Gerenciamento de Comunicações do Projeto: Passo a Passo

Gerenciamento das Comunicações do Projeto

Garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto.

1) Identificar as Partes Interessadas

Determinação das partes interessadas no projeto: pessoas e organizações que afetam, influenciam ou contribuem para o sucesso do projeto. Essa identificação busca reconhecer no público, clientes, patrocinadores, legisladores e a organização executora, fontes de auxílio ou combate ao projeto, permitindo estabelecer prioridades e os relacionamentos indispensáveis para o sucesso do projeto.

• Entradas:
  • Termo de abertura do projeto.
  • Documentos de aquisição (contratos).
  • Fatores ambientais da empresa.
  • Ativos de processos organizacionais.
• Ferramentas e técnicas: Opinião especializada (buscar quem pode dar as informações – alta administração, outros clientes, associações técnicas e profissionais, fornecedores, bases de dados privadas ou governamentais, especialistas na área, gerentes e participantes de projetos anteriores).
• Saídas:
  • Registro das partes interessadas – Identificação, avaliação, classificação, acesso.
  • Estratégia para o seu gerenciamento – Listados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento.

2) Planejar as Comunicações

Determinação das necessidades e forma de comunicação das informações a coletar e fornecer para as partes interessadas no projeto. O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas: quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

Os requisitos de comunicação das partes interessadas incluem:

• As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes.
• A pessoa responsável pela comunicação das informações.
• A pessoa ou os grupos que receberão as informações.
• Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e-mail e/ou comunicados à imprensa.
• A frequência da comunicação.
• Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo.
• O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança.
• Glossário da terminologia comum.

Item de comunicações: As informações que serão distribuídas às partes interessadas.

• Objetivo: A razão da distribuição dessas informações.
• Frequência: A frequência de distribuição dessas informações.
• Datas de início / conclusão: O prazo para a distribuição das informações.
• Formato / meio físico: O layout das informações e o método de transmissão.
• Responsabilidade: O membro da equipe encarregado da distribuição das informações.

Entradas (são as saídas do processo anterior):

1. Registro das partes interessadas.
2. Estratégia para o seu gerenciamento.
3. Fatores ambientais da empresa.
4. Ativos de processos organizacionais.

Restrições: As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos. Exemplos incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de transmissão ou divulgação limitadas.

Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação:

• Interativa: Reuniões, telefonemas, visitas.
• Passiva (Pull – nós mandamos): Cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa, correio.
• Ativa (Push – eles buscam): O destinatário tem acesso à informação – sites, assinaturas...

3) Distribuir as Informações

Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado. Envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno.

• Implementar o plano de comunicações.
• Responder a solicitações de informações não previstas.

Entradas:

1. Plano de gerenciamento do projeto (capítulo comunicações).
2. Relatórios de desempenho.
3. Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas e técnicas:

1) Métodos de comunicação

• As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora adequada.
• O emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor as possa receber corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.
• Reuniões, conferências (tele e reais).
• Linguagens escrita e oral, ouvir e falar.
• Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público).
• Formal (relatórios, briefings) e informal (memorandos, conversas para fins específicos).
• Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).

2) Ferramentas de distribuição das informações

São necessários meios para a coleta e envio das informações necessárias. As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.

• Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhado.
• Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica, como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet.
• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

Saídas:

1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

• Documentação das lições aprendidas: A documentação inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre a distribuição das informações. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora.
• Registros do projeto: Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada. Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto.
• Relatórios do projeto: Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimento.
• Apresentações do projeto: A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as partes interessadas no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado.
• Feedback das partes interessadas: As informações recebidas das partes interessadas relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto.
• Notificações das partes interessadas: É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto.

2 Mudanças solicitadas

As mudanças surgidas no processo de distribuição das informações devem causar mudanças nos planos de gerenciamento do projeto e das comunicações.