Guia Completo de Cartas Comerciais e Comunicações Empresariais

Estilos de Cartas Comerciais

Existem vários estilos de cartas comerciais:

• Estilo Moderno
• Estilo Moderno Modificado
• Estilo Profissional
• Estilo Evoluído

A. Estilo Moderno

Inicia no lado esquerdo do papel e não utiliza qualquer recuo.

B. Estilo Moderno Modificado

Semelhante ao estilo Moderno, exceto pela fórmula de despedida, o signatário e a assinatura, que são escritos do centro da página para a margem direita.

Se o envelope tiver janela, o endereço do destinatário aparecerá desse lado.

C. Estilo Profissional

O estilo profissional utiliza recuo no início de cada parágrafo e na fórmula de saudação. Esse recuo é normalmente de 1,5 a 2,5 cm ou 7 a 10 toques na barra de espaço.

O número do destinatário aparece à direita. A fórmula de despedida, o signatário e a assinatura podem aparecer de diferentes maneiras: do centro para a direita, alinhados à margem direita ou até mesmo centralizados.

D. Estilo Evoluído

Visa simplificar o conteúdo das cartas comerciais através do tratamento direto do assunto. Para atingir este objetivo, ignora a fórmula de saudação e despedida, optando pelo restante da distribuição com qualquer um dos três tipos discutidos anteriormente.

Classificação de Cartas Comerciais

• Cartas de Relatório
• Cartas de Pedido
• Cartas de Reclamação

Boletins

• Relatórios de Negócios

  São cartas dirigidas a outras pessoas no mesmo setor, na mesma atividade, a instituições de crédito, etc., nas quais são coletadas informações sobre clientes e/ou fornecedores, atuais e futuros, relativas a aspectos como seu desenvolvimento econômico, sua seriedade ou projeção.

• Relatórios Pessoais

  Estas cartas são dirigidas a empresas nas quais são solicitadas informações sobre pessoas que as conhecem pela prestação de serviços.

Cartas de Pedido

• Pedido de Informações

  Essas cartas são dirigidas a potenciais fornecedores para solicitar informações regulares sobre seus produtos, a fim de fazer um pedido.

• Carta de Pedido da Empresa

  Quando a empresa cliente recebe as informações enviadas pelo fornecedor, o pedido é formulado por escrito e assinado. Deve incluir uma descrição detalhada do pedido, que geralmente contém informações sobre os seguintes elementos: tipo de item, número da peça, preço por unidade, valor total, forma de pagamento, desconto (se houver), local de entrega e recebimento.

• Cartas de Aceitação de Pedido

  É o tipo de carta que o vendedor ou fornecedor envia ao cliente, através da qual comunica a aprovação ou aceitação do pedido. Não é necessário repetir os termos ou condições do pedido, salvo se houver algum impacto ou diferença em suas condições. Qualquer modificação que altere o pedido deve ser imediatamente comunicada ao cliente. Se houver negação do pedido, esta deve ser comunicada para que o cliente não se sinta ofendido e para não afetar futuras relações.

• Carta de Cobrança de Pedido

  É o envio, pelo fornecedor, dos documentos que deram origem à venda, ou seja, a fatura comercial. Na maioria das vezes, envia-se apenas a fatura ou faturas. No entanto, também pode acompanhar uma carta como aviso prévio ou lembrete para especificar o método de pagamento.

Cartas de Reclamação

• Carta de Reclamação de Pedido

  É uma carta enviada pelo cliente ao fornecedor que apresenta problemas e o impacto ou danos observados nos bens recebidos.

  Essas anomalias podem estar relacionadas a diferentes motivos, como a quantidade, um erro na classe de itens recebidos, mercadoria quebrada ou com defeito, etc.

  Seja cortês com o vendedor, mas mantenha um tom de seriedade e firmeza na reclamação.

  Se o cliente tiver razão em suas reivindicações, o vendedor será convidado a se desculpar pelo ocorrido e a apresentar soluções para os danos causados.

• Carta de Crédito Não Pago

  Este tipo de documento é elaborado quando o cliente não cumpriu as condições de pagamento do pedido.

  Sua redação deve ser breve e concisa, e a firmeza do requerente na cobrança do valor correspondente deve ser observada. No entanto, deve-se demonstrar um grau de cooperação do credor para chegar a uma solução.

  Comunicações Breves e Internas

  Esta seção aborda cartas ou documentos que são concisos e curtos.

  As principais comunicações breves são:

  • Carta-Circular
  • Saudação
  • Comunicação Interna

  Aqui estão as principais características desses tipos de documentos curtos:

  A. Carta-Circular

  É o tipo de carta comercial que as empresas utilizam para comunicar um evento a outras pessoas ou empresas, como mudanças de endereço, nome de filiais, aberturas de agências, lançamento de novos produtos, etc. Também são utilizadas dentro da empresa para comunicar assuntos de interesse geral, como mudanças de horários, distribuição de turnos de férias, procedimentos de trabalho, etc. Neste caso, a qualidade do papel e da impressão é geralmente mais baixa.

