Gestão da Qualidade e Compras: Otimização de Processos e Fornecedores

A Importância da Função de Compras e Qualidade

A função de compras é uma das chaves para a empresa. Sua eficiência e organização dependem dos resultados da empresa.

Má gestão pode causar:

• Atrasos na obtenção de materiais.
• Devolução de produtos por defeitos de materiais.
• Acúmulo excessivo de estoque devido a compras excessivas.

Estes casos podem causar grandes perdas.

Funções Relacionadas com as Compras

• Definir especificações de produtos a comprar.
• Seleção de fornecedores.
• Negociar com os fornecedores as condições de compra.
• Aquisição (procurement), ou seja, realizar pedidos, se necessário.
• Rastreamento de pedidos para evitar atrasos.
• Recebimento e teste de produtos.
• Pagamento da fatura do fornecedor.

Especificações de Produtos

A empresa deve ter claramente definidas as especificações para os produtos a comprar.

Os principais grupos são:

• Matérias-primas: São as peças utilizadas pela empresa para fabricar um produto.
• Materiais Auxiliares: São adicionados durante o processo de fabricação, incluindo óleo, tinta, cola.
• Embalagens: Para manter e transportar o produto (ex: potes, paletes, garrafas).
• Manutenção de Instalações e Contratos: Manutenção de equipamentos de produção e instalações em geral.
• Estudos de Lançamento: Pesquisa de mercado do produto.
• Peças de Reposição: Peças para as máquinas em caso de falha.
• Serviços de Armazenagem: Armazenamento externo (ex: fora da UE).
• Transporte: Do produto acabado, realizado por outras empresas.
• Equipamento de Produção: As máquinas necessárias para fabricar o produto.
• Equipamentos Auxiliares: Máquinas elétricas de apoio à produção, empilhadeiras, esteiras, etc.

Fichas e Manuais de Especificação

As especificações de compra são formalizadas por escrito, em fichas ou manuais, que incluem, para cada produto:

• Descrição: Nome, código de identificação.
• Características Básicas do Produto: Tamanho, composição, planos.
• Características de Desempenho: Vida útil, resistência.
• Características da Embalagem e Paletização: Dimensões da caixa, unidades por caixa, dimensões do palete, unidades por palete.
• Verificações a Serem Realizadas pelo Fornecedor: Descrição dos controles e envio dos resultados.
• Características do Serviço: Tipo de transporte, prazos de entrega.
• Requisitos Legais e Regulatórios: Autorizações e licenças exigidas por lei.

Homologação de Fornecedores

É um processo pelo qual uma empresa define os fornecedores que estão qualificados para fornecer produtos ou serviços.

Isso pode ser feito através de vários métodos:

• Auditoria: Realiza uma visita ao fornecedor para avaliar fatores previamente definidos. Isso resultará em uma pontuação que determinará a aceitação ou rejeição.
• Teste de Desempenho do Produto: O produto é utilizado na produção para avaliar seu desempenho. Ao final do teste, o fornecedor é validado ou não.
• Aprovação por Histórico de Desempenho: Aprova fornecedores que já trabalharam com a empresa. Analisa-se o desempenho histórico, quantidade entregue, número de entregas, resultados de inspeções, etc. De acordo com os resultados, o fornecedor é homologado ou não.
• Questionário de Homologação: Similar a uma auditoria, mas sem visita presencial. É realizado um questionário com informações importantes sobre a atividade, organização, referências, etc. Com base nas respostas, o fornecedor é aprovado ou não.

Esses processos devem envolver representantes dos departamentos de compras, qualidade, usuário (se for matéria-prima de produção), e armazenamento (se for transporte).

Em seguida, a lista de fornecedores homologados deve ser distribuída a todo o pessoal responsável pelas compras, garantindo que produtos não sejam adquiridos de fornecedores não incluídos.

Avaliação Contínua de Fornecedores

Uma vez aprovado, é realizada uma avaliação contínua para assegurar que o fornecedor cumpre os requisitos de forma permanente. Os critérios de avaliação devem incluir:

• Qualidade do Material Fornecido: Este critério mede se o material entregue corresponde exatamente ao solicitado. Leva em conta os controles de recebimento e possíveis impactos no produto final.
• Confiabilidade nos Prazos de Entrega: Mede a pontualidade das entregas. Este critério é importante, pois um atraso pode interromper o processo de produção.
• Flexibilidade do Fornecedor: O grau de adaptação às necessidades da empresa. Por exemplo, a capacidade de resposta a um pedido de urgência não previsto.
• Confiabilidade das Informações: Avalia-se a relação administrativa, a qualidade da comunicação, a confiabilidade das notas de entrega, faturas e a precisão da faturação.
• Competitividade de Preços: Este critério avalia a relação custo-benefício em comparação com outros fornecedores.

