Gerenciamento de Projetos: Recursos, Riscos e Qualidade

Recursos do Projeto e Planejamento

• Mão de Obra: Dividem-se em categorias como coordenação, pessoal técnico, pessoal administrativo.
• Material Permanente: Bens, equipamentos e instalações a serem compradas, construídas ou alugadas. (Ativos Fixos)
• Material de Consumo: Combustível, material de escritório, peças de reposição, etc.
• Serviços de Terceiros: Viagens, hospedagem, alimentação, transporte local, etc.

Gestão de Custos do Projeto: Estimativa

Custo Unitário do Recurso x Quantidades de Unidades Necessárias = Custo Total da Atividade

Exemplo: Um projeto necessita de três engenheiros trabalhando 200 horas por 5 meses (duração total do projeto).

Custo Hora = 10.000 / 200 = 50,00 (custo hora por engenheiro)

Mão de obra = R$ 30.000,00

Material Permanente = R$ 3.000,00

Material de consumo = R$ 2.000,00

Produtos e serviços de terceiros = R$ 5.000,00

TOTAL = R$ 40.000,00

Administração de Riscos do Projeto

1. Antecipar a ocorrência de problemas, como base para planejamento de respostas.

2. Monitorar e Controlar a ocorrência de riscos durante a execução do projeto.

O risco tem 2 dimensões: (1) Probabilidade de sua ocorrência / (2) Impacto sobre o projeto (severidade do dano), podendo afetar:

• Desempenho (impossibilidade de atingir determinado requisito)
• Custo (surgimento de despesas adicionais)
• Cronograma (ocorrência de atrasos) e uma combinação destes

Problemas Comuns e Riscos do Projeto

(1) Necessidades e Objetivos Mal Definidos: As necessidades/objetivos do projeto devem estar alinhadas com o cliente. Para isso, ouvir o cliente é essencial.

(2) Planejamento de Má Qualidade: As possíveis causas destes problemas são que as estimativas de custo e tempo não se baseiam em projeções técnicas ou padrões históricos, os dados do planejamento estão incorretos ou a previsão dos recursos não é coerente com as atividades. Planejamento de má qualidade reflete nas condições de execução.

(3) Proposta Mal Feita: Possíveis causas são:

• Elaboração da proposta é encarada como tarefa de segunda classe
• Falta de qualidade da proposta pode prejudicar a aceitação de uma boa realização do projeto.

(4) Falhas na Execução: Possíveis causas são:

• Equipe sem qualificações necessárias
• Pessoas desmotivadas
• Os participantes do projeto são solicitados a se envolver em outros assuntos

(5) Dificuldades do Gerente: Origem das dificuldades:

• Preocupação excessiva com os detalhes
• Premissas incorretas dos fatores que motivam o empenho da equipe
• Dificuldade com o desempenho dos papéis associados ao processo

Tipos de Riscos Comuns em Projetos

• Riscos Técnicos: à natureza do projeto e sua execução

- Análise insuficiente das condições para a execução

- Falta de domínio da tecnologia ou equipamentos

- Eventos e atividades sujeitas a imprevisibilidade

- Planejamento mal feito e equipe mal organizada

- Instalações malfeitas

- Manutenção malfeita

- Erros de execução

• Riscos Contratuais: aos fornecedores e contratos

- Diferenças na qualidade, na quantidade e nos preços dos materiais usados

- Atraso nos pagamentos feitos pelos contratantes

- Mudança de escopo, prazos e custos

- Problemas com fornecedores (financeiro / conflito interno)

- Incapacidade de cumprimento do contrato pelos fornecedores

• Riscos do Negócio: Associados ao investimento e seu retorno

- Análise incorreta da viabilidade do negócio

- Competidores com maior competência e/ou velocidade

- Surgimento de tecnologia superior à do projeto

- Fluxo de caixa desfavorável

- Incapacidade de aproveitar novos negócios

• Riscos Conjunturais: ao ambiente de negócios

- Conjuntura econômica

- Interferência de agentes do governo ou de organização não governamentais

Planejamento das Respostas a Riscos

• PREVENÇÃO: Tomar providências para eliminar ameaças ao projeto
• MITIGAÇÃO: Reduzir os impactos dos riscos até um nível tolerável
• TRANSFERÊNCIA: Mudar o foco da responsabilidade, para que alguém assuma o risco, especialmente quando há possibilidade de prejuízo financeiro.
• ACEITAÇÃO: Aceitar o risco e não tomar medidas para evitar.
• COMPARTILHAMENTO: Dividir os riscos com parceiros.

