Gestão e Liderança: Guia Completo

Gestão e Liderança

Introdução à Gestão

Gestão é o processo de criar organizações que funcionem, adicionando valor aos recursos utilizados. Esse valor é subjetivo, variando de acordo com as perspectivas.

Existem dois tipos de organizações: lucrativas e não lucrativas. Ambas visam criar valor, saúde e bem-estar, articular e implementar ideias e gerar empregos.

A gestão coordena atividades de trabalho com eficiência (fazer as coisas certas) e eficácia (fazer as coisas da maneira certa).

Influência dos Processos de Gestão

Processo Interpessoal

Surge da autoridade do gestor e reflete suas relações com as pessoas dentro e fora da organização.

• Figura de proa: o gestor representa a organização.
• Líder: relação dos gestores com as pessoas.
• Elo de ligação: Contatos com pessoas externas.

Processo Informacional

Obtém informações sobre eventos internos e externos à organização.

• Monitor: Busca, recebe e seleciona informações.
• Disseminador: Compartilha as informações obtidas.
• Porta-voz: Transmite informações para pessoas fora da organização.

Processo Decisional

Decorre da necessidade de tomar decisões inerente à função de gestor.

• Empreendedor: Criatividade, iniciativa e capacidade de mudança.
• Solucionador de conflitos: Lidar com problemas e mudanças inesperadas.
• Afetador de recursos: Distribui os recursos da organização.
• Negociador: Busca consensos dentro da organização.

Influência das Funções de Gestão

Planeamento

Definir objetivos e estratégias para alcançá-los, elaborando planos para integrar e coordenar atividades.

Organização

Alocar recursos, definir tarefas, designar pessoas para executá-las, agrupar tarefas, definir níveis de reporte e tomada de decisão.

Liderança

Guiar e motivar os stakeholders, gerenciando o comportamento dos subordinados.

Controlo

Monitorar atividades para garantir que sejam executadas conforme o planejado.

Modelos de Gestão

Modelos Racionais

Taylor e a Gestão Científica

Taylor propôs o estudo científico dos métodos de trabalho para aumentar a eficiência. Esse estudo deve basear-se em fatos e experimentos, não em suposições. Inclui estudo de tempos e movimentos, padronização de processos, incentivos monetários e seleção do trabalhador ideal para cada tarefa. O objetivo principal é a prosperidade do dono da fábrica.

Princípios da Gestão Científica:

1. Estudar cientificamente cada parte da tarefa e desenvolver o método ideal de execução.
2. Selecionar e treinar cuidadosamente os trabalhadores para executar a tarefa segundo o método científico.
3. Cooperar com os trabalhadores para garantir a aplicação do método correto.
4. Dividir trabalho e responsabilidades, com gestores planejando os métodos (usando princípios científicos) e trabalhadores executando o trabalho corretamente.

Modelo dos Processos Internos

Max Weber: Teoria focada em regras, hierarquia e procedimentos. As organizações devem funcionar racionalmente, sem depender de vontades arbitrárias. Regras formais, especialização do trabalho, impessoalidade, promoção por mérito e hierarquia definida.

Henri Fayol: A Gestão Administrativa é um conjunto de conhecimentos transmissíveis e ensináveis. Ênfase na coordenação interna da organização e na empresa como um todo.

Funções de Gestão: Planear, Organizar, Comandar, Coordenar, Controlar.

Princípios de Administração: Divisão do trabalho, autoridade, disciplina, unidade de comando, unidade de direção, subordinação do interesse individual ao geral, remuneração do pessoal, centralização, cadeia de comando, ordem, equidade, estabilidade de pessoal, iniciativa.

Modelo das Relações Humanas

Foco na pessoa como ser social com múltiplas necessidades.

Mary Parker Follett: Confiança nas burocracias, desde que as pessoas possam analisar problemas e implementar soluções. Democracia participativa em grupos organizados.

Elton Mayo: O trabalho e a vida pessoal se influenciam mutuamente. As chefias devem considerar as pessoas de forma holística. Introdução do conceito de "homem social" em oposição ao "homem econômico".

Modelo dos Sistemas Abertos

Baseado na teoria dos sistemas, considera a organização como um sistema aberto que interage com partes internas e com o ambiente externo.

Meio Envolvente das Organizações

Meio Competitivo - 5 Forças de Porter

A intensidade das 5 forças de Porter influencia a rentabilidade das empresas, impactando preços, custos e investimentos.

