Gestão Arquivística: História, Aquisição e Acesso a Documentos

História Custodial e Arquivística

A história do arquivo informa sobre a guarda física da documentação, incluindo se foi transferida. É fundamental fornecer informações sobre a história da unidade de descrição que sejam significativas para a sua autenticidade, integridade e interpretação. Deve-se registar as sucessivas transferências de propriedade, responsabilidade ou custódia da unidade de descrição e indicar as circunstâncias que contribuíram para a sua estrutura e organização atuais, tais como a sua história, reutilização de documentos ou migrações de software.

Fonte Imediata de Aquisição ou Transferência

Esta seção identifica a fonte imediata de aquisição ou transferência da unidade de descrição. Deve-se registar a fonte, a data ou modalidade de aquisição da unidade de descrição, desde que nenhuma informação seja confidencial. Se a fonte for desconhecida, tal facto deve ser igualmente registado.

Zona 3: Conteúdo e Estrutura

Esta zona, que abrange informações sobre o assunto, avaliação e eliminação, permite aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição. De acordo com o nível de descrição, deve-se facultar um sumário do âmbito (geográfico e cronológico) e um resumo do conteúdo, que pode incluir:

• Tipos de documentos
• Assuntos abordados
• Procedimentos administrativos

Avaliação, Seleção e Eliminação

É importante fazer referência a quaisquer perdas de informação e facultar dados sobre qualquer ação relativa à avaliação, seleção e eliminação de documentos.

Zona 4: Condições de Acesso e Utilização

Esta zona aborda o estatuto legal, as condições de acesso e reprodução, o idioma empregado e os instrumentos de pesquisa. Deve-se facultar informação sobre o estatuto legal e outras disposições que restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição. É necessário especificar a legislação, estatuto legal, regulamentações ou decisões que afetem o seu acesso, bem como indicar a duração do período de restrição e a data em que os documentos poderão ser consultados.

Condições de Reprodução

Devem ser indicadas quaisquer restrições à reprodução dos documentos, como por exemplo, em casos de medicina legal ou dados pessoais que não tenham autorização da entidade produtora para consulta. É crucial informar sobre os direitos de autor e como estes regulam a reprodução.