Gestão de Pessoas: Design, Descrição e Análise de Cargos

Gestão de Pessoas I

• Design de Cargos

  O cargo é a base para a atribuição de responsabilidades às pessoas nas tarefas organizacionais. Atribuir responsabilidades às pessoas é uma das maiores fontes de expectativas e de motivação.

  Baseia-se em:

  • Trabalho (atividade)
  • Atribuição (tarefa mais sofisticada, intelectual)
  • Função (conjunto de tarefas executadas de forma sistemática e consistente)

Definição de Cargo:

Um conjunto de funções (tarefas ou responsabilidades), com posição definida na estrutura organizacional da organização. Essa posição define a relação entre o cargo e outros cargos, ou seja, define o nível de subordinação hierárquica, subordinados e o setor onde está localizada.

Como é o Design de Cargos?

Quatro condições:

• Conjunto de tarefas e responsabilidades (conteúdo)
• Como vai cumprir com essas responsabilidades (método e processo de trabalho)
• A quem apresentará um relatório (responsabilidade)
• A quem deve supervisionar ou dirigir (autoridade)

Modelos de Design de Cargos

Modelo Clássico

• Taylor e Gantt: Administração Científica
• Racionalização do trabalho
• Separação das funções de gestão (pensar) e dos trabalhadores (atividade)
• Especialização do trabalho (quanto mais repetitiva a tarefa, mais eficiente o trabalho)

Comentários sobre o Modelo Clássico

• Características de um sistema fechado
• Denominada teoria da máquina (trabalhador tratado como uma máquina)
• Tecnologia é importante
• O tempo é importante para medir o cargo.
• Desenvolvimento, por exemplo, da linha de montagem: Ford

Vantagens do Modelo Clássico

• Admissão de empregados pouco qualificados, com salários baixos
• Fácil monitoramento e controle
• Aplicação em linha de montagem
• Atividades de normalização

Desvantagens do Modelo Clássico

• Cargos tornam-se monótonos e simples, pouco exigentes.
• Baixa motivação e insatisfação.
• Formação insatisfatória.
• Redução de custos.

Modelo Humanista

• Surgiu em 1930
• Substitui o conceito de ciência social, introduzindo a organização informal, liderança e persuasão, recompensas sociais e desempenho de grupo.
• Começam os primeiros estudos sobre liderança, motivação, comunicação.
• O foco não é o cargo em si, mas as pessoas que o ocupam.

Comparação entre Modelos

Modelo Clássico

• Foco na tarefa e tecnologia
• Conceito de "homem econômico" (salários e recompensas materiais)
• Aumento da eficiência do método de trabalho
• Preocupação com a estrutura do cargo
• Gerente dá ordens
• Execução de ordens
• Estrita obediência

Modelo Humanista

• Ênfase no indivíduo e no grupo social
• Conceito de "homem social"
• Recompensas sociais e simbólicas
• Maior eficiência na gestão de pessoas
• Preocupação com o contexto organizacional
• O gerente é um líder
• Comunicação e informação
• Participação nas decisões

Modelo Situacional

Envolve três variáveis: as diferenças individuais das pessoas, as tarefas envolvidas e a estrutura da organização.

É situacional, dependendo da adequação do design do cargo.

É baseado no design de cargos, mudando dinamicamente conforme o desenvolvimento pessoal do empregado e o desenvolvimento tecnológico da tarefa.

Envolve a aplicação da capacidade de autodireção e autocontrole da pessoa.

Os resultados individuais e do trabalho aumentam quando existem três estados psicológicos:

• Quando a pessoa acredita que seu trabalho é significativo e tem valor
• Quando a pessoa se sente responsável pelos resultados.
• Quando a pessoa conhece os resultados do seu trabalho.

Dimensões do Design de Cargos

• Variedade: Número e variedade de competências necessárias.
• Autonomia: Independência para planejar e executar.
• Significado das Tarefas: Interdependência da posição com outras e sua contribuição.
• Identidade da Tarefa: O sentimento de propriedade sobre o trabalho.
• Feedback: Informações recebidas pelo empregado para avaliar a eficácia de seus esforços.

Descrição e Análise de Cargos

A descrição está relacionada com as tarefas, obrigações e responsabilidades (conteúdo). As especificações, por sua vez, lidam com os requisitos que o ocupante deve atender (perfil).

Descrição de Cargos

Lista as tarefas ou funções que compõem o cargo e o distinguem de outras posições.

Detalha: Tarefas (o que fazer), Frequência (quando fazer), Métodos (como fazer) e Objetivos (por que fazer). A descrição de cargos foca nos aspectos intrínsecos.

Exemplo de Descrição de Cargo

GERENTE DE VENDAS

Departamento: Rancagua.

