relações sociais e pessoais que não é formalmente estabelecida pela empresa, a qual surge e se desenvolve espontaneamente e, portanto, apresenta situações que não aparecem no organograma da empresa.

Estrutura Formal

Representa formalmente a estrutura organizacional da empresa – na realidade, parte dela – e que procura consolidar, ainda que de forma geral, a distribuição das responsabilidades e autoridades pelas unidades organizacionais da empresa.

Departamento

Designa uma área, divisão ou segmento distinto de uma empresa sobre a qual um administrador (diretor, gerente, supervisor etc.) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas.

• Assim, departamento é um termo utilizado com um significado genérico: pode ser um departamento, uma divisão, uma seção, uma unidade organizacional ou um setor.
• É o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos, materiais e equipamentos – em unidades organizacionais.

Unidades de Linha e Assessoria

Considera-se que as unidades organizacionais de linha têm ação de comando, enquanto as unidades organizacionais de assessoria não têm ação de comando, pois apenas aconselham as unidades de linha no desempenho de suas atividades.

Pode-se definir unidades de linha como ligadas às atividades-fins da empresa, enquanto as unidades organizacionais de assessoria como ligadas às atividades-meios da empresa.

Podem-se considerar as atividades de linha como as diretamente ligadas às de operacionalização das atividades da empresa, enquanto as atividades de assessoria estão mais ligadas ao aconselhamento, análise e estudos das atividades do chefe, procurando liberá-lo de algumas tarefas de estudos e pareceres.