Gestão de Stakeholders e Desempenho em Projetos

Gerenciar Expectativas das Partes Interessadas

Gerenciar as comunicações e interações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver seus problemas à medida que acontecem.

Entradas

• Registro das partes interessadas: Lista de participantes visando sua inclusão nas comunicações do projeto.
• Estratégia para gerenciamento das partes interessadas: Os requisitos e expectativas das partes interessadas propiciam um entendimento das suas metas, objetivos e nível de comunicação durante o projeto.
• Plano de gerenciamento do projeto: No que diz respeito ao plano de comunicações durante o projeto.
• Registro de questões: Um registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas. Em geral, os problemas não chegam a ter a importância de um projeto ou atividade, mas normalmente são abordados para manter bons relacionamentos construtivos de trabalho entre as várias partes interessadas, inclusive os membros da equipe.
• Registro de mudanças: Documenta as alterações e permite comunicar as consequências aos interessados sobre os impactos em tempo, custo e risco.
• Ativos de processos organizacionais: Conforme aparecem problemas no projeto, o gerente de projetos deve abordar e resolver esses problemas juntamente com as partes interessadas adequadas.

Ferramentas e Técnicas

• Métodos de comunicação: Os métodos de comunicação identificados para cada parte interessada no plano de gerenciamento das comunicações são utilizados durante o gerenciamento das partes interessadas. As reuniões presenciais são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as partes interessadas.
• Habilidades interpessoais:
  • Estabelecimento de confiança
  • Solução de conflitos
  • Escuta ativa
  • Superação das resistências à mudança
• Habilidades gerenciais:
  • Habilidades de apresentação
  • Negociação
  • Habilidades de redação
  • Capacidade de falar em público

Saídas

• Problemas resolvidos: Conforme os requisitos das partes interessadas são identificados e resolvidos, o registro de problemas documentará as questões que foram abordadas e encerradas.
• Ativos de processos organizacionais (atualizações): A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico.
• Solicitações de mudança: Incluem alterações necessárias para refletir mudanças na forma como as comunicações com as partes interessadas ocorrerão, decorrentes da gestão de seus problemas.
• Plano de gerenciamento do projeto (atualizações): O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações, escopo, etc.
• Documentos do projeto (atualizações): Ações corretivas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Exemplos: Registros das partes interessadas, Registros das questões, etc.

Reportar o Desempenho do Projeto

Coletar e distribuir informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsão. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade.

Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto: Fornece informações sobre a linha de base e suas variações.
• Informações sobre o desempenho do trabalho: Situação atual das entregas e informações sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execução do projeto (andamento, progresso, custos incorridos).
• Medições do desempenho do trabalho: Valores calculados da variação de datas (início e fim), índice de desempenho de prazos (IDP), índice de desempenho de custos (IDC) e desempenho técnico.
• Previsões de orçamento: Valores calculados de Estimativa no Término (ENT) e Estimativa para Terminar (EPT) são documentados e comunicados às partes interessadas.
• Ativos de processos organizacionais:
  • Modelos de relatórios
  • Políticas e procedimentos
  • Limites de variação admitidos

Ferramentas e Técnicas

• Análise de variação:
  • Visão das causas das diferenças entre a realização e a linha de base.
  • Verificar a qualidade das informações coletadas.
  • Determinar as variações.
  • Determinar o impacto em custos e cronograma do projeto.
• Métodos de previsão:
  • Séries temporais
  • Métodos causais/econométricos
  • Métodos subjetivos
• Métodos de comunicação: As informações podem ser coletadas e compiladas a partir de diversos meios, inclusive sistemas de arquivamento manual, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que permitem acesso à documentação técnica.

Saídas

• Relatórios de desempenho: Organizam e sintetizam as informações coletadas e apresentam os resultados de qualquer análise comparados à linha de base da medição de desempenho. Os relatórios devem fornecer informações sobre o progresso, andamento e o nível de detalhes exigido pelas diversas partes interessadas, conforme documentado no plano de gerenciamento das comunicações.
• Ativos de processos organizacionais (atualizações): A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o reporte de desempenho. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora.
• Solicitações de mudança: A análise do desempenho do projeto frequentemente gera solicitações de mudança. As ações corretivas recomendadas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.