Gestão de Projetos: Características, Etapas e Boas Práticas

O que é um Projeto?

É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Características de um Projeto

1. Temporário

• Início e término definidos;
• Não quer dizer curta duração!
• Resultado duradouro;
• Impactos em diversas áreas.

2. Exclusividade

• A repetição não muda a unicidade do projeto.

3. Elaboração Progressiva

• Desenvolvimento em etapas;
• Início abrangente, detalhamento durante a execução.

O que um Projeto pode Criar?

Produto, capacidade de realizar serviço ou resultado.

Conforme o projeto evolui, a equipe de gerenciamento poderá gerenciar um nível maior de detalhes.

Benefícios do Gerenciamento de Projetos

• Respostas rápidas às mudanças;
• Maior produtividade;
• Redução de perdas;
• Auxílio na tomada de decisão;
• Maximização de iniciativas.

Etapas do Gerenciamento de Projetos

• Planejamento;
• Monitoração.

Projetos Bem-Sucedidos

• Realizar todas as entregas;
• Seguir o cronograma;
• Orçamento dentro do planejado;
• Entrega seguindo as especificações;
• Alcançar as expectativas.

Características de Projetos Bem-Sucedidos

• Alinhamento com os objetivos da organização;
• Infraestrutura necessária disponível;
• Escopo realista;
• Habilidades dos recursos humanos.

Alinhamento com os Objetivos da Organização

• Possuir um processo formal;
• Compartilhamento da visão do projeto pelos envolvidos;
• Possuir fatores mensuráveis;
• Esforços não são estáticos.

Escopo Realista

• Quanto mais extenso o escopo do projeto, maior o risco e a possibilidade de mudança.
• Projetos decompostos em menores.

Infraestrutura Necessária Disponível

• Investimentos;
• Ausência pode colocar em risco o projeto.

Habilidades dos Recursos Humanos

• Comunicação eficaz;
• Influência sobre a organização;
• Liderança;
• Motivação;
• Negociação e gerenciamento de conflitos.

Fatores que Podem Levar ao Fracasso dos Projetos

• Complexidade dos projetos;
• Cronograma não realista;
• Falta de comunicação;
• Riscos não identificáveis previamente;
• Equipes não capacitadas;
• Indefinição dos requisitos e escopo.

Gerenciamento de Portfólios, Programas e Projetos

Gerenciamento de portfólios: Alinha-se com as estratégias organizacionais, selecionando os programas ou projetos certos, priorizando o trabalho e proporcionando os recursos necessários.

Gerenciamento de programas: Harmoniza os componentes dos seus projetos e controla as interdependências, a fim de obter os benefícios especificados.

Gerenciamento de projetos: Desenvolve e implementa planos para o alcance de um escopo específico.

Gestão de Programas

Um programa é um grupo de projetos, subprogramas e atividades de programa relacionados, gerenciados de modo coordenado, visando à obtenção de benefícios que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Todos e quaisquer projetos que fazem parte de um programa podem ser bem-sucedidos individualmente dentro de um programa!

Gestão de Portfólio (Problemas na Gestão)

• Falta de entendimento de como os projetos estão ligados à estratégia;
• Gerentes de projetos e gerentes funcionais em conflito;
• Prioridades em mudanças constantes;
• Executivos assumem iniciativas e as colocam todas como prioridades;
• Projetos são aprovados sem recursos disponíveis.

Gestão de Portfólio

Conjunto de projetos, programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho, a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos.

Gestão de Programas

Grupo de projetos relacionados entre si e coordenados de maneira articulada. A gestão e o controle centralizados do conjunto de projetos facilitam a operacionalização de cada um e a manutenção da visão em conjunto dos seus objetivos.

Culturas e Estilos Organizacionais

São moldados pelas experiências comuns dos membros da organização, e a maioria das organizações desenvolve culturas únicas ao longo do tempo, através da prática e uso comum.

Comunicações Organizacionais

O sucesso do gerenciamento de projetos em uma organização é altamente dependente de um estilo de comunicação organizacional eficaz.

Ativos de Processos Organizacionais

São os planos, processos, políticas, procedimentos e as bases de conhecimento específicas da organização e por ela usados.

Fatores Ambientais da Empresa

Referem-se às condições fora do controle da equipe do projeto que influenciam, restringem ou direcionam o projeto.

Exemplos

• Instalações e recursos;
• Normas governamentais ou do setor;
• Recursos humanos existentes;
• Administração de pessoal;
• Condições do mercado;
• Canais de comunicação.

Stakeholders - Conceito

Os stakeholders são pessoas, grupos ou instituições que estão interessados em um projeto e/ou que podem influenciar o resultado desse projeto.

Importância

• Identificar os problemas que o projeto irá abordar;
• Identificar conflitos;
• Avaliar a participação.

Estruturas Organizacionais

É um fator ambiental da empresa que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a forma como os projetos são conduzidos.

Impactos na:

• Autoridade;
• Hierarquias de comando.

De acordo com o PMI, os principais modelos são:

• Funcional ou linear;
• Matricial
  • Matricial fraca;
  • Matricial balanceada;
  • Matricial forte;
• Para projetos ou projetizada.

Tipos de Estruturas Organizacionais

Funcional ou Linear

• Não há uma cultura de gerenciamento de projetos;
• Pouca importância para os projetos;
• Integrantes de cada unidade departamental têm suas funções restritas.

Matriciais (Funcional + Projetizada)

• Mais flexível;
• Modelo híbrido;
• Há dois gerentes.

Para Projetos ou Projetizada (Baseada em projetos organizacionais; há um profissional, gestor de projetos, com dedicação exclusiva)

• Profissionais se dedicam integralmente ao projeto;
• Os departamentos se reportam diretamente ao gerente de projeto.