Gestão de Recursos Humanos: Processos Essenciais

Análise e Descrição de Funções

A análise de funções consiste num processo estruturado e sistemático de recolha e organização de informação sobre as tarefas e operações que uma pessoa ou um grupo devem realizar no âmbito do seu trabalho. O objetivo é identificar as tarefas ou atribuições, bem como as competências necessárias para o seu desempenho, visando o ajustamento entre as características individuais do candidato e as características da organização.

Benefícios da Análise e Descrição de Funções

• Fornecer informação para o recrutamento.
• Determinar o perfil do candidato e apoiar a elaboração dos testes de seleção.
• Fornecer informação para os programas de formação.
• Fornecer informação para a qualificação de funções, onde se determina a posição (valor) relativa de cada função.
• Orientar a chefia na relação com os colaboradores e servir-lhes de guia.
• Fornecer dados para a Higiene e Segurança no Trabalho.
• Gerar informação para a avaliação de desempenho.

O Processo de Análise e Descrição de Funções

1. Determinação dos Objetivos: "Porquê?"
2. Identificação das Funções a Analisar.
3. Aceder a Trabalhos Anteriores: Acesso a informações já existentes, descrições funcionais realizadas anteriormente, acesso ao organograma.
4. Escolha do Método a Aplicar.
5. Preparação do Trabalho: Do material de trabalho (formulários, impressos, outros materiais), preparação do ambiente, seleção e recolha de nomes a entrevistar.
6. Recolha de Dados: Atividades realizadas, atividades do colaborador, máquinas, equipamentos e ferramentas, contexto de trabalho, requisitos humanos.
7. Análise e Redação das Funções.
8. Revisão Periódica.

Informação a Recolher na Análise de Funções

• Atividades Realizadas: Quais são as tarefas, como, porquê e quando são executadas.
• Atividades do Trabalhador: Comportamentos, comunicação, ações físicas.
• Máquinas, Equipamentos e Ferramentas: Informação sobre o tipo de equipamento utilizado.
• Contexto de Trabalho: Condições, incentivos financeiros, tipos de contactos com outras funções e razões desses contactos.
• Requisitos Humanos: Qualificações (habilitações, formação, experiência de trabalho, atributos pessoais).

É crucial recolher o máximo de informação sobre a empresa, a vários níveis (filosofia, responsabilidades, produtos, máquinas, mudanças futuras, exigências).

Fontes de Informação

• Titular do posto de trabalho.
• Supervisores.
• Analistas de funções.
• Outras: arquivos, manuais, relatórios, colegas, clientes.

Métodos de Recolha de Informação

• Observação.
• Questionário.
• Entrevista.
• Misto.
• Documentação existente.

Resultados da Análise de Funções

Os resultados incluem a Descrição de Funções (especificações, categorias e avaliação de funções) e Mapas de Competências.

A Descrição de Funções é um sumário das tarefas, objetivos e responsabilidades de uma determinada função, identificando a função, os objetivos globais, deveres e responsabilidades.

Estilo da Descrição de Funções (DF)

• Clareza.
• Concisão.
• Vivacidade.
• Descrever o papel real e não o ideal – descrever o que se faz.

Fatores de Especificações

• Requisitos mentais e físicos.
• Responsabilidades envolvidas.
• Condições de trabalho.

Consequências da Ausência de Análise e Descrição de Funções

• Desconhecimento de exigências e responsabilidades.
• Incerteza nas obrigações.
• Dificuldade em exigir o cumprimento exato da função – desresponsabilização.
• Dificuldade de planificação e divisão do trabalho.
• Diversidade de modos de fazer e discussões sobre os mesmos.
• Seleção e formação de pessoas meramente empírica.
• Dificuldade de definição de remunerações adequadas.

Qualificação de Funções

A qualificação de funções envolve escalonamento, comparação de fatores e avaliação por pontos.

