Gestão de Reuniões e Dinâmicas de Equipe: Guia Completo

O Conceito de Reunião

A sessão (ou reunião) é um encontro entre membros de uma equipe, com o objetivo de trocar informações, chegar a um consenso sobre decisões e tomar uma determinada ação. É uma técnica essencial para ativar e desenvolver o trabalho de um grupo e atingir os seus objetivos. As reuniões facilitam as relações interpessoais, permitindo que os objetivos sejam alcançados com mais facilidade. Para esse efeito, uma reunião deve ser bem intencionada e ter planos preparados com antecedência.

Tipos de Reuniões

• Reuniões de Briefing (Informativas): O objetivo é divulgar informações específicas: para subordinados (informação descendente), para superiores (informação ascendente) ou para pares (informação horizontal).
• Reuniões para Resolução de Problemas: O objetivo é gerar ideias para encontrar alternativas para uma situação-problema.
• Reuniões de Acompanhamento (Follow-up): O objetivo é monitorar o progresso do trabalho realizado, comparando os resultados parciais alcançados com o planejamento inicial. Cada membro pode comunicar dificuldades que persistem e que exigem colaboração.
• Reuniões de Revisão (Avaliação): A equipe reflete sobre o grau de cumprimento das metas, o resultado final e o caminho percorrido para alcançá-lo.
• Reuniões para Geração de Ideias (Brainstorming): O objetivo é obter o máximo de aproveitamento do grupo, influenciando a criatividade individual.
• Reuniões de Negociação: Realizadas por duas ou mais partes com interesses conflitantes, que apresentam seus argumentos e tentam chegar a um acordo que beneficie ambas.
• Reuniões Informais vs. Planejadas: As primeiras surgem de tempos em tempos, sem planejamento prévio, para necessidades atuais. As segundas seguem uma ordem de trabalho planejada.

Estágios do Trabalho em Grupo

1. Fase de Preparação

Se for determinado que a reunião é necessária, deve-se considerar uma série de pontos:

• Definir o Problema e o Objetivo: Definir o problema a ser resolvido e a meta a ser alcançada (o porquê e para que a reunião se realiza). Isso facilitará a avaliação posterior.
• Escolher o Momento Certo: Escolher o momento adequado para convocar a reunião.
• Escolher um Horário Apropriado: Não convocar a reunião muito cedo ou muito tarde.
• Definir a Duração: É necessário estabelecer uma hora de início e uma hora prevista para o término.
• Preparar os Meios e Materiais: Fotocópias, projetor de vídeo, painel e quaisquer outros instrumentos a serem utilizados devem ser preparados com antecedência.
• Escolher o Local Adequado: Muitas vezes, negligencia-se a influência do ambiente, tamanho e mobiliário.
• Convidar Apenas Pessoas Necessárias: Reuniões com muitos participantes têm desvantagens, pois tendem a durar muito tempo, mesmo que as contribuições individuais sejam pequenas.
• Comunicar a Convocação Corretamente: O meio de comunicação depende do tipo de reunião e dos participantes (ex: um documento convite formal e sóbrio).
• Preparar a Documentação: Reunir informações sobre o assunto cuidadosamente.

2. Fase de Desenvolvimento

O moderador deve:

• Apresentar o Tema e os Participantes: Receber os participantes e mostrar o seu local. Se as pessoas estiverem inibidas, dar-lhes confiança e incentivá-las a expressar suas ideias.
• Ser Assertivo: É necessário tanto repreender alguém quanto incentivar uma pessoa tímida.
• Evitar Confrontos: Se houver um contraste muito forte de pontos de vista, o conflito é possível. O moderador deve deixar claro que todas as opiniões são úteis.
• Ordenar as Intervenções: Controlar o ritmo da sessão, renovando o assunto em questão ou intervindo se as partes divagarem.
• Tentar Alcançar o Objetivo: Conduzir a reunião sem perder tempo, mantendo um clima de colaboração e participação.

3. Fase de Encerramento

A fase final da reunião deve ocorrer no tempo previsto. O moderador deve:

• Resumir os Pontos Discutidos e as Decisões Tomadas: Garantindo que cada membro saiba a sua missão.
• Registro: O secretário deve preparar um registro dos pontos tratados, acordos e compromissos.

