Gestão de Documentos e Pedidos de Venda

Materiais de Vendas

As operações realizadas nas secções de compra, armazenagem, produção e vendas devem ser devidamente refletidas documentalmente. Para registar as mesmas, sempre que um artigo muda de local ou se transforma noutro material, deve existir informação documental que justifique a alteração.

Um documento é informação estruturada em suporte físico ou eletrónico, cujo objetivo é registar as transações e as pessoas nelas envolvidas.

Os documentos compõem o fluxo administrativo das operações comerciais relacionadas com o stock. Este fluxo começa no momento em que a loja ou armazém deve ser abastecido.

Fluxo Documental Básico

A ordem que o fluxo de documentos geralmente segue é:

• O cliente solicita bens, serviços ou ambos através de um pedido.
• O vendedor entrega a mercadoria ou presta o serviço solicitado e, para registo, emite a respetiva guia de remessa (ou nota de entrega).
• O fornecedor emite a fatura, que é paga pelo comprador na data acordada.
• O comprador paga a sua dívida através de cheque, transferência bancária, letra de câmbio, etc., sendo emitido um recibo pelo vendedor.

Por vezes, surgem também outras operações relacionadas com a venda, como a devolução de mercadorias (que origina uma nota de crédito) ou o débito de despesas não incluídas inicialmente na fatura (que origina uma nota de débito).

Documentos Relacionados com o Stock

Os produtos que entram num armazém podem vir de fontes externas (fornecedores) ou da própria empresa (transferências internas, produção). Quando saem, o seu destino pode ser outras empresas (clientes) ou outras lojas/armazéns da mesma empresa.

As transações comerciais entre empresas (fornecedores e clientes) utilizam dois tipos principais de documentos:

• Relacionados com Vendas/Compras: Pedidos, guias de remessa, faturas, notas de débito, notas de crédito.
• Relacionados com Pagamentos/Recebimentos: Recibos, cheques, letras de câmbio, comprovativos bancários.

O fluxo de mercadorias dentro da própria organização gera documentos internos, como requisições internas, notas de receção ou expedição, ordens de transferência, ordens de fabrico ou folhas de atividade.

O Pedido de Compra (ou Nota de Encomenda)

Quando uma empresa necessita de bens, tem geralmente duas opções: solicitar o produto diretamente ao fornecedor ou aguardar a visita de um representante. É comum iniciar o processo por telefone, mas este deve ser posteriormente confirmado por escrito (carta, email, formulário).

O pedido de compra (ou nota de encomenda) é um documento emitido pelo comprador quando solicita materiais ou serviços a uma empresa fornecedora.

O pedido pode ser enviado por correio normal ou eletrónico. Deve-se guardar uma cópia para verificar posteriormente a mercadoria recebida. É comum enviar duas cópias ao fornecedor para que uma seja devolvida assinada como confirmação de aceitação, especialmente quando o pedido inclui condições específicas não previstas no contrato geral.

Um pedido pode ser firme ou condicional. O pedido firme é emitido quando o comprador conhece as condições do vendedor e as aceita sem reservas. O pedido condicional é aquele que fica pendente de confirmação por parte do comprador ou do vendedor.

Tipos de Pedidos

Quanto à Forma

• Pedido Normal/Pontual: Usado para solicitar mercadorias necessárias num curto prazo (semana, mês, estação).
• Pedido Programado/Contrato: Emitido após um estudo preliminar das necessidades para um ou mais produtos durante um período definido (e.g., anual). Leva em conta stocks mínimos, existentes e entregas pendentes. A entrega pode ser faseada, mediante notificação da quantidade e data.
• Pedido Aberto: Emitido para solicitar uma quantidade aproximada de artigos, sem um compromisso firme de compra, pois o cliente só aceita as remessas que confirmar previamente.
  • Características: Os prazos de entrega são geralmente muito curtos, exigindo que o fornecedor mantenha um stock mínimo. O preço pode ser fixo ou sujeito a ajustes justificados (e.g., novas tabelas).
  • Vantagens: Redução de stocks e capital investido; preços de compra potencialmente mais baixos devido ao volume; redução de custos administrativos e burocracia.

Quanto ao Tipo de Material/Finalidade

• Pedido Extraordinário: Usado para solicitar materiais urgentes ou para necessidades especiais e pontuais.
• Pedido de Reposição: Iniciado pelo armazém/loja (via boletim de compras) para repor artigos que atingiram o stock mínimo definido.
• Pedido de Serviço: Usado para solicitar a prestação de um serviço ou a execução de uma tarefa específica. Os materiais necessários podem ser fornecidos pelo contratante ou pelo contratado e podem estar incluídos ou não no pedido.
• Pedido Standard (Materiais/Mercadorias): O tipo mais comum, emitido para solicitar os itens necessários (para revenda, consumo interno, produção), independentemente de serem para reposição ou consumo direto.

O Formulário de Pedido

A informação que deve constar no formulário de pedido inclui:

• Dados do Comprador: Nome ou denominação social, morada completa, número de identificação fiscal (NIF/NIPC). Se as nacionalidades forem diferentes, indicar também o país.
• Número do Pedido: Número sequencial (pode ser uma sequência única ou uma por fornecedor).
• Data de Emissão: Data em que o pedido é criado.
• Dados do Fornecedor: Nome ou denominação social, morada, NIF/NIPC.
• Detalhe dos Itens Solicitados: Código/Referência, descrição do produto/serviço, unidade de medida, quantidade, preço unitário, valor total por item (e, opcionalmente, valor total do pedido).
• Termos e Condições: Condições de pagamento, prazo de entrega previsto, local de entrega, descontos aplicáveis, outras condições acordadas.

Livro de Registo de Pedidos

O controlo dos pedidos pode ser feito através de um livro de registo (físico ou digital), que geralmente contém:

• Número do Pedido
• Data de Emissão
• Fornecedor (Nome/Código)
• Valor Total
• Data de Entrega Prevista
• Data de Receção
• Número da Guia de Remessa Associada
• Observações

A Guia de Remessa

É um documento preparado e enviado pelo vendedor ao comprador, juntamente com a mercadoria. A sua principal função é servir como comprovativo da entrega da mercadoria ao cliente e como base para a posterior emissão da fatura. São emitidas várias cópias da guia de remessa, cada uma destinada a um departamento diferente.

O original e uma cópia são geralmente enviados ao cliente. Este devolve a cópia assinada como comprovativo de receção.

Outra cópia fica no armazém do vendedor para justificar a saída da mercadoria.

Uma terceira cópia é encaminhada para o departamento de vendas ou faturação para processamento.