• Descrição: Conteúdos das tarefas, frequência de execução, métodos e objetivos.
• Análise: Especificação das exigências da função, formação escolar e profissional, experiências, capacidades físicas e psicológicas.
• Qualificação: Valor relativo à função, comparação de funções, ordená-las segundo determinados critérios, numa estrutura lógica e justa.

Recrutamento e Seleção

O processo de recrutamento e seleção inicia-se com a ficha de especificação da função, que inclui a descrição das tarefas e responsabilidades, formação desejada, experiência requerida e competências necessárias/traços de personalidade.

O Recrutamento pode ser interno ou externo, com diferentes fontes.

Onde Publicitar Vagas?

• Jornais.
• Rádios.
• Sítio da organização (website).

Informações Fundamentais no Anúncio de Vaga

• Título do cargo.
• Empresa/Organização.
• Cargo/Posto de trabalho.
• Perfil e Requisitos.
• Fatores Preferenciais.

Condições Oferecidas

Remuneração, formação, carreira.

Objetivos do Anúncio de Vaga

• Ser Visto.
• Ser Lido.
• Ser Compreendido.
• Ser Apelativo.

Etapas do Processo de Seleção

1. Pré-seleção: Triagem de candidaturas.
2. Questionário de Informação Estandardizado / Entrevista Prévia.
3. Seleção (2ª Convocatória):
   1. Testes (Orais/Escritos).
   2. Classificação dos candidatos.
   3. Entrevista de avaliação ou seleção.
4. Decisão: Proposta e negociação. Envio de carta aos candidatos eliminados.

Acolhimento e Integração

O Processo de Acolhimento e Integração

O processo de acolhimento e integração fornece melhores condições de integração, cria bases de motivação e inicia-se logo no processo de recrutamento. Envolve a partilha de informação, onde a empresa dá a conhecer a organização e o candidato dá a conhecer as suas qualidades.

Os Participantes

Colegas, chefia, diretor, técnico de RH, e todos os colaboradores.

Contrato Psicológico com a Organização

O colaborador deve possuir:

• Competências técnicas.
• Valores, expectativas, motivações.

Formalização do Processo

Visa dar a conhecer a organização, acolher no grupo, consciencializá-lo para a missão da organização. Inclui a preparação do espaço físico e respetivo material, documentação necessária e fornecimento de todas as informações.

Formas Independentes ou Complementares

• Distribuição de Manual de Acolhimento.
• Tour pela empresa.
• Formação de Acolhimento e Integração.

Dimensões Informais no Processo

Interações entre diversos atores da organização. Existem igualmente regras e constrangimentos.

Acompanhamento e Avaliação do Processo

A avaliação do colaborador é feita consoante a base de objetivos da empresa. O objetivo principal é acompanhar a evolução na empresa e, importantíssimo, ajudar a fazer reajustamentos.

Instrumentos de Acompanhamento

• Ficha de acompanhamento e formação.
• Entrevista a meio do período experimental.
• Entrevista no fim do período experimental.

Acolhimento e Integração face à Gestão de Recursos Humanos (GRH)

• Gestão de Competências: Oferece informação sobre o perfil de competências adequado à função.
• Sistema de Recompensas: No acolhimento e integração, desenvolve-se uma aproximação às características e ao sistema de recompensas.
• Desenvolvimento de Carreiras: É no processo de integração que o novo colaborador inicia o fornecimento técnico, informação sobre si e determina o seu posicionamento na empresa.

Modalidades de Acolhimento

1. Na Organização:
   • Visita à organização.
   • Apresentação dos quadros (colaboradores).
   • Formação específica.
   • Encontro com a direção.
   • Visionamento de filme institucional.
   • Seminário de acolhimento.
   • Apadrinhamento.
2. No Trabalho:
   • Visita à secção/serviços/departamentos da organização.
   • Visita aos locais estratégicos da organização.
   • Apresentação do posto de trabalho.
   • Formação prática.
   • Aspetos de funcionamento interno.

