Gestão de Projetos de Animação, Risco e Logística

OTET: Critérios e Métodos para Projetos de Animação

O Projeto de Animação

Os projetos de animação deverão criar uma atmosfera que proporcione ao cliente um ambiente de bem-estar, oferecendo diversas possibilidades de diversão, distração, satisfação da curiosidade e descoberta das particularidades do local onde se encontra.

Características Essenciais dos Projetos de Animação:

• Flexíveis e abertos a alternativas propostas;
• Diversificados, visando a satisfação dos diferentes públicos;
• Cativantes, visando o ritmo e a anulação de tempos mortos;
• Adequados ao público, recursos e equipamentos;
• Complementares, visando a sua harmonia.

Questões Fundamentais na Elaboração do Projeto:

A elaboração do projeto importa responder a algumas questões fundamentais:

• Para quem? (Quem é o público-alvo a que se vai dirigir a animação?)
• Para satisfazer que necessidades? (Quais as necessidades do cliente-alvo?)
• Que ocupação de espaço? (m², acessibilidades, características geográficas)
• Que equipamentos? (Fazer lista de todos os equipamentos necessários para o evento)
• Quem envolver? (Pessoas que vão estar envolvidas: monitores, forças de segurança, bombeiros, etc.)

Estudos de Mercado e Recursos Disponíveis

Algumas das respostas às questões anteriormente colocadas podem ser obtidas através da realização de Estudos de Mercado:

• Que imagem temos junto do nosso mercado-alvo?
• Características socioeconómicas desses mercados;
• Qual o espectro etário dos mesmos?
• Que fatores motivam a deslocação/viagem?
• Como se vão deslocar até ao local de destino?
• Que fatores desmotivam os mesmos?
• Que expectativas se encontram realmente satisfeitas?
• Que expectativas podem ainda ser aperfeiçoadas?
• Que apetências inovadoras e diferenciadas poderão ser potenciadas?
• Quais as expectativas inerentes à viagem?

É ideal a ótima utilização do já disponível. Para tal, temos de considerar:

• Atrativos naturais: O que é que o local dispõe em termos de recursos naturais (praias, barragens, montanhas, etc.)?
• Atrativos de caráter cultural: Monumentos, ruínas, tradições, etc.
• Facilidades: Transportes, serviços públicos, de saúde, etc.
• Equipamentos e serviços diversos: Disponíveis ou fáceis de alugar.
• Recursos técnicos: Se a região tem, por exemplo, monitores de escalada ou eletricistas, técnicos de som.
• Recursos financeiros: Orçamentos, patrocínios, subsídios, etc.
• População local: Se poderão ser envolvidos na animação como colaboradores logísticos.

Planeamento e Coordenação da Animação Turística

A Prática da Animação: 6 Questões Fundamentais

No campo da ação, a prática da animação exige a resposta a 6 questões fundamentais:

• Pessoas: Destinatários dos programas/atividades;
• Lugares: Âmbito espacial onde se realizam as atividades;
• Tempo: Âmbito temporal (hora, dia, período do dia, vários dias);
• Atividades: Definição das atividades que servem de suporte aos programas;
• Métodos: Procedimentos e técnicas a utilizar para a organização e realização de atividades;
• Meios técnicos: Recursos utilizados (materiais e financeiros).

Elaboração de um Projeto de Animação: 9 Questões

A elaboração de um projeto de animação deve responder às seguintes questões:

• O Quê? – Qual a natureza do projeto, o que se pretende fazer;
• Por Quê? – Origem do projeto – natureza do projeto, que atividades foram escolhidas;
• Para Quê? – Objetivo;
• Quanto? – Metas;
• Onde? – Localização física do projeto;
• Como? – Atividades, tarefas e metodologia;
• Quando? – Calendarização/cronograma;
• A Quem? – Destinatários;
• Com o quê? – Recursos materiais e financeiros.

Fatores que Contribuem para o Desenvolvimento da Animação Turística

• Capacidade atrativa dos recursos naturais e culturais;
• Alteração do conceito de férias para férias cativas;
• Papel importante na realização, satisfação e desenvolvimento sociocultural dos turistas.

