Gestão de Compras: Processo, Fornecedores e Regulamentos ISO

Etapas Essenciais do Processo de Compra

Para iniciar, é fundamental conhecer o mercado. Isso implica analisar as informações relativas à produção, distribuição e venda de um determinado material, a fim de definir a política de compra a ser seguida pela empresa. As fontes de informação onde você pode encontrar esses dados são: Internet, agências governamentais, jornais, bancos de dados, etc.

O processo de compra segue as seguintes etapas:

1. Avaliar as Necessidades: Analisar as informações sobre o que comprar e a quantidade necessária. As empresas centralizam as compras através do Departamento de Compras, que recebe os pedidos por meio de um boletim interno (Boletim de Compra), especificando o tipo de material ou produto.
2. Revisão e Classificação do Pedido: Após a receção dos boletins de compra, a equipe de compras deve revisá-los e classificá-los.
3. Solicitação de Acordos e Valor (Cotação): Pedir informações sobre os produtos ou materiais que a empresa deseja comprar e avaliar fatores como preço, qualidade, prazos de entrega, confiabilidade na continuidade da entrega e flexibilidade (nível de localização, tecnologia e política da sociedade fornecedora).
4. Concurso Público: É exigido nos seguintes casos: quando se compra um produto pela primeira vez, quando a compra é de alto custo, ou quando se deseja ampliar a carteira de fornecedores e os atuais não são satisfatórios.
5. Busca e Seleção de Fornecedores: Estabelecer uma lista de empresas ou organizações que oferecem os produtos ou materiais, solicitando a apresentação de propostas com base em certos fatores de interesse. Para a seleção, deve-se levar em conta: a boa qualidade dos produtos, a expedição da ordem no período contratado, o menor preço, excelente atendimento, a garantia de devolução do dinheiro em caso de produtos defeituosos ou confusão de produto, além de instalações, tecnologia e reputação.
6. Negociação e Execução da Compra: Fase em que se esclarecem pontos que não estavam previstos na proposta e se estabelecem relações comerciais que perduram ao longo do tempo.
7. Verificação e Fiscalização da Compra: Garantir que todo o material solicitado foi entregue e que o fornecedor cumpriu os acordos. Se a compra for bem-sucedida, a relação comercial entre eles será duradoura e, para as seguintes ordens, não será necessário completar todo o processo de compra.

Departamento de Compras

O Departamento de Compras tem como objetivo adquirir os bens e serviços necessários para atingir os objetivos da empresa.

Atribuições do Departamento de Compras

• Operações de Compras: Responsável por iniciar, gerenciar e monitorar todas as requisições para os fornecedores externos e servir de ligação entre outros serviços. Os pedidos de compra devem ser feitos por escrito e aprovados pelo Gerente de Compras.
• Regulação das Relações com Fornecedores: Tratamento justo e cortês com os vendedores. Todos os licitantes devem receber o mesmo tratamento.
• Ajuste para Funcionários da Empresa: Regulamentar o uso do poder de aquisição ou do preço de compra da empresa para compras pessoais dos funcionários.

Política de Compras (Tipos de Contrato)

A política de compras define os termos finais de aquisição de materiais, produtos ou serviços para atender às necessidades futuras.

Tipos de Contrato de Acordo com as Condições de Mercado

• Mercados Estáveis: Característicos de produtos industriais e serviços. No curto prazo, são completamente insensíveis às forças de oferta e demanda.
• Mercados Instáveis: Caracterizados por grandes quantidades de matérias-primas que sofrem enormes mudanças de preço no curto prazo. Seu mercado é global, com um grande volume de compradores e vendedores. Os preços são influenciados por forças políticas, meteorológicas, econômicas e, sobretudo, especulação (mercado spot, especulativo, incerto).

Tipos de Compra Segundo a Origem das Necessidades

• Cíclica: Compras de rotina.
• Especiais: Geralmente grandes investimentos.
• Sazonais/Diárias: Compras que satisfazem necessidades sazonais.
• Oportunidades: Ocorre quando os preços estão baixos.

Comakership e Relações com Fornecedores

Comakership: É uma forma de gerir a relação entre comprador e fornecedor, defendendo objetivos comuns.

Instantâneo: Refere-se a compras que satisfazem necessidades sazonais ou imediatas.

Níveis de Relacionamento com Fornecedores

Estes níveis definem a profundidade da parceria e cooperação:

• Nível III: Operadora Convencional: Negociações baseadas nas especificações mínimas de qualidade e preço. Ordens de fornecimento de curto prazo. Avaliação regular de 100% da oferta para evitar erros no estoque.
• Nível II: Fornecedor Associado (Contrato Operacional): Prazo longo. Valor e Qualidade Garantidos. Responsabilidade total pelas entregas. Aceitação de testes. Fornecimentos sem processo direto da produção (sem estoque). Entregas frequentes em pequenos lotes. Melhorias sistemáticas de qualidade e preço. Consultas e formação de fornecedores.
• Nível I: Fornecedor Parceiro (Contrato Global): Cooperação no design. Investimentos em P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) e tecnológicos. Intercâmbio constante de informações sobre o andamento.

Regulamentos e Tendências de Aquisição

Regulamentos ISO 9000 (Gestão da Qualidade)

• ISO 9000: Sistemas de Gestão da Qualidade. Fornece diretrizes gerais para os sistemas de gestão da qualidade.
• ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos. Define os requisitos mínimos a serem cumpridos por um sistema de gestão da qualidade. Pode ser usado para aplicação interna, certificação ou para fins contratuais.
• ISO 9004: Sistemas de Gestão da Qualidade – Diretrizes para o Desempenho. Proporciona orientação para ir além dos requisitos da ISO 9001, buscando a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade.

E-procurement

O E-procurement é a compra e venda eletrônica de bens, serviços e suprimentos. Características: Sites de e-procurement permitem que os usuários procurem compradores e vendedores qualificados e registrados de bens e serviços.

Outsourcing (Terceirização)

O Outsourcing é um processo económico no qual uma determinada empresa move ou delega os recursos destinados a satisfazer certas tarefas para uma empresa externa através de um contrato. Isto é especialmente verdadeiro no caso da terceirização especializada.

A empresa pode contratar:

• Apenas pessoal (o cliente fornece recursos como instalações, hardware, software).
• Pessoal e recursos (a empresa externa fornece ambos).