Modalidades de Acompanhamento

1. Período Experimental: Permite rever a admissão por ambas as partes.
2. Longo Período de Tempo: Até 12 meses para rever.
3. Acompanhamento Individual: Entrevistas com RH aos 3, 6, 12 meses.
4. Acompanhamento Coletivo: Grupo de 5 a 10 pessoas que se reúnem com RH para balanço.

Avaliação de Desempenho

A Avaliação de Desempenho é uma apreciação sistemática da performance de cada pessoa em função das atividades que desempenha, das metas e dos resultados a serem alcançados, e do seu potencial de desenvolvimento. É a identificação, mensuração e administração do desempenho humano nas organizações.

A avaliação de desempenho define padrões de resultados e valores organizacionais globais. Requer a adoção de processos de articulação entre os objetivos da organização e as expectativas, competências e capacidade de aprendizagem dos membros. Requer a medição de indicadores decorrentes dos objetivos organizacionais. Os objetivos devem ser comunicados e negociados. Importa monitorizar os resultados alcançados e fornecer feedback aos agentes organizacionais que têm a responsabilidade de alcançá-los.

Metas da Avaliação de Desempenho

• Conhecimentos.
• Competências.
• Comportamentos.
• Resultados exigidos pelo cargo.

Objetivos da Avaliação de Desempenho

• Objetivos estratégicos.
• Objetivos de desenvolvimento individual.
• Objetivos de gestão e organização dos Recursos Humanos (RH).

Componentes da Avaliação de Desempenho

• Objetivos da organização, dos avaliados e dos avaliadores.
• Instrumentos de medida.
• Procedimentos.

Instrumentos de Medida (Centrados em)

• Personalidade.
• Comportamentos.
• Comparação com os outros.
• Resultados.

Considerações Essenciais na Avaliação

• Quem é o avaliador?
• Qual a formação dada sobre a avaliação de desempenho?
• Como deve ser a entrevista de avaliação?

Fontes de Avaliação

• Chefe imediato.
• Avaliados (autoavaliação).
• Colegas.
• Subordinados.
• Clientes.
• Avaliação 360 graus.

Métodos de Avaliação de Desempenho

• Escala Gráfica.
• Escolha Forçada.
• Pesquisa de Campo.
• Incidente Crítico.
• Comparações Emparelhadas.
• Frases Descritivas.
• Autoavaliação.
• Avaliação por Resultados.
• Avaliação por Objetivos.
• Métodos Mistos.

Erros Comuns na Avaliação de Desempenho

Existem cerca de 15 erros comuns, incluindo:

• Efeito Halo.
• Efeito Horn.
• Tendência Central.
• Severidade/Complacência.
• "Empregado ideal".
• Efeito Similaridade.
• Desvio de Responsabilidades.
• Efeito Comparação.
• Estereótipos.
• Inveja/Receio.
• Efeitos Emocionais.
• Incompreensão.

Como Evitar Erros na Avaliação?

• Recorrer a diversos avaliadores.
• Dar formação aos avaliadores, tornando-os conscientes dos erros.

Cinco Grandes Objetivos da Avaliação de Desempenho

1. Alinhar o desempenho dos colaboradores com os objetivos estratégicos da organização.
2. Transmitir indicações sobre o que a organização realmente valoriza e pretende.
3. Transmitir aos colaboradores feedback sobre o respetivo desempenho (fomentando a motivação, melhorias e o desenvolvimento).
4. Fornecer informação à empresa e aos gestores.
5. Testar a eficácia de práticas de gestão como a seleção de pessoal, as promoções e os processos de formação e desenvolvimento.

Políticas de Formação e Desenvolvimento

A formação e desenvolvimento consistem num conjunto de atividades que visam a aquisição de conhecimentos, capacidades, atitudes e formas de comportamento exigidos para o exercício das funções próprias de uma profissão ou grupo de profissões em qualquer ramo de atividade económica.