Técnicas de Administração e Coordenação da Animação

Planeamento

• Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padrão, pormenores importantes, remunerações);
• Estudos de Mercado (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização, objetivos e metas);
• Calendário de Eventos da Cidade (aspetos da infraestrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira);
• Previsão Orçamental (receitas, despesas, resultado);
• Cronograma de Desembolsos (investimentos iniciais);
• Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro);
• Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops e cursos);
• Esboço do Programa (científico, académico, técnico, social, turístico);
• Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos);
• Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras);
• Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias, etc.);
• Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos);
• Programação Visual (logótipo oficial, imagem gráfica).

Organização

• Programa Técnico e Científico: Comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planos de dias e horários e formatação final;
• Meios e Formas de Divulgação: Folhetos e impressos, assessoria de divulgação, Internet – sítio oficial, plano de media (convencionais e alternativas);
• Sistemas informatizados: Gestão, administração, credenciação e outros;
• Aspetos Jurídicos: Marcas e patentes, contratos e acordos;
• Locais de Inscrições: Secretaria executiva, secretarias regionais, sítio oficial;
• Gestão e Administração: Serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamental;
• Textos e Correspondência: Padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas;
• Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2): Projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas;
• Local do Evento: Ordem de serviços, de suporte e logística;
• Pessoal de Apoio: Rececionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimónia, fotógrafo, seguranças, empregadas de limpeza, mensageiros e outros (com propostas, contratação, treino, encargos sociais e de trabalho);
• Material dos Participantes: Crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação;
• Iniciativas Integradas: Estruturação, programa de atividades, conferencistas, infraestrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística;
• Material de Secretaria: Consumo, permanente, máquinas e equipamentos (computadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação);
• Conferencistas: Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição de cortesia;
• Serviços de Apoio aos Participantes: Hospedagem, transporte, agência de turismo oficial;
• Sessões Solenes: Abertura, encerramento (convites, confirmações, cerimonial e protocolo);
• Suporte e Logística: Welcome-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos (policiamento, trânsito, linha de autocarros extra).

Exposição Paralela

• Planta do local;
• Montagem oficial dos pavilhões;
• Folheto promocional específico;
• Regulamento geral e manual do expositor;
• Cocktail de lançamento;
• Comercialização de pavilhões;
• Equipa de vendas;
• Projetos de energia elétrica;
• Taxas da Câmara Municipal;
• Avaliação do Corpo de Bombeiros;
• Seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
• Importação temporária de equipamentos e produtos;
• Cronograma de montagem, realização e desmontagem;
• Esquema de visitas (divulgação e convites);
• Serviços de suporte para expositores, montagem e fornecedores (credenciação, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
• Atendimento a visitantes (credenciação específica, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimédia, bengaleiro);
• Aspetos genéricos (sinalética, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
• Supervisão e acompanhamento integral.

Realização:

• Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação);
• Controlo e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios);
• Assessoria aos Membros das Comissões - Confeção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação).

Gestão de Riscos e Qualidade na Animação

3. Gestão Legal e de Riscos

Qualidade na Animação: 10 Etapas

1. Implementação de normas de qualidade;
2. Maior envolvimento das pessoas que fazem parte da equipa de animação, na decisão do evento ou na concretização da ideia;
3. Conhecimento profundo das necessidades do público-alvo;
4. Maior atenção aos não utilizadores do evento Animação;
5. Um maior empenho nos processos e nas técnicas de Marketing;
6. Escutar o Feedback do cliente;
7. Análise mais profunda dos hábitos dos públicos – como e por onde circulam, participam e se relacionam com as equipas de animação;
8. Maior sofisticação na conceção do serviço a fornecer (programa de animação);
9. Tecnologia aliada ao evento;
10. Formação e nível de serviço das pessoas envolvidas no programa de animação.

Conceitos e Definições do Risco

Risco é qualquer situação que pode afetar a capacidade de atingir objetivos. Assim, torna-se inerente a qualquer atividade, decisão e até à própria vida pessoal, profissional e de qualquer entidade viva. Os riscos podem ser divididos entre aqueles que têm origem interna (e que, em geral, a empresa pode adotar medidas para geri-los) e aqueles de origem externa (na qual a empresa, geralmente, não tem controlo).

Identificação dos Riscos

A base de qualquer gestão de riscos está subordinada à correta identificação dos riscos inerentes à organização, visando à deteção, correção ou prevenção de situações irregulares que possam comprometer as metas e objetivos da empresa, bem como das incertezas empresariais, com a implantação de medidas essenciais de combate e controlo aos riscos e ameaças existentes. Em todo esse processo, o objetivo é estabelecer o menor grau de risco para a empresa.