Após a definição dos critérios, deve-se atribuir pesos, pois nem todos os critérios são igualmente importantes. Por exemplo:

• Qualidade dos Suprimentos: 50%
• Confiabilidade de Suprimentos: 20%
• Flexibilidade do Fornecedor: 20%
• Confiabilidade das Informações: 5%
• Competitividade de Preços: 5%

Em seguida, define-se um sistema de pontuação para cada critério (ex: 0-5, 0-10, A, B e C). Por exemplo, no caso das entregas de qualidade em uma escala de 0-5:

• Pontuação 5: Nenhuma falha de especificações na avaliação.
• Pontuação 4: Infrações entre 1% e 2% das entregas.
• Pontuação 3: Infrações entre 3% e 5% das entregas.
• Pontuação 2: Infrações entre 6% e 10% das entregas.
• Pontuação 1: Infrações entre 11% e 20% das entregas.
• Pontuação 0: Falhas em mais de 20% das entregas.

Por último, define-se a frequência da avaliação (trimestral, semestral, anual) e as ações a tomar de acordo com a pontuação. Exemplo:

• Fornecedores com Pontuação 0: Deixarão de ser fornecedores aprovados. Para serem reativados, deverão passar por um novo processo de homologação.
• Fornecedores com Pontuação 1 ou 2: Serão notificados por escrito para que corrijam suas violações em um mês. Se em dois meses não comprovarem as correções, perderão a aprovação.
• Fornecedores com Pontuação 3 ou 4: Serão comunicados sobre os padrões do fornecedor e será solicitado um plano de ação para correção, com a expectativa de melhoria de desempenho na próxima avaliação.

Dessa forma, selecionam-se os melhores fornecedores e melhora-se progressivamente a qualidade dos suprimentos. As avaliações devem ser registradas em fichas. Com os fornecedores que obtiverem as melhores pontuações, é possível estabelecer acordos de qualidade. Isso leva a menores custos de controle, à medida que a confiança nos fornecedores aumenta.

Definição de Produtos

Um produto é definido por suas especificações. A descrição da especificação deve conter, no mínimo:

• Título ou Nome do Produto: Nome técnico e nome comercial.
• Aplicações do Produto: Usos e utilidades.
• Condições de Fabricação, Instalação, Armazenamento e Utilização: Características e cuidados necessários.
• Características Físicas: Tamanho, composição, condutividade, dureza, etc.
• Características de Confiabilidade: Termos de uso e operação, e período de tempo sem falhas.
• Características de Manutenção: Formas e métodos de manutenção.
• Métodos de Ensaio e Critérios de Aceitação: Instrumentos de medição, tolerâncias.
• Proteção do Produto e Embalagem: Meios de proteção para manipulação, armazenagem e transporte.
• Informações Especiais e Serviço ao Cliente: Outras informações importantes não incluídas nas categorias anteriores.

Na prática, a lista não é exaustiva, mas deve-se ter em conta as especificações mais importantes, que são as características essenciais do produto.

Controle de Qualidade

O processo de controle segue sete etapas:

• Definir o objeto de controle.
• Definir as unidades de medida.
• Estabelecer o valor padrão da especificação de controle.
• Estabelecer um instrumento de medição.
• Realizar a medição da magnitude na unidade selecionada.
• Interpretar as diferenças entre o valor real e o valor padrão.
• Agir sobre as diferenças encontradas.

O controle de qualidade não se limita ao produto final, mas abrange todo o processo produtivo, desde o recebimento da matéria-prima até o produto final. Para realizar o controle de qualidade, a inspeção é fundamental.

Inspeção

A inspeção é a avaliação de uma característica do produto.

As ações a serem inspecionadas são:

• Determinação da característica a ser inspecionada.
• Medição ou controle da qualidade dessa característica.
• Comparação da característica padrão com a medida obtida.
• Decisão sobre a disposição de casos em conformidade.
• Decisão sobre a disposição de não conformidades.
• Registro de dados.

Tipos de Inspeção

Dependendo do produto, a inspeção pode ser:

• Inspeção de elementos independentes, como parafusos, placas ou rolamentos de esferas.
• Inspeção de peças de um conjunto, como uma fundição de aço ou um tanque de vinho.

Normalmente, inspeciona-se por lote.

A intensidade das inspeções pode ser:

• Não inspecionar: Quando há garantia de que o processo de fabricação do produto atende às especificações.
• Inspeção por pequenas amostras: Para verificar a manutenção das condições.
• Inspeção por grandes amostras: Amostragem aleatória.
• Inspeção de 100%: Para produtos críticos ou complexos, onde a amostragem aleatória não é suficiente.