Unidade: Gestão de Negócios e Serviços

MISSÃO DO CARGO

Responsável pela supervisão da força de vendas em seu território e linhas de produtos, visando atingir as metas de vendas estabelecidas em quantidade e qualidade.

OBJETIVOS

• Recrutar e selecionar pessoal para manter a força de vendas autorizada.
• Formar novos agentes, ensinando metodologia de trabalho através de sessões de treinamento e motivação.
• Acompanhar os agentes em campo para treiná-los e verificar se estão aplicando as técnicas e procedimentos.
• Conhecer plenamente os produtos da empresa, participando de cursos e seminários de formação.
• Controlar a gestão de vendas para reafirmar o que é bom e corrigir erros.
• Executar tarefas administrativas, tais como análise das propostas, exigências de vigilância e coordenação com outras áreas operacionais da empresa.
• Controlar a cobrança de inadimplentes e executar tarefas de coleta.
• Realizar esforços para a adesão à venda direta ou segmentos de clientes mais rentáveis para o ING.
• Liderar efetivamente a equipe responsável, garantindo o cumprimento da missão da empresa e o alinhamento dos comportamentos que fazem parte da cultura do ING Chile.

Como Escrever a Descrição do Cargo?

• Identificação do Cargo: Nome, código, área, departamento ou gestão, cidade, região, etc.
• Resumo do Cargo: Um breve detalhamento geral e das principais atividades.
• Relacionamentos: A quem se reporta, quem supervisiona, com quem trabalha.
• Responsabilidades e Deveres: Lista detalhada.
• Autoridade: Definição dos limites de autoridade e responsabilidade na tomada de decisão, supervisão, gestão de recursos financeiros, etc.
• Critérios de Desempenho: Identificar e quantificar o que se espera do trabalhador.
• Condições de Trabalho e Meio Ambiente.
• Outras Condições: Horários especiais e viagens.

Análise de Cargos

A análise de cargos foca nos aspectos extrínsecos, ou seja, nos requisitos que o cargo exige do ocupante (requisitos comparativos).

Refere-se a quatro áreas de requisitos:

• Requisitos Intelectuais: Formação básica, experiência, iniciativa, habilidades, etc.
• Requisitos Físicos: Esforço físico e mental exigido, causas da fadiga, concentração, etc.
• Responsabilidades Implícitas: Supervisão direta e indireta de subordinados, manuseio de material, ferramentas ou equipamentos, dinheiro ou documentos, informações confidenciais, etc.
• Condições de Trabalho: Ambiente e fatores que podem tornar o trabalho desagradável, desconfortável ou sujeito a riscos. Avaliar o grau de adaptação.

A Análise de Cargos é:

É um processo sistemático de coleta e análise:

• O índice do cargo (tarefas).
• Os requisitos específicos.
• Os contextos das tarefas a serem executadas.
• O tipo de pessoas que devem ser contratadas.

Métodos de Análise e Descrição do Cargo

É responsabilidade da linha e das funções de pessoal.

Os métodos mais comumente utilizados:

• Observação Direta.
• Questionário.
• Entrevista Direta.
• Métodos Mistos.

1. Método de Observação Direta

a) É realizada observando-se o ocupante de forma direta e dinâmica, em pleno exercício de suas funções.

b) Utilizada para trabalhos simples e de rotina.

c) É complementada pela entrevista.

Vantagens

• Fiabilidade dos dados
• Não exige que o empregado interrompa suas atividades.
• Para cargos simples e de rotina.
• Permite observar o que o empregado faz e por que faz.

Desvantagens

• Custo (tempo gasto)
• A observação deve ser complementada com contato direto e verbal
• Não é fácil para cargos complexos.

2. Método do Questionário

a) Os registros são solicitados em questionários enviados aos funcionários que ocupam o cargo.

b) Exige a participação ativa do ocupante.

c) É necessário decidir como o questionário deve ser estruturado e quais questões devem ser incluídas.

d) O questionário pode ser aberto (solicitando ao empregado que descreva as principais atividades) ou altamente estruturado (com listas de verificação). Na prática, a melhor abordagem geralmente se encontra entre esses extremos. Um questionário típico de análise de trabalho pode conter tanto questões abertas quanto estruturadas.

Vantagens

• Pode ser preenchido em conjunto por chefe e subordinado.
• É acessível
• Abrange um maior número de pessoas
• Não afeta as atividades do executivo

Desvantagens

• Não recomendado para cargos de nível baixo
• Exige planejamento e preparação cuidadosos.
• Pode gerar respostas superficiais.

3. Método da Entrevista

• Abordagem mais flexível e produtiva.
• Permite troca de informações, verificação de inconsistências e consulta imediata.
• É realizado através de uma abordagem direta e verbal, com o ocupante do cargo ou seu chefe.
• Pode ser feito individualmente com cada um, ou com ambos, juntos ou separadamente.