  Dessas cartas são feitas um grande número de cópias, por isso devem ser utilizados os meios adequados de reprodução. As cópias devem ter a aparência de um original para uma abordagem personalizada.

  O texto da circular é semelhante ao das demais cartas comerciais, mas deve-se evitar que o texto ou o conteúdo seja longo e garantir que os parágrafos sejam curtos.

  Quanto à distribuição, ou às partes que devem ter conhecimento, é muito semelhante à carta comercial em geral.

  B. Saudação

  Este é o tipo de comunicação normalmente utilizado por empresários, órgãos públicos e autoridades, pelos seguintes motivos:

  • Agradecimento
  • Convite para eventos
  • Aquisições
  • Mudança de sede
  • Outros motivos análogos

  As partes que compõem uma saudação são:

  • Início
  • Conteúdo
  • Final

  No início deve-se incluir o cargo ou função da pessoa que recebe e o nome da empresa ou agência. Em seguida, deve constar a palavra Saudação.

  Esta parte da saudação já estará impressa no modelo e se concentrará nas margens, que são de cerca de quatro centímetros.

  Na parte do conteúdo, o texto deve ser sempre precedido pela preposição "a", para depois indicar em letras maiúsculas o nome e o sobrenome do destinatário. Se esses dados forem desconhecidos, aparece no lugar da pessoa a quem se dirige a saudação, substituindo a letra pela palavra "o" ou "a", conforme o caso, e em seguida, passa-se a explicar o motivo da saudação.

  A parte final será composta das seguintes seções:

  • Nome da pessoa que envia a saudação.
  • Frase de fechamento, que deve ser curta e educada.
  • Local e data da saudação.

  As saudações devem ter em mente as seguintes regras:

  • Sempre ser redigido na terceira pessoa.
  • O espaçamento entre linhas deve ser duplo.
  • O conteúdo deve ser breve.
  • Não deve ser assinado.
  • Não deve conter o carimbo da empresa.
  • Não deve indicar o endereço do destinatário.

  C. Comunicação Interna

  Este documento destina-se a diferentes departamentos, seções, etc., pertencentes à mesma empresa, para se comunicarem entre si.

  As partes que a compõem são:

  • Início
  • Conteúdo
  • Final

  A parte do início inclui os seguintes elementos:

  • Nome ou empresa (papel timbrado). Não deve mostrar informações como endereço, telefone ou e-mail, pois é uma comunicação interna.
  • Data de elaboração.
  • A palavra "DE", seguida do nome do departamento ou pessoa responsável pelo envio da nota.
  • A palavra "PARA", seguida do nome do departamento ou da pessoa a quem é enviado.
  • Assunto: um resumo do comunicado.

  No conteúdo deve-se especificar o motivo desta comunicação. Deve ser escrito em espaço duplo e as margens devem ser definidas entre 4 e 6 cm à esquerda e entre 2 e 4 cm à direita.

  Sua redação deve ser breve e concisa, e o motivo deve ser exposto de forma muito direta. A parte final consiste na assinatura da pessoa que envia a mensagem.

  Dependendo do sistema de organização das empresas, tanto as cartas-circulares internas quanto as notas podem levar a uma referência ou número. Estes geralmente consistem em um número de série seguido pelos últimos dois dígitos do ano, e a cada ano a numeração consecutiva recomeça. Da mesma forma, para garantir que foram lidas pelo destinatário (neste caso, as notas acima), para a circular interna é preenchida a "nota de movimento", que é um documento assinado pelos interessados no tema ou área da circular. Para memorandos internos, é suficiente a assinatura do destinatário na cópia que chega e é encaminhada ao emitente. Para eles, é desejável adicionar um toque pessoal, escrevendo palavras como "Saudações", "Obrigado" ou "Um abraço".

  O uso do papel como meio físico para a realização desses dois tipos de comunicação interna está em declínio, devido à utilização generalizada por empresas de software ou clientes de e-mail com seus próprios processadores de texto. As vantagens, entre outras, são o envio rápido para um ou mais destinatários, a confidencialidade, bem como a possibilidade de rastreabilidade da mensagem.

  O Certificado

  Tanto empresas privadas quanto órgãos públicos costumam emitir ou fazer por escrito um documento atestando um fato ou situação. Essa justificação é chamada de certificado.

  Os motivos para sua emissão geralmente são diferentes: longas horas de trabalho, tempo de permanência na empresa, pagamentos recebidos em um determinado período, frequência de cursos, credenciamento de vários tipos, etc.

  Esse certificado, independentemente de a entidade emissora ser pública ou privada, contém os seguintes elementos:

  • Início
  • Conteúdo
  • Final

  O conteúdo de cada uma dessas partes varia conforme se trate de uma empresa privada ou pública que emitiu o certificado.

  Certificado de Empresa Privada: Estrutura

  • Timbrado

    Deve especificar o nome ou a razão social da empresa em letras maiúsculas, a empresa que realiza a certificação, endereço, CEP, cidade e telefone.