4. Fase de Avaliação

Esta fase nem sempre está presente, o que é um erro. Se as realizações não forem comparadas com o que foi planejado, não haverá melhoria. Preencher um questionário sobre o desenvolvimento da reunião seria suficiente.

Nota: O moderador deve dar as conclusões. Se os participantes começarem a sair antes, uma parte fundamental do trabalho em grupo é perdida.

Papéis e Funções em Grupo

Papéis Positivos

• Chefe Formal: Designado oficialmente pela organização.
• Líder Informal: Tem a capacidade de influenciar os outros, independentemente de ser designado ou não. As pessoas seguem sua personalidade carismática.
• Coordenador: Tende a ordenar as intervenções e a trazer o debate de volta ao propósito da reunião.
• Pesquisador: Encontra informações úteis para o desenvolvimento da tarefa.
• Especialista: Conhece o assunto melhor do que os outros, seja por formação ou experiência.
• Animador: Tem uma atitude positiva para o trabalho e tenta espalhar seu entusiasmo e motivação.
• Palestrante (Secretário): Está coletando e registrando as discussões e decisões. É a voz do grupo.
• Observador: Acompanha o desenvolvimento e a evolução do encontro, tentando detetar todos os fatores afetados: ambiente, stress, motivação.

Papéis Negativos

• Dominador: Assume o papel de ataque aos outros.
• Resistente (Barreira): Opõe-se a tudo no sistema.
• Manipulador (Joystick): Lidera a equipe favoravelmente aos seus interesses.
• Conformista: Curva-se à vontade dos outros, sem defender suas ideias por medo.
• Procurador (Crítico): Não colabora com os outros, limitando-se a criticar tudo.
• Retirado (Passivo): Indiferente, não ataca de frente.
• Buscador de Afeição: Tenta conseguir a afeição do grupo.
• Engraçado (Funny): Interrompe o trabalho com piadas, quebrando a concentração.

Grupo de Trabalho vs. Equipe

Grupo de Trabalho

• Um grupo de pessoas fazendo o mesmo tipo de tarefas de forma autônoma.
• Seus componentes tendem a estar próximos fisicamente, mas sua comunicação é muito pobre.
• Têm uma estrutura hierárquica muito rígida, onde a liderança é exercida pelo chefe ou gerente.
• A conquista é obtida como resultado de contribuições individuais.
• O conflito é inibido e deve ser resolvido pela gerência.

Equipe (Time)

• Grupo criado especificamente para a gestão da empresa.
• Seu sucesso reside na sua sinergia, ou seja, no esforço coordenado de seus componentes.
• Não existe uma estrutura hierárquica rígida. O chefe trabalha com seus parceiros.
• Os conflitos são assumidos e resolvidos pela equipe de forma construtiva.

Características de Equipes Eficazes

• Redução do número de membros.
• Projetadas especificamente para gerenciar projetos da empresa.
• Com objetivos comuns, conhecidos e compartilhados por todos os membros.
• Tarefas definidas e complementares, onde cada um tem uma função.
• Coordenação dos seus membros na realização das tarefas necessárias.
• Bom clima interpessoal, de respeito e confiança.

Habilidades de Comunicação e Atitude

É crucial ter um bom conceito de si mesmo e promover:

• Escuta Ativa: Fazer perguntas para coordenar.
• Flexibilidade: Estar aberto a mudanças e desenvolver uma atitude positiva e pró-ativa.
• Assertividade: Incentivar comportamentos assertivos.
• Crítica Construtiva: Aprender a fazer e aceitar críticas.

Atitudes dos Parceiros (Comunicação Interpessoal)

• Passividade: Pessoas incapazes de expressar abertamente seus sentimentos, deturpando opiniões e necessidades, e dando valor superior aos outros.
• Assertividade: Capacidade de expressar diretamente sentimentos e crenças próprias, arcando com as consequências. É a atitude intermediária entre a passividade e a agressividade, baseada no respeito por si mesmo e pelos outros.
• Agressão: Oposição à passividade, caracterizada pela defesa dos direitos pessoais, violando os direitos dos outros, o que causa raiva e ressentimento.

