Gestão de Processos e Tomada de Decisão: Guia Essencial

Tipos de Processos

Primário: Atividades que têm impacto direto no cliente externo.

Apoio/Suporte: Composto por atividades que dão apoio aos processos primários. Exemplo: Manutenção.

Gerencial: Composto por atividades que têm como objetivo o desenvolvimento do colaborador, bem como a avaliação do seu rendimento.

Classificação dos Processos

Macroprocesso: Envolve todos os setores da empresa.

Subprocesso: São as atividades executadas em cada departamento.

Instrumentos para Análise de Processos

Entrevista

Objetivos

• Obter melhor conhecimento do trabalho do indivíduo.
• Minimizar resistências.
• Envolver os entrevistados.

Vantagens

• Exposição oral.
• Permite que o entrevistado faça críticas.
• Proporciona avaliação mais próxima sobre atitudes e capacidades.
• Facilita o desabafo.

Desvantagens

• Dificuldade em anotar.
• Palpites e adivinhações.
• Envolvimento emocional.

Precauções e Recomendações

• Estabelecer roteiro.
• Evitar promessas.
• Familiarização com o assunto.

Questionário

Condições de Aplicação

• Falta de tempo para entrevista.
• Distanciamento geográfico.
• Levantamento de dados quantificáveis.

Vantagens

• Obter informações ao mesmo tempo em que exerce outras atribuições do cargo.
• Período de formulação de resposta.
• Possibilidade de detalhamento das respostas.

Desvantagens

• Inibição na formulação de críticas e sugestões.
• Resistência ao preenchimento.
• Emissão de falsas informações.
• Lentidão no processo.

Observação Pessoal

Jamais poderá ser utilizada como exclusiva nos estudos organizacionais. A observação subsidia o estudo organizacional, mas é difícil interpretar o que está acontecendo corretamente.

Vantagens

• Meio de comparar as informações de entrevista e questionário com a realidade.
• Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.

Desvantagens

• Processo demorado.
• Impressões errôneas.
• Perturbações dos trabalhos regulares.

Precauções e Recomendações

• Evitar caráter de inspeção.
• Ser informal.

Análise de Processos

A análise de processo é realizada pelo gestor de processos quando este obteve todas as informações necessárias da área através da entrevista e do questionário, complementada pela observação pessoal.

Indicadores de Problemas no Processo

• Formação de fila.
• Morosidade no atendimento.
• Artifício para manter o processo.

Recomendações para Otimização de Processos

• Escolher um processo por vez.
• Representação gráfica.
• Manualização dos processos.
• Avaliar como as alterações afetarão as relações pessoais.

Importância do Estudo de Layout

O estudo de layout interfere na motivação, gerando maior ou menor eficiência no trabalho.

Indicadores de Problemas no Layout

• Demora excessiva para obter informações.
• Fluxo confuso no trabalho.
• Acúmulo de pessoas.
• Perda de tempo no deslocamento de áreas.

Objetivos do Estudo de Layout

• Obter fluxo eficiente na comunicação.
• Facilitar a supervisão.
• Reduzir a fadiga do empregado.

Decisões Programadas

Características

• Atualizadas.
• Flexíveis.
• Baseadas em manuais, leis, regras e regulamentos.

Decisões Não Programadas

São decisões inéditas e os resultados são incertos.

Dificuldades na Tomada de Decisão

• Falta de preparo.
• Falta de proatividade.
• Acomodação.
• Erro na contratação.

Decisões em Grupo

Vantagens

• Conjunto maior de informações.
• As pessoas compreendem as decisões.
• Existe um maior comprometimento.

Desvantagens

• Uma pessoa domina.