Grupos de Trabalho e Reuniões

Grupos de Trabalho

Tipos de Grupos de Trabalho

Dimensões Temporais:

• Permanentes: Realizam trabalhos de rotina, distribuição e manutenção, coletam e transmitem informações, resolvem problemas, tomam decisões, alocam, implementam e supervisionam o trabalho.
• Temporários (Ad Hoc): Focados em atividades de desenvolvimento e inovação. Possuem duração limitada e são dissolvidos após a conclusão da função.

Nível de Formalidade:

• Formais: Previstos pela organização, orientados para objetivos e fazem parte do organograma.
• Informais: Espontâneos, baseados em relacionamentos e orientados para a satisfação das necessidades pessoais e sociais dos membros.

Finalidade:

• Produção: Grupos que realizam tarefas específicas e criam equipes de trabalho, departamentos e unidades da organização.
• Solução de Problemas: Grupos para estudo de projetos.
• Resolução de Conflitos: Grupos de negociação.
• Mudança Organizacional e Desenvolvimento: Grupos de advocacia, formação e desenvolvimento de equipes.

Nível Hierárquico:

• Diferenciação Vertical:
  • Planejamento de Gestão (Ápice Estratégico): Responsável pelo desenvolvimento do contexto operacional dos demais grupos.
  • Executivos e Gerentes de Nível Médio: Desenvolvem e acompanham planos e políticas, interligando diferentes níveis hierárquicos.
  • Grupos de Não-Gestores (Trabalhadores e Subordinados): Responsáveis pela realização das tarefas solicitadas (núcleo operacional).
• Diferenciação Horizontal:
  • Grupos que oferecem serviços especializados relacionados à produção ou pesquisa, com base em conhecimentos e habilidades.
  • Comissões temporárias com missões diferentes para fornecer aconselhamento e auxiliar na tomada de decisões.

Etapas na Formação de uma Equipe

1. Foco: O coordenador explica o que é esperado dos participantes e como irão funcionar.
2. Definição da Meta: O coordenador define os objetivos da equipe, indica as tarefas e procedimentos, e como eles afetam o trabalho de cada membro.
3. Estabelecimento de Normas: Definir normas relacionadas à tarefa, interação, atitudes e valores. Devem ser registradas por escrito.
4. Resolução de Conflitos: O coordenador deve favorecer a resolução de conflitos e ajudar a criar espírito de equipe.
5. Consolidação do Grupo: A equipe desenvolve sua criatividade e eficiência, tanto nos projetos quanto na satisfação das necessidades emocionais dos membros. O grupo avalia seu progresso e controla seu funcionamento.

Fases de Formação dos Grupos

1. Estágio Inicial: Insegurança devido à ignorância do ambiente.
2. Estágio de Conflito: Comparação entre resultados e expectativas. Pode haver insatisfação com o trabalho ou rejeição de membros.
3. Estágio de Desenvolvimento: Os resultados começam a aparecer, a insatisfação diminui e a produtividade aumenta. O grupo se une.
4. Estágio de Trabalho: O grupo se torna independente e produtivo.

Técnicas para Ação em Grupos

• Os membros devem ter objetivos claros e concretos.
• Ambiente de respeito e comunicação aberta.
• Autonomia, mas com apoio interno da empresa quando necessário.

Técnicas de Implementação de Grupos Dinâmicos:

• Dramatização (Role-Playing): Melhora as relações, resolve conflitos ou integra grupos. Permite conhecer opiniões e sentimentos dos outros.
• Philips 66: Obter muitas ideias em grupos grandes e em curtos períodos. Equipes de 6 pessoas discutem por 6 minutos. Útil para detecção de ideias.
• Brainstorming: Grupo de 8 a 10 pessoas apresenta ideias livremente sobre um problema. A única regra é não criticar (quantidade antes da qualidade).
• Estudo de Caso: Análise de um caso real apresentado ao grupo (mais de 12 pessoas). Análise individual seguida de discussão em grupo para chegar a conclusões.
• Auto-Apresentação: Participantes sentam-se em círculo e se apresentam. Ajuda a quebrar o gelo, mas pode gerar ansiedade em alguns.

Reuniões

O que é uma Reunião?

Ato de reunir ou encontro proposital de um grupo de pessoas. Encontro de circunstâncias, parceiros ou um encontro público.

Reuniões são um grupo de pessoas com interesses comuns, temporariamente unidas para tomada de decisão, formação ou informação.

Elementos das Reuniões

• Participantes: Todos são partes ativas.
• Objetivo: A razão pela qual a reunião é organizada.
• Horário: Hora de início e duração.
• Local: Espaço físico onde a reunião ocorre. Considerar a distância, amplitude, luz e layout da sala.

Tipos de Reuniões

Frequência:

• Esporádicas: Ocorrem de tempos em tempos.
• Contínuas: Evoluem ao longo de um período previamente planejado.

Temática:

• Informativas Descendentes (Top-Down): Superiores transmitem informações aos subordinados. Objetivos: informar as razões da reunião, transmitir informações e garantir o entendimento.
• Informativas Ascendentes (Bottom-Up): Os convidados se preparam para a reunião. Útil para obter feedback sobre comportamentos, empregos, produtos ou processos. Essencial ter um moderador para estimular a participação.
• Informativas Horizontais: Melhoram a transmissão de informações entre grupos ou indivíduos do mesmo nível hierárquico. Úteis para trocar ideias e fomentar a harmonia e a confiança.