1. Ameaça de novos participantes: Depende da facilidade de superar barreiras à entrada.
2. Intensidade da concorrência: Maior competitividade reduz os lucros.
3. Poder dos clientes: Clientes buscam preços mais baixos.
4. Poder dos fornecedores: Elevado quando há poucos fornecedores ou produtos diferenciados.
5. Ameaça de produtos substitutos: Produtos que podem substituir os existentes (ex: plástico substituindo vidro).

Meio Envolvente - PESTAL

PESTAL analisa fatores Políticos, Económicos, Sociais, Tecnológicos, Ambientais e Legais que impactam as organizações.

Planeamento

O planeamento define metas, especifica a implementação dos planos e avalia os resultados. Motiva as pessoas, otimiza recursos e permite a avaliação do alcance dos objetivos. Ajuda a lidar com a incerteza, define responsabilidades e melhora a coordenação.

Tipos de Planos

Planos estratégicos: Aplicáveis a toda a organização, definem as principais diretrizes e atividades. Abrangem o longo prazo.

Planos operacionais: Definem como atingir os objetivos estratégicos. Mais específicos, indicam os departamentos ou funções envolvidos na execução da estratégia.

Recolha de Informação

Compreender o meio competitivo e envolvente através da análise das 5 forças de Porter e da PESTAL. Análise interna (SWOT) para identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Definição da Missão e Objetivos

Missão: Declaração sobre clientes, produtos e propósito da organização. Razão de ser da organização.

Objetivos: Transformam a missão em compromissos, direcionando o foco e permitindo a avaliação do progresso. Devem ser SMART (Specific, Measurable, Attainable, Rewarded, Timed).

Tomada de Decisão

Uma decisão é um compromisso para uma ação específica. O processo envolve identificar problemas e oportunidades e encontrar soluções.

Etapas da Tomada de Decisão

1. Identificar o problema.
2. Definir objetivos.
3. Definir critérios de decisão.
4. Desenvolver alternativas.
5. Analisar alternativas.
6. Implementar a alternativa escolhida.
7. Avaliar os resultados.

Tipos de Decisões

Decisões programadas: Resoluções baseadas em procedimentos, regras e políticas.

Decisões não programadas: Situações novas e com informações únicas, ambíguas e sujeitas a interpretações.

Condições das Decisões

• Certeza: Informação completa sobre custos e benefícios de todas as alternativas.
• Risco: Informação suficiente para estimar probabilidades das alternativas.
• Incerteza: Objetivos claros, mas falta de informação para estimar riscos.
• Ambiguidade: Falta de clareza nos objetivos e na forma de atingi-los.

Modelos de Decisão

Computacional-Racional: Maximização de ganhos com base em informações completas e objetivos consensuais.

Estratégias de Julgamento (Administrativa/Incremental): Racionalidade limitada, busca da primeira solução satisfatória.

Modelo Político: Tomada de decisão em contextos com diferentes grupos de interesse e objetivos conflitantes.

Garbage Can: Relação de causa-efeito não clara, decisões tomadas de forma aleatória.

Tomada de Decisão em Grupo

Riscos: viés de confirmação, generalização indevida, otimismo excessivo, groupthink (priorizar unanimidade em detrimento da análise crítica).

Estrutura da Organização

A estrutura define como o trabalho é dividido, supervisionado e coordenado. Define responsabilidades de divisões, departamentos e pessoas.

Especialização do Trabalho

Divisão do trabalho em tarefas específicas para promover a especialização. Definição de responsabilidades por áreas de trabalho (internas) e mercados (externas).

Elementos da Estrutura

• Cadeia de comando: Linha de autoridade do topo à base, incluindo autoridade, responsabilidade e delegação.
• Amplitude de controlo: Número de subordinados que reportam diretamente ao gestor.
• Centralização-Descentralização: Concentração da tomada de decisão no topo (centralização) ou em níveis inferiores (descentralização).
• Formalização: Grau de padronização do trabalho e de orientação por regras e procedimentos.

Tipos de Estrutura

Estrutura Simples: Baixa departamentalização, alta amplitude de controlo, autoridade centralizada, baixa formalização. Vantagens: rapidez, flexibilidade, baixo custo, responsabilidades claras. Desvantagens: inadequada para organizações grandes, risco de centralização excessiva.