Tipos de Entrevistas

• Entrevistas Individuais: Com cada funcionário
• Entrevistas Coletivas: Com grupos de trabalhadores que executam o mesmo trabalho
• Entrevistas com Supervisores: Com um ou mais supervisores que tenham pleno conhecimento do cargo que está sendo analisado.

A entrevista em grupo é usada quando um grande número de pessoas realiza um trabalho idêntico ou similar, permitindo a obtenção rápida de dados sobre o custo do trabalho.

Em geral, o supervisor imediato do empregado deve comparecer à sessão de grupo. Caso contrário, é recomendável entrevistar o supervisor separadamente para obter suas opiniões sobre os deveres e responsabilidades do cargo.

Independentemente do tipo de entrevista utilizada, é importante que os entrevistados compreendam perfeitamente a razão da entrevista, uma vez que há uma tendência a interpretar erroneamente as entrevistas como avaliações de eficiência.

Vantagens

• Os dados são provenientes de fonte primária
• Permite análises e esclarece dúvidas
• Melhor qualidade e maior transferência de dados
• Não há contraindicação

Desvantagens

• Pode gerar reação negativa se mal conduzida.
• Confusão entre opiniões e fatos
• Tempo perdido se o analista não estiver bem preparado.
• Alto custo operacional (envolve analistas e pode causar interrupção das atividades do ocupante).

Métodos Mistos

Combinações de dois ou mais métodos de análise, por exemplo:

• Questionário e entrevista (com os ocupantes).
• Questionário com o ocupante e entrevista inicial.
• Questionário e entrevista, ambos com o superior.
• Observação do ocupante e entrevista com o superior direto.
• Questionário e observação direta, ambos com o ocupante.
• Questionário com observação e entrevista com o superior direto e o ocupante.

Esta escolha dependerá da empresa, do objetivo da análise, das descrições de cargos existentes, do pessoal disponível, dos custos, etc.

Método do Diário/Blog

Pode-se solicitar aos trabalhadores que mantenham um diário, um blog ou listas de atividades a serem realizadas durante o dia. O trabalhador deve registrar todas as atividades.

Em geral, a coleta de dados para a análise de cargos centra-se na concepção do questionário. Os dados que devem ser obtidos são:

• Identificação e atualização.
• Deveres e responsabilidades.
• Recursos humanos e condições de trabalho.
• Níveis de desempenho.

Outros Dados a Coletar:

• Habilidades, escolaridade e conhecimentos necessários e especiais.
• Experiência.
• Responsabilidade.
• Ambiente de estresse e riscos.
• O perfil do ocupante e breve descrição.
• As referências (informações sobre as pessoas envolvidas na resposta, entrevista, exame e análise do questionário, bem como datas, locais e números de telefone).

Estágios da Análise de Cargos

1. Planejamento

Fase de planejamento (preparação e pesquisa).

• Definição do cargo.
• Desenvolver a estrutura organizacional (nível hierárquico, autoridade, responsabilidade e área de desempenho).
• Elaborar o cronograma de trabalho.
• Escolher o(s) método(s) de análise.
• Definir fatores de seleção e especificações: critérios universais e de discriminação.
• Dimensionar fatores e especificações: área de cada fator.
• Definir níveis de fatores de especificação: atribuição de valor à variável.

2. Preparação

• Recrutamento, seleção e treinamento do pessoal envolvido.
• Preparação do material.
• Preparação do ambiente (comunicação e relatórios).
• Coleta de dados preliminares.
• Este estágio pode ser realizado simultaneamente com a fase de planejamento.

3. Execução

• Aplicação do(s) método(s) de coleta de dados escolhido(s).
• Seleção dos dados.
• Análise e redação.
• Apresentação do projeto ao supervisor.
• Elaboração do projeto final de análise.
• Apresentação do projeto final para aprovação.

Objetivos da Descrição e Análise de Cargos

• Auxilia no desenvolvimento de anúncios de vagas.
• Determina o perfil do ocupante.
• Fornece informações para o desenvolvimento de treinamentos.
• Determina as escalas de pagamento.
• Estimula a motivação pessoal e facilita a avaliação de desempenho e mérito.
• Serve de guia para o supervisor e orienta os trabalhadores sobre suas funções.
• Fornece dados ao departamento de saúde e segurança para minimizar locais insalubres e perigosos.

Conclusão

A descrição e análise de cargos representa a fundação de todo o trabalho de ARH (Administração de Recursos Humanos), pois auxilia no recrutamento, seleção, formação, administração salarial, avaliação de desempenho, saúde e segurança, além de fornecer relatórios ao supervisor sobre o conteúdo e as especificações dos cargos em sua área.

Embora a responsabilidade seja da linha gerencial, a execução é uma função do departamento de pessoal (RH).