Inspeção por Amostragem

A principal vantagem da amostragem em relação à inspeção de 100% é a economia, pois apenas parte de um lote é inspecionada.

Para isso, deve-se desenvolver um plano de amostragem que identifique:

• Tamanho do Lote (N): O número de peças ou a quantidade total do lote.
• Tamanho da Amostra (n): O número de peças ou a quantidade de material da amostra.
• Número de Aceitação (c): O número máximo de peças defeituosas aceitáveis no lote.

Lotes aceitos continuam o processo. Lotes rejeitados podem ter os seguintes tratamentos:

• Descartar o lote.
• Inspecionar 100% do lote para remover ou reparar as peças defeituosas.
• Realizar uma segunda amostragem para separação ou reparo de defeitos.

Autocontrole

Normalmente, as inspeções são realizadas por verificadores, que são pessoas diferentes dos operadores.

As razões para essa separação são:

• Pela especialização e conhecimento dos verificadores.
• Pela separação de responsabilidades.
• Pela necessidade de equipamentos de medição complexos em laboratórios ou em locais específicos da fábrica.

No entanto, essa separação apresenta desvantagens, como:

• Aumento dos custos de pessoal.
• Perda de responsabilidade pessoal pela execução, pois os operadores sabem que, se algo der errado, os verificadores corrigirão.

Por isso, busca-se implementar o autocontrole, onde os próprios trabalhadores realizam a inspeção no local de trabalho.

O autocontrole pode ser implementado se houver várias circunstâncias:

• Se a carga de trabalho do operador permitir inspeções sem negligenciar suas responsabilidades.
• Se a capacidade do operador for suficiente ou puder ser desenvolvida para a inspeção.
• Se for possível a utilização de equipamentos de medição no local de trabalho.
• Se os resultados da inspeção não afetarem os salários ou a avaliação de desempenho do pessoal.

Qualidade no Armazenamento e Expedição

Para manter a qualidade do produto até o cliente final, o armazenamento deve:

• Respeitar as especificações de armazenamento, como condições ambientais, temperatura, umidade, etc.
• Fornecer os meios necessários para prevenir a deterioração, como um local de armazenamento adequado.
• Estabelecer métodos adequados para a entrada e saída de produtos do local de armazenamento.
• Avaliar o estado de conservação em intervalos adequados.
• Aplicar os meios adequados de embalagem e marcação.

Controle de Processo

É um conjunto de elementos que agregam valor a uma entrada para fornecer uma saída a um cliente.

Para garantir o cumprimento das especificações, os controles focam em:

• Detecção de defeitos: Controle de 100% do produto ou controle estatístico por lote.
• Prevenção de defeitos: Controle Estatístico de Processo (CEP).

Controle Estatístico de Processo (CEP)

O método é focado na prevenção, permitindo intervir antes da ocorrência do defeito e possibilitando:

• Verificar se o produto está em conformidade com as especificações, gerando confiança ao cliente.
• Reduzir ou eliminar as causas de aparecimento de defeitos.
• Aumentar a estabilidade, evitando mudanças bruscas de parâmetros.
• Fornecer feedback imediato ao operador sobre a evolução do processo.
• Reduzir os custos de qualidade através da diminuição de reparos e rejeições.

O Controle Estatístico de Processo utiliza duas ferramentas principais: o histograma e o gráfico de controle.

Histograma

É uma representação gráfica da frequência de ocorrências de um determinado valor.

Examinando o histograma, é possível tirar conclusões sobre três características:

• Sua forma.
• Sua posição central.
• Seu nível de concentração ou dispersão.

Estatística Básica

O histograma fornece indicações aproximadas. Para estudar em maior detalhe a distribuição, utilizam-se a média aritmética, a amplitude e o desvio padrão.

Média Aritmética

É o resultado médio dos valores obtidos:

(77 • 3) + (78 • 8) + (79 ° 18)
100

Amplitude (Range)

É a diferença entre o maior e o menor valor obtido:

R = 84 - 77 = 7

Desvio Padrão

É a distância média dos pontos em relação ao valor médio:

(77-80,22) • 3 + (78-80,22) • 8 + (84-80,22) • 2
100

Gráficos de Controle

É uma representação da evolução de uma propriedade ao longo do tempo. Se um ponto estiver fora dos limites de controle, é considerado instável ou fora de controle. Os mais comuns são:

• Ciclos de Frequência: A posição dos pontos de subida ou descida.
• Sequência Média: Série de 8 pontos consecutivos acima ou abaixo da média.
• Tendência: Série de 7 pontos consecutivos crescentes ou descendentes.