Estrutura Funcional: Especialização por funções. Vantagens: concentra competência técnica, facilita o controlo. Desvantagens: dificulta a cooperação entre funções, pouca ênfase nos objetivos globais, dificuldade de adaptação a mudanças.

Estrutura Divisional: Divisão por produtos, clientes ou regiões. Vantagens: responsabilidade clara por custos e resultados, flexibilidade, capacidade de resposta a mudanças, facilita a inovação. Desvantagens: exige mais gestores, aumenta a insegurança dos trabalhadores, dificulta a especialização técnica.

Estrutura Matricial: Combina estrutura funcional e divisional. Vantagens: flexibilidade no uso de recursos, resposta a pressões do mercado. Desvantagens: tendência à anarquia, conflitos de poder, custos administrativos elevados.

Estrutura por Equipas: Formação de equipas temporárias para projetos específicos. Vantagens: flexibilidade, colaboração, foco no projeto. Desvantagens: gestão complexa, dificuldade de coordenação.

Estruturas em Rede: Conecta entidades independentes para realizar um processo produtivo em diferentes locais. Vantagens: flexibilidade, especialização, redução de custos. Desvantagens: dependência de parceiros, gestão complexa.

Teorias da Organização

Organizações Mecanicistas: Estrutura rígida, formalizada e centralizada. Adequadas para ambientes estáveis.

Organizações Orgânicas: Estrutura flexível, adaptável e descentralizada. Adequadas para ambientes dinâmicos.

Fatores Contingenciais

Fatores que influenciam a estrutura organizacional:

• Estratégia: Estratégia de custos vs. diferenciação.
• Tecnologia: Tipo de processo produtivo.
• Dimensão: Tamanho da organização.
• Meio envolvente: Estável vs. turbulento.
• Ciclo de vida: Fase de desenvolvimento da organização.
• Cultura organizacional: Valores e normas da organização.

Liderança

Liderança é o processo de influenciar pessoas para atingir objetivos. Os gestores exercem sua função através da liderança.

Modelo dos Traços

Líderes possuem características pessoais que os diferenciam. Limitações: número de fatores, influência de outras variáveis e do contexto.

Tipos de Liderança

Liderança Transacional: Motivação para atingir o desempenho esperado, recompensando o esforço e o comprometimento.

Liderança Transformacional: Inspiração para alcançar um desempenho superior, promovendo a mudança, o desenvolvimento e a autoconfiança.

Modelos Comportamentais - Kurt Lewin

Autocrático: Toma decisões unilaterais, impõe métodos de trabalho, limita o acesso à informação.

Democrático: Envolve o grupo na tomada de decisão, permite a escolha dos métodos de trabalho.

Laissez-faire: Dá liberdade total ao grupo, fornece recursos, responde a perguntas, mas não dá feedback.

Modelos Situacionais

A liderança eficaz depende das circunstâncias. Adaptação do estilo de liderança ao contexto.

Modelo Path-Goal

Influenciar a motivação e a satisfação dos subordinados, atuando na percepção dos objetivos de trabalho.

• Diretivo: Define expectativas, orienta métodos, esclarece padrões de avaliação e recompensas.
• Apoio: Considera o bem-estar dos indivíduos.
• Participativo: Consulta os subordinados.
• Orientação para a Excelência: Define objetivos desafiadores.

Motivação

Teoria X: O ser humano evita o trabalho e precisa ser controlado e coagido para trabalhar pelos objetivos da organização.

Teoria Y: O trabalho é natural, as pessoas buscam autocontrole e responsabilidade, aderindo aos objetivos em troca de recompensas.

Controlo

Garantir o cumprimento dos objetivos através de sistemas de controlo adequados.

Etapas do Controlo

1. Definir objetivos e padrões de desempenho.
2. Medir o desempenho real.
3. Comparar o desempenho real com o padrão.
4. Corrigir desvios significativos.

Tipos de Medidas de Controlo

• Medida no input: Controlo dos recursos na entrada do processo.
• Medida do processo: Monitoramento durante o processo operacional.
• Medida de output: Avaliação da quantidade e qualidade do produto final.

Medindo a Performance

Critérios de avaliação: qualidade, fiabilidade, velocidade, flexibilidade, custo.

Balanced Scorecard

Método que considera quatro perspetivas: financeira, clientes, processos internos e inovação e aprendizagem.