Inteligência Emocional

A capacidade de se relacionar consigo mesmo e com os outros. Componentes principais:

• Autoconhecimento Emocional: O conhecimento das próprias emoções.
• Controle Emocional: Verificar o impulso para não agir de forma irresponsável.
• Automotivação: Focar a emoção e a atenção das pessoas em objetivos.
• Empatia: O reconhecimento das emoções dos outros.
• Habilidades Sociais: Ter um bom relacionamento com os outros é muito importante para o sucesso.

Benefícios e Contras do Trabalho em Equipe

Benefícios

• Estrutura hierárquica flexível.
• O chefe coordena tarefas.
• Aumenta a produtividade.
• Fornece orientações necessárias para realizar com êxito tarefas complicadas.
• Melhora o clima de trabalho e os relacionamentos.
• Integra diferentes formas de pensar e fazer.
• Aumento da responsabilização e confiança.
• Permite que os membros da equipe resolvam problemas trabalhando juntos.
• Promove a comunicação ativa.

Contras

• Reuniões mais lentas e que requerem mais tempo.
• Trabalhar de forma coordenada é mais complicado.
• Existem diferenças individuais.
• Podem surgir problemas de comunicação e rumores.
• As tarefas ou processos podem ser pouco operacionais e eficazes, incertos.
• O trabalho de cada pessoa depende, na maioria dos casos, mais dos outros membros da equipe do que dela própria.
• Risco de excesso de trabalho.

Equipes Eficientes vs. Ineficazes

Equipes Eficientes

• Têm recursos técnicos e humanos.
• Integram pessoas com diferentes personalidades.
• Têm metas comuns.
• Buscam resultados a curto prazo.
• Participação efetiva dos membros.
• Dividem as tarefas em subgrupos coordenados.
• Das diferenças e divergências surgem propostas e soluções mais criativas.
• Praticam a comunicação aberta para expressar ideias.
• Alcançam um ambiente acolhedor.
• Lideradas por uma administração da Companhia.
• Padrões de desempenho bem definidos.
• Trabalham com dinâmicas para contatar as pessoas.

Equipes Ineficazes

• Têm metas pouco claras e ineficazes.
• Liderança de relacionamento deficiente.
• Dificuldades no fomento do individualismo.
• Falta de visão global.
• Projetos complexos podem desencantar, convertendo um trabalho interessante em rotineiro.
• Falta de suporte organizacional (computador, etc.).
• Falta de reconhecimento econômico e profissional.

Exercícios de Aplicação

1. Identificação de Tipos de Reunião:

1. Implantar na empresa: c. Informação Descendente.
2. A equipe sindical: a. Negociação.
3. Gerar ideias: d. Geração de Ideias.
4. Visita confirmada: b. Espontânea.

2. Verdadeiro ou Falso:

1. Um dos objetivos de uma reunião. V.
2. Reuniões espontâneas. F.
3. Além do resultado. V.
4. Criatividade. F.
5. Em uma reunião de avaliação. V.

3. Comportamento e Papéis:

1. Ernesto elaborou: c. Especialista.
2. Peritos da Marinha é incapaz de convencer: a. Submissa (Conformista).
3. Luisa tenta todos: d. Manipulador.
4. Arturo é o Coordenador. e. Coordenador.
5. João coloca colar: b. Resistente.

4. Preparação da Reunião:

Indica que a preparação da reunião seguinte: Preparar documentação, escolha do local para a reunião e condicionamento.

Teste 1: Múltipla Escolha

1. Padrão Multiply que a: a.
2. A técnica em Mesa Redonda é: a.
3. A técnica que a técnica: b.
4. Grupo em um seminário: b. Várias pessoas se reúnem.
5. Em um grupo: c. uma exigência.
6. Em uma reunião manipulador: c. grupos.
7. Grande a: a.
8. Barragem geram durante o desenvolvimento: b. Controlar o tempo de sinergia.
9. A multiplicação de valor: c.
10. A partir de seguinte: c. as vítimas.

Teste Final:

1. Quando dizemos que um grupo de trabalho: b.
2. Qual das seguintes características: a. objetivo comum.
3. A fase onde: c. 2.
4. Como é chamado: Tocar com o conhecimento: d.
5. Ruth fez: a. Coordenador.
6. Ana tem Brainstorm: c.