Gestão de Processos: Definições e Aplicações

Processo é uma atividade ou um conjunto de atividades, conduzido numa sequência lógica, com o objetivo de gerar uma relação de custo, valor, serviço ou qualidade para o cliente e/ou que afete algum aspecto da capacitação da empresa.
Gestão de Processos
Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.
Um processo pode ser definido como um conjunto de ações ordenadas e integradas para um fim produtivo específico, ao final do qual serão gerados produtos e ou serviços para um ou mais clientes em particular. Oliveira (2006).
Outra maneira de definir processos seria: Ordenação específica das atividades do trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, estradas e saídas, claramente identificados, enfim, uma estrutura para ação. Davenport

Segundo Larson & Larson (2005), existem dois modos de realizar trabalho em uma organização: através de projetos ou de processos. Enquanto projetos são sempre temporários, processos podem ser contínuos e repetitivos.

Um processo de negócio consiste de cinco elementos:

• Clientes;
• Atividades;
• Criação de valor para os clientes;
• Pessoas ou sistemas;
• Várias unidades organizacionais que são responsáveis por todo o processo.

Segundo Larson & Larson (2005), existem dois modos de realizar trabalho em uma organização: através de projetos ou de processos. Enquanto projetos são sempre temporários, processos podem ser contínuos e repetitivos.

Aplicações

Estrutura organizacional, desenvolvimento organizacional, racionalização do trabalho, controle de sistemas, sistemas de informação.
Características

Consistem em múltiplas etapas, tarefas, operações ou funções executadas em sequência, ou às vezes em conjuntos de tarefas, operações ou funções executadas simultaneamente ou sequencialmente.

Geram um resultado ou produto identificável, que pode ser um produto físico, um relatório, dados/informações verbais, escritos ou eletrônicos, um serviço ou qualquer produto final identificável de uma série de etapas.
Classificações: Processos primários ou de negócio, Processos de suporte ou apoio, Processos gerenciais.
Metáforas Organizacionais: As principais metáforas das organizações são vistas como:

1. Máquinas
2. Organismos
3. Cérebros
4. Culturas
5. Sistemas políticos

1- As organizações vistas como máquinas
Processos de trabalho rotineiro, simples, repetitivo e padronizado.
Responsabilidades, regulamentos e hierarquia de autoridade claramente definidas.
Estrutura administrativa altamente elaborada.
Obsessão para o controle.
Ambiente é estável e previsível.
Dificuldade de adaptação às mudanças.
2- As organizações vistas como organismos

Alta necessidade de inovação.
Flexibilidade.

Com o foco em projetos e atendimento não repetitivo ou produção de produtos únicos.
Pouca formalização e padronização do comportamento.

Ambientes dinâmicos.

Pouca autoridade formal, mas com alto grau de planejamento e controle.
3- As organizações vistas como cérebros

Alta capacidade de aprendizagem organizacional.
Fazem uso intensivo da tecnologia da informação como meio de tornarem-se simultaneamente globais e locais. Possibilidade de a visão tornar-se uma ideologia - aprender tornar-se um fim em si mesmo.
4- As organizações vistas como culturas
Representa as empresas como sociedades, com valores, rituais, ideologias e crenças próprias.
Visão de que o sucesso depende da criação de significado compartilhado, entendimento de que a cultura tem uma dimensão política profunda no ambiente organizacional.

5- As organizações vistas como sistemas políticos

Os jogos de poder presentes nas organizações.

São visualizados diferentes estilos de governo, os interesses divergentes de indivíduos e grupos tornam a organização politizada.
Entende que a política é um aspecto natural nos ambientes organizacionais, na possibilidade de discussão de questões fundamentais sobre poder e controle na sociedade.

Gerenciamento de Processos
É um conjunto de pessoas, equipamentos, informações, energia, procedimentos e materiais relacionados em atividades para produzir resultados específicos, baseados nas necessidades e desejos dos consumidores.
A empresa deve ter: um objetivo, tempo e dinheiro, assim o Gerenciamento de Processos promove a redução de custos, aumento da produção, aumento das vendas, redução dos refugos, melhor aproveitamento dos espaços e do pessoal, redução de estoques e aumento real dos lucros.

Fase 1: Definição do Processo, Fase 2: Análise do Processo, Fase 3: Melhoria do Processo
Fluxograma
É a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.

Objetivos do Fluxograma
Padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos.
Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos.
Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes.

Possibilidade de identificação fácil e rápida de pontos fortes e fracos do método administrativo considerado.

Através dos símbolos, proporciona uma leitura simples e lógica com maior compreensão do processo por seus usuários.

Maior flexibilidade.
Tipos de Fluxograma
Vertical parcial ou descritivo
Global ou de coluna
Vertical

O fluxograma vertical é também denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo.

Destinado à representação gráfica de rotinas simples em seu processo numa unidade específica da empresa.
Parcial ou descritivo

Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos.

Mais utilizado para levantamentos.

Mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

Global ou de coluna

Utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos.

Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada.
Apresenta maior versatilidade, por sua maior diversidade de símbolos.

Fluxograma

Proporcionar um fluxo de comunicações.
Proporcionar melhor utilização da área disponível da empresa.
Tornar o fluxo do trabalho eficiente.

Proporcionar facilidade de coordenação.
Proporcionar redução da fadiga do funcionário no desempenho da tarefa, incluindo o isolamento contra ruídos.
Layout

Proporcionar um fluxo de comunicações.
Proporcionar melhor utilização da área disponível da empresa.
Tornar o fluxo do trabalho eficiente.

Proporcionar facilidade de coordenação.

Proporcionar redução da fadiga do funcionário no desempenho da tarefa, incluindo o isolamento contra ruídos.
TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA

Ênfase nas tarefas e atividades.

TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS

Ênfase nas pessoas.
TEORIA COMPORTAMENTAL
Ênfase no comportamento das pessoas.
TEORIA DA CONTINGÊNCIA

Ênfase nos ambientes.
TEORIA DOS SISTEMAS

Ênfase nos sistemas.
TEORIA ESTRUTURALISTA
Modelo Burocrático