Gestão de Dados Contábeis: Cadastro, Consulta e Alteração

Cadastro e Consultas

Cadastrar uma atividade ou transação é registrá-la na memória do computador, de acordo com os parâmetros estabelecidos pelo sistema utilizado. Essa providência elimina a necessidade de repetições de procedimentos e facilita o acesso ou consulta às informações desejadas.

Cadastro do Elenco de Contas

Inclusão de Contas

Após a elaboração cuidadosa do plano de contas, deve ser feita a inclusão no sistema do elenco de contas analíticas e dos grupos e subgrupos.

A inclusão deve envolver os principais dados das contas, tais como:

• Código completo e reduzido;
• Controle de interveniência ou divisão;
• Nome ou título;
• Nível (sintético ou analítico);
• Status ou natureza (devedora ou credora);
• Forma de apuração do saldo (mensal ou diário).

Alteração de Contas

Se uma conta for implantada ou cadastrada com o nome ou saldo inicial errado, é possível fazer a alteração devida sem afetar os lançamentos que já tenham sido efetuados nela.

Exemplificando Alterações

Se o título da conta CAIXA foi implantado com o nome CAIXAS, basta entrar no menu de alterações e corrigir, informando o nome correto. Os sistemas possibilitam que se façam alterações em data, valor, nome, histórico, códigos e níveis das contas.

Cadastro de Eventos e Transações

As transações praticadas pelas empresas são consideradas eventos. Esses eventos têm o mesmo significado de um fato contábil ou fenômeno patrimonial. Assim, as vendas à vista e a prazo, as compras à vista e a prazo, os pagamentos de despesas em dinheiro ou cheque, os depósitos bancários, todos eles são eventos ou fatos contábeis que necessitam de registro na contabilidade da empresa.

Os sistemas informatizados permitem o cadastro dos eventos para facilitar o processo de contabilização. Esse procedimento torna possível o lançamento automático na contabilidade, informando-se apenas:

• O código do evento;
• A data do registro;
• O valor do documento;
• O complemento do histórico, se for necessário.

Exemplos de Eventos Diários

• Recebimentos pelo caixa referentes às vendas à vista;
• Vendas a prazo com cartão;
• Vendas a prazo com duplicatas;
• Pagamentos a fornecedores através de cheque;
• Pagamentos a fornecedores através de dinheiro.

Exemplos de Eventos Mensais

• Pagamento da folha mensal e respectivos encargos;
• Depreciações;
• Rateios de despesas para apropriação dos custos indiretos;
• Pagamento de despesas de manutenção (água, luz, telefone).