Gestão Empresarial: Funções, Departamentos e Aprovisionamento

A Empresa

A empresa é uma unidade económica criada com o objetivo de obter lucro através do exercício de um negócio. Podem ser classificadas em:

• Setor Primário (Extrativista): Extraem matérias-primas (ex: pesca).
• Setor Secundário (Industrial): Transformam matérias-primas em produtos acabados (ex: móveis).
• Setor Terciário (Serviços): Disponibilizam ao consumidor bens e serviços provenientes dos setores primário e secundário (ex: transporte).

Funções da Empresa

• Função Técnica: Realiza as atividades necessárias para o fabrico ou transformação de produtos, incluindo o fornecimento de matérias-primas.
• Função Comercial: Atividades relacionadas com a venda de produtos fabricados ou adquiridos (ex: publicidade).
• Função Financeira: Atividades relacionadas com os fluxos de capital (ex: análise do retorno sobre o investimento).
• Função Social: Relacionada com os aspetos sociais e trabalhistas dos funcionários (ex: RH, folha de pagamento).
• Função Administrativa: Gere a administração e controlo das operações nas diversas seções da empresa (ex: contabilidade, recibos, pagamentos, correspondência).

O Departamento de Compras

O departamento de compras é responsável pela gestão da aquisição de produtos e serviços necessários para o bom funcionamento da empresa, de modo que esta possa alcançar os seus objetivos. O planejamento de aquisições e a programação do aprovisionamento são coordenados com os objetivos e estratégias de outras áreas funcionais da empresa, tendo em conta, pelo menos:

• Os orçamentos preparados no departamento financeiro.
• As necessidades de matérias-primas e produção de serviços (cálculos do departamento, gestão de pessoal e material do armazém).
• As vendas esperadas pelo departamento comercial.

Funcionários do Departamento de Compras

O Gerente de Compras é responsável por organizar, coordenar e controlar todas as atividades relacionadas com o serviço de gestão do escritório. As suas funções são:

• Definir metas a serem alcançadas em cada período.
• Organizar as atividades do seu departamento para que ocorram de forma eficaz.
• Receber e aplicar newsletters de comunicação de forma eficiente.
• Gerir a documentação de compras e transferi-la para o departamento de administração para processamento.
• Elaborar relatórios sobre alterações que possam afetar a continuidade, qualidade, preço ou serviço.
• Controlar o cumprimento dos prazos por parte dos fornecedores.

Os Compradores são responsáveis pela contratação dos materiais e serviços necessários para a empresa e dependem do gerente de compras.

Aprovisionamento e Gestão de Compras

A gestão de aprovisionamento é o conjunto de operações realizadas pela empresa para adquirir os materiais necessários quando tem de realizar atividades de produção ou comercialização dos seus produtos. Inclui o planejamento e gestão de contratos, o armazenamento dos produtos necessários e a aplicação de técnicas para manter um stock mínimo de cada material, garantindo que tudo isto acontece nas melhores condições e ao menor custo.

As funções da gestão de aprovisionamento são:

• Comprar os materiais necessários para o fabrico ou comercialização de produtos.
• Gerir o armazenamento de produtos, implementando técnicas para manter um nível mínimo de inventário de cada material.
• Controlar os stocks e os custos associados, utilizando as técnicas de gestão e armazenamento mais adequadas.

A gestão de compras funciona como recetor dos pedidos de materiais necessários, pesquisa fornecedores e toma as medidas necessárias para atingir os stocks necessários de produtos da empresa.

Funções do Departamento de Compras (Detalhado)

• Analisar tendências de mercado, antecipando mudanças de preço, novas tendências, novos produtos ou técnicas utilizadas na concorrência.
• Realizar estudos de fornecedores.
• Manter relações com os fornecedores para obter um fornecimento rápido e eficiente do produto solicitado, procurando tirar partido de facilidades de pagamento ou de soluções de transporte para melhorar os custos.
• Organizar e agir em coordenação com outros departamentos da empresa.