Tipos de Formação

• Formação Inicial: Aquisição das capacidades indispensáveis para poder iniciar o exercício de uma profissão – primeiro programa completo de formação.
• Formação Contínua: Todos os processos formativos organizados subsequentes à formação profissional.

Enquadramentos da Formação

Tipo de local de formação e natureza da relação com entidades educativas e empregadoras.

Formação Inserida no Sistema de Ensino

• Conhecimentos de caráter geral.
• Desenvolvimento de aptidões.
• Ritmo lento.
• Conteúdos abstratos.
• Desenvolvimento individual.

Formação Inserida no Mercado de Trabalho

• Objetivos relacionados com o trabalho.
• Ritmo rápido, uso eficiente do tempo gasto para formação.
• Conteúdos concretos, aplicação específica para desenvolvimento de competências.
• Desenvolvimento do indivíduo no contexto organizacional.

Ciclo Formativo

1. Identificação das Necessidades de Formação

   • Externa: Orientada para necessidades locais/regionais de várias empresas/organizações.
   • Interna: Orientada para necessidades da empresa/organização.

   Fontes de Diagnóstico: Levantamento de Necessidades de Formação (LNF) e avaliação do desempenho.

2. Conceção, Programação e Orçamentação

   1. Definição de objetivos, conteúdos programáticos, destinatários, duração, modalidade de formação, tipos de formação, metodologias de ensino/aprendizagem, perfil dos formadores, tipo de avaliação, etc.
   2. Cálculo de custos em recursos humanos e materiais.
   3. Definição de financiamento autónomo ou cofinanciamento público e da UE.
   4. Acreditação pelas respetivas instâncias públicas.

3. Divulgação e Execução

   • Publicitação: seleção dos meios e dos conteúdos.
   • Recrutamento e seleção de formandos e formadores (assinatura de contratos).
   • Preparação da ação em termos logísticos.
   • Acompanhamento da ação – monitorização e introdução de medidas corretivas.
   • Dossiê de funcionamento e gestão, e dossiês técnico-pedagógicos: informação sobre a ação e preparação da ação, informação sobre formadores e formandos, documentação de apoio e ocorrências.

4. Avaliação da Formação: Acompanhamento e Monitorização

   Durante a Ação de Formação

   • Verifica a eficácia ou não da ação.
   • Em caso de ineficácia, permite implementar medidas corretivas.
   • Facilita e garante a manutenção dos conhecimentos adquiridos nas diferentes fases formativas.
   • Pode ser feita em sala ou no desempenho normal das funções (as chefias devem estar envolvidas).

   Avaliação de Reação (Kirkpatrick, 1994 – 1º Nível)

   Realizada após o término da formação, dá conta da satisfação dos formandos com a ação, os conteúdos e os formadores. Forma tradicional: "Os formandos gostaram da formação?". Caracteriza-se por baixos custos e rapidez.

   Avaliação da Aprendizagem (Kirkpatrick, 1994 – 2º Nível)

   Forma tradicional: "Os formandos aprenderam o conteúdo da formação? Atingiram os objetivos previstos?". Utiliza testes, simulações e provas que avaliam a aquisição formal de conhecimento.

   Avaliação dos Resultados (Kirkpatrick, 1994 – 3º Nível)

   Realizada após o término da formação, testa a aplicação da formação às funções: "Os formandos aplicam o que aprenderam? Os comportamentos e atitudes mudaram no seu posto de trabalho?". Permite detetar fatores que tendem a fazer prevalecer a rotina e os hábitos e a impelir o sujeito para o estádio anterior, verificando até que ponto os objetivos fixados no plano foram atingidos a partir de indicadores delineados desde a conceção da formação.

   Pontos de Avaliação da Formação

   • Levantamento de necessidades de formação.
   • Conteúdos programáticos e objetivos da formação.
   • Métodos pedagógicos.
   • Desempenho do formador.
   • Aprendizagem.