  • Identificação do Emitente

    Deve sempre incluir o nome, em letras maiúsculas, de quem assina o certificado ou de quem é creditado, especificando a posição dentro da empresa.

  O conteúdo começará com as palavras "Certifico que" ou "CERTIFICO: Que", para avançar imediatamente para as seguintes seções:

  • Identificação do Requerente

    Normalmente, o certificado será emitido a pedido de uma pessoa e o nome e o sobrenome desta são escritos em letras maiúsculas. Se o requerente for uma empresa, o nome dela será escrito.

  • Motivo do Certificado

    Deve ser indicado de forma concisa e clara o objeto ou os elementos que são certificados e que dizem respeito ou interessam ao requerente.

  • Efeitos

    Se o certificado for emitido para efeitos gerais comuns ou não especificados, escreve-se a seguinte frase: "E, para constar, a pedido do interessado – ou por conveniência – assino a presente certidão." Se for solicitado para uma finalidade específica, esta deve ser registrada no espaço fornecido na seguinte frase: "E, para os efeitos de registro e – este será o efeito – assino o presente certificado", ou frases semelhantes.

  Se for redigido em primeira pessoa, deve-se prestar atenção à concordância gramatical.

  No final do certificado, no rodapé, devem constar o local e a data de emissão, que pode ser por extenso (formato longo: Mês, dd de Ano), e a assinatura do emitente. Fórmulas de signatários não são necessárias, nem a palavra "Assinado:".

  Se acompanhado do selo da empresa, este deve ir à esquerda da assinatura, nunca sobre ela, seja um selo de tinta ou em relevo ("definitivos").

  Certificado de Administração Pública: Estrutura

  Se o emitente for a administração pública, a estrutura será conforme descrito abaixo, seguindo as orientações do Ministério da Administração Pública.

  A parte do início inclui os seguintes elementos:

  • Timbrado

    Deve constar o nome do Ministério emissor do certificado e da gestão organizacional, como Direção-Geral, Provincial, Mesa, Unidade, etc.

  • Assunto

    Aparece o motivo do certificado, como cursos, deduções, etc.

  Na parte do conteúdo deve-se especificar:

  • Identificação do Emitente

    Pelo nome e sobrenome.

  • Cargo

    O cargo do emitente.

  • Identificação do Requerente

    Pelo nome e sobrenome ou nome da empresa.

  • Objeto

    Que começa com a palavra "CERTIFICO" para, em linha separada, listar os elementos do certificado ou concretizar por escrito:

    • Primeiro: Que...
    • Segundo: Que...
    • Terceiro: Que...

    Quantos pontos ou registros forem necessários.

    Se houver apenas um ponto a comprovar, não deve ser numerado.

  • Efeitos

    Que indicam o motivo ou a finalidade a que o pedido se refere.

  • Prazo

    Se o certificado atesta situações que podem variar ao longo do tempo, deve-se manifestar sua validade.

  No final do documento deve conter o local e a data de emissão, esta última por extenso (versão longa), e a assinatura da pessoa que o emite. Não é necessário indicar fórmulas de signatários nem a palavra "Assinado:", pois isso já se reflete no conteúdo (identificação do emitente).

  Se for autenticado com o selo correspondente, este não deve ir sobre a assinatura.

  Exemplos de Empresas

  A seguir, alguns exemplos de empresas:

  • 1. COSMO C SA

    • Endereço: Peñalver Conde, 212 3ª, 28006 Madrid
    • Gerente: Marcial Torres-Poison
    • Gerente de Vendas: Maria Valverde Oslo
    • Assistente Administrativo: Luís de Carvalho Roma
    • Atividade: Venda de software e hardware

  • 2. Comercial Paulo

    • Endereço: Plaza Julián Sánchez "El Charro", 12, 37005 Salamanca
    • Proprietário: Paulo Venancio de Savedra
    • Atividade: Venda de computador e de escritório

  • 3. Mundo SAL

    • Endereço: Km Carretera Murcia 2300, 03650 Pinoso, Alicante
    • Gerente: Manuel Vidraceiros Ripoll
    • Administração: Jaume Cecilia Carlet
    • Atividade: Desenvolvimento de Software

  • 4. Aoiz Digital SA

    • Endereço: Avenida, 42, 31004 Pamplona, ​​Navarra
    • Diretor: Fermin Goroabe Uart
    • Responsável de RH: Leide Izcara Alonso
    • Administração: Luna Nicholas Ustariz
    • Atividade: Fabricação de televisores

  • 5. Electrodis

    • Endereço: C/ Molina de Fuller, 12, 30007 Murcia
    • Diretor: Alicia Campo Verde Doral
    • Administração: Cowboy Rios Mariano
    • Atividade: Distribuição de eletrodomésticos

  • 6. Techno Vision

    • Endereço: C/ Pio XII, 26, 30802 Lorca, Murcia
    • Gerente de Compras: Manuel Ortuño Montanha
    • Atividade: Eletrônica Atacado