Tipos de Riscos

Alguns dos principais riscos relacionados com a organização:

• Risco de Incêndio e Explosão: O incêndio pode ser definido como uma oxidação rápida de substância, produzindo luz e calor. Para que possa existir uma combustão, deve existir a união de três elementos essenciais: comburente (oxigénio), calor e combustível. Devem-se manter esses três elementos segregados para a prevenção de incêndio.
• Riscos Operacionais: São aqueles associados aos recursos da organização (mão de obra, tecnologia, materiais e equipamentos), ocasionados de situações oriundas durante o desenvolvimento das atividades da organização. Incluem:
  • Acidentes de transporte;
  • Acidentes Industriais;
  • Abastecimento de Energia;
  • Falha na Comunicação;
  • Parada/Falha em equipamentos;
  • Acidente Ocupacional (Acidente do Trabalho ou Doença Ocupacional);
  • Carga Horária Excessiva (Stress / Staff);
  • Acidente de Trajeto;
  • Erro Acidental.
• Riscos Sociais: São as ameaças expostas constantemente às variações interna e externa da organização, que podem provocar a interdição das atividades e resultar em prejuízos financeiros. Incluem:
  • Greve Interna;
  • Greve de Clientes e Fornecedores;
  • Tumultos.
• Riscos Naturais: A ameaça natural é aquela que resulta de desastres e que não podem ser controladas pelo ser humano. Incluem:
  • Terramoto;
  • Tempestade;
  • Vendaval;
  • Furacão.
• Riscos Financeiros: São aqueles intimamente relacionados com a habilidade da organização em gerir e controlar as informações económico-financeiras de forma eficiente, disponibilizando informações confiáveis, de forma que os gestores possam tomar decisões com maior segurança.

Análise de Riscos

A análise de risco refere-se ao processo objetivo que produz informações sobre o risco quanto ao seu resultado. A avaliação de risco é o processo pelo qual os resultados são confrontados com julgamentos, padrões e critérios adotados pela própria organização para demonstrar se as medidas adotadas estão de acordo com suas metas e objetivos de crescimento futuro.

Para efetuar uma análise de riscos é necessário realizar um estudo de todos os dados e informações que norteiam os processos da organização. Esses estudos devem ser periodicamente revisados e atualizados, propiciando o aperfeiçoamento do programa de gestão de riscos.

Avaliação de Riscos

Avaliar o risco no local de trabalho exige que sejamos mais sistemáticos em nossa abordagem e mais precisos em nossas conclusões. O processo de avaliação dos riscos preocupa-se com as incertezas nas quais as organizações estão condicionadas e que podem refletir diretamente no futuro de seus ativos e passivos.

A realização da avaliação de risco impõe o delineamento de cenários futuros, com a identificação de parâmetros de sensibilidade e a mensuração de níveis de tolerância. O objetivo básico é gerar subsídios para a tomada de decisão em face da concretização de situações de insegurança em um ambiente empresarial.

Cada risco deve ser avaliado em função de seu impacto potencial e sua probabilidade de materialização, da seguinte forma:

• Quanto ao seu impacto: Alto, médio ou baixo;
• Quanto à sua probabilidade: Alta, média ou baixa.

As etapas de avaliação do risco, na sua forma mais simples, exigem respostas para as seguintes questões:

1. O que pode dar errado?
2. Quão grave seria?
3. Com qual probabilidade pode ocorrer?
4. O que deveríamos fazer a respeito?

Uma avaliação do risco suficiente e adequada deverá:

• Analisar o(s) resultado(s) provável(is) de uma ação ou evento;
• Identificar os riscos significativos;
• Avaliar a probabilidade de ocorrência do(s) resultado(s);
• Avaliar as consequências potenciais do evento;
• Julgar se um resultado pode ou não ser tolerado;
• Identificar as exigências, caso o resultado real ou potencial não possa ser tolerado;
• Fornecer informações nas quais as decisões de prioridade possam se basear;
• Ser adequada à natureza da operação e permanecer válida por um período razoável de tempo.

Logística

Logística é o processo de planear, executar e controlar eficientemente, a custo correto, o transporte, movimentação e armazenagem de produtos dentro e fora das empresas, garantindo a integridade e os prazos de entrega dos produtos aos usuários e clientes.