Gerenciamento da Qualidade do Projeto

• Qualidade é: O conjunto das características ou especificações de uma entidade (produto, serviço, evento, conceito, pessoas, grupo ou organização).

Administração da Qualidade

• (1) Planejamento da Qualidade do Produto: Consiste em definir as características do produto ou especificações, com base na análise das necessidades.

Abrange dois tipos de características:

- Especificações Funcionais: Traduzem as necessidades e expectativas dos clientes em termos de desempenho que o produto deverá alcançar e descrevem o produto na linguagem do cliente.

- Especificações Técnicas: Nascem das especificações funcionais e descrevem as características do produto em termos e atributos técnicos.

• (2) Garantia da Qualidade do Produto: É o processo de elevar ao máximo a certeza de que as características ou atributos planejados estarão presentes no produto que o projeto deve fornecer. Para garantir a qualidade, é preciso estruturar um sistema da qualidade.

Elementos do Sistema da Qualidade:

• Procedimento padronizado
• Especificações de qualidade de produtos e serviços
• Departamento de coordenação da política da qualidade
• Manuais de Administração da Qualidade

• (3) Controle da Qualidade do Produto: O objetivo do controle de qualidade é separar os resultados errados dos certos, enquanto que a garantia da qualidade procura evitar a incidência de erros e defeitos.
• (4) Planejamento da Qualidade do Projeto: Depende do tipo de projeto, de condicionantes relacionados às especificações de desempenho do produto e avaliação dos requisitos especificados para os entregáveis.

Níveis de EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos)

• EGP Nível 1 (Escritório de Controle de Projetos)

Um EGP de Nível 1 é utilizado para controle de projetos e é responsável pela emissão de relatórios e pelo acompanhamento de indicadores previamente estabelecidos, sem influenciar a forma como os projetos estão sendo conduzidos.

• EGP Nível 2 (Escritório de Apoio ou Suporte de Projetos): Um EGP de Nível 2 é geralmente utilizado para controle de projetos grandes ou de um número um pouco maior de projetos pequenos e médios. É responsável por:

• Todas as funções de um EGP de Nível 1
• Estabelecer e verificar o cumprimento de padrões e métricas
• Controlar e armazenar as lições aprendidas e os relatórios gerados
• Assumir o papel de mentor para projetos com problemas.

• EGP Nível 3 (Escritório Estratégico de Projetos)

Um EGP de Nível 3 opera no nível corporativo, coordenando e definindo políticas para todos os projetos dentro da organização, gerenciando o portfólio corporativo e prestando auxílio aos Escritórios de Nível 1 e 2, se existirem. Neste nível, um EGP geralmente é considerado um centro de excelência em gerenciamento de projetos. É responsável por:

• Todas as funções do EGP de Nível 2;
• Identificação, priorização e seleção de projetos;
• Implantação e manutenção de um sistema de informações;
• Desenvolvimento profissional dos profissionais do EGP

Resumo Geral dos Níveis de EGP

No geral, um Escritório de Nível 1 trabalha controlando as atividades do dia a dia dos projetos, para ajudar os gestores a assegurar que a equipe do projeto alcance suas metas, resultados e orçamento estipulados. Um EGP de Nível 2 difere de um de Nível 1 principalmente pelo poder de influir no andamento dos projetos por meio de tutoria (mentoring) e definição de metodologias, técnicas, métricas e ferramentas a serem utilizadas. Entre os Níveis 2 e 3 dos EGP, a principal diferença é o caráter corporativo do Nível 3, em relação ao caráter departamental do Nível 2.

Cargos e Responsabilidades no Projeto

• Presidente

  Decide sobre inclusão ou exclusão de projetos da carteira de projetos. Acompanha resultados das análises e decisões relativas ao comprometimento de recursos da organização para realização de projetos.

• Gerente Funcional

  Participa da análise dos recursos necessários para realização do projeto, participa da montagem da equipe para o planejamento e execução do projeto, é responsável pelo treinamento de seus funcionários.

• Gerente do Projeto

  Define o plano de trabalho, monta a equipe e define as atribuições de seus integrantes, apresenta e explica os planos na diretoria e nos órgãos colegiados, assegura que os membros da equipe conheçam suas responsabilidades e de seus colegas. Assegura a produção de todos os resultados definidos no escopo do projeto.

• Coordenador de Projetos (EGP)

  Elabora e administra a pauta das reuniões da diretoria para a análise e acompanhamento de projetos, acompanha a disponibilização dos recursos necessários para o planejamento e execução dos projetos, orienta a elaboração e avalia a qualidade dos planos do projeto.