Gestão de Projetos: Guia Completo

O que é um Projeto?

Projeto é qualquer esforço temporário, com início e fim planejados, que gera um ou vários “entregáveis” singulares, envolvendo orçamento relativo a recursos humanos, materiais e logísticos. Tem a característica de ser finito (prazo), com orçamento conhecido (custos) para a geração de produtos/serviços (qualidade).

Qual é o Papel do Sponsor e/ou Stakeholders do Projeto?

O sponsor, ou cliente, é o principal interessado pelo projeto, sendo o seu patrocinador. Todo projeto possui um sponsor e stakeholders. O sponsor pode ser uma pessoa ou grupo de pessoas que “compram” o projeto, buscando a sua viabilização em termos financeiros e políticos.

Os stakeholders são os participantes envolvidos, pessoas e organizações, os quais podem exercer influência direta ou indireta no projeto e suas entregas. De forma negativa ou positiva, eles podem ser afetados pela execução ou encerramento do projeto: sponsor, gerente e equipe do projeto, cliente, usuários, fornecedores.

Por que se deve Fixar o Escopo do Projeto?

O escopo é aquilo que o projeto tem como proposta de entrega (objetivo), com base no trabalho a ser desenvolvido e requisitos previamente definidos. Com base na definição do escopo do projeto, são estabelecidos os “entregáveis” (produtos/serviços), o cronograma, os custos estimados, os recursos necessários e os critérios de aceite.

O gerenciamento do escopo do projeto é um elemento fundamental para o atingimento dos objetivos propostos.

Qual a Diferença entre um Projeto e uma Operação?

São semelhantes, pois são:

• Executados por pessoas;
• Restritos a recursos limitados;
• Planejados, executados e controlados.

Operações – Atividades repetitivas e contínuas.

Projeto – Atividades temporárias e únicas.

Exemplos de Atividades Consideradas como Projeto

• Instalação de uma nova planta industrial;
• Construção do Estádio Municipal;
• Reestruturação de um setor da empresa;
• Elaboração de um plano de marketing e publicidade.

Exemplos de Atividades não Consideradas como Projeto

• Impressão de um jornal;
• Linha de montagem de um carro;
• Trabalho rotineiro em um escritório;
• Todo e qualquer tipo de trabalho rotineiro e repetitivo.

Vantagens e Desvantagens do Uso de Cronogramas em Projetos

Vantagens:

• Documento valioso de divulgação do andamento de um projeto;
• Demonstração do tempo/andamento do projeto, indicando o seu caminho crítico (atividades sem folga na sua execução);
• Definir objetivos e tarefas;
• Prever omissão de tarefas;
• Apropriar tempos, custos e quantidades de trabalho;
• Relacionar tempos e quantidades.

Desvantagens:

• Grande número de atividades e períodos longos;
• Não determina atividades críticas, inter-relações e sequências.

Quais são as 4 Fases de um Projeto?

• Conceitual: Avaliar a ideia e analisar os riscos, custos e requisitos iniciais.
• Planejamento: Organização das atividades, recursos e documentos necessários.
• Implementação: Desenvolver o produto/serviço até que ele esteja pronto.
• Finalização: Transferência e avaliação dos resultados, realocação dos recursos.

Por que os Projetos Falham?

• Pouca compreensão da complexidade do projeto;
• O projeto foi estimado com base na experiência empírica;
• O treinamento e a capacitação foram inadequados;
• Rodízio de pessoas;
• Resistência das pessoas às mudanças;
• As pessoas não estavam trabalhando nos mesmos padrões, ou os padrões de trabalho não foram estabelecidos.

Cabe ao gerente de projetos e à sua equipe controlar as possibilidades de insucesso e criar condições para o êxito do projeto (planejamento e controle).

Importância do Planejamento no Projeto

O planejamento é um documento valioso de divulgação do andamento de um projeto. Para que um projeto possa ser eficientemente administrado, ele deve ser bem planejado e controlado em suas atividades principais e elementares.

Planejar: é indicar uma série de atividades que permitem atingir um objetivo desejado, ou é pensar com antecedência sobre algo, buscando definir, ordenar e quantificar suas partes.

Por que planejar?

• Definir tarefas, responsabilidades e tempos;
• Estabelecimento de objetivos;
• O que deve e o que precisa ser feito;
• Procedimentos a serem seguidos;
• Execução ordenada de tarefas (sequência);
• Garantia de prazos;
• Solução de problemas.

Objetivos do Planejamento:

• Poupar recursos (materiais, financeiros e humanos);
• Poupar tempo.