Guia Completo de Documentos Comerciais e Meios de Pagamento

Função Administrativa

As funções administrativas dividem-se em:

• Funções Primárias: São aquelas que compõem o processo de produção da empresa (produção e marketing) e que geram receita direta.
• Funções de Apoio: São aquelas cujo desenvolvimento serve de suporte às funções principais e asseguram o bom funcionamento da empresa. Referimo-nos à gestão de aquisições, recursos humanos, finanças, entre outras.

Documentação Comercial: Introdução

Esta seção, dentro da função administrativa da empresa, aborda a emissão, classificação e arquivo correto de uma série de documentos que podem ser utilizados pela empresa. A correta gestão documental garante informações claras, facilitando o desenvolvimento e a gestão empresarial.

Documentos de Compra

Orçamento

O documento de orçamento detalha os produtos e serviços a serem vendidos, incluindo seus preços, para que o cliente saiba o custo total. Deve indicar a forma de pagamento, caso seja aceito pelo cliente. Todos os dados do orçamento devem identificar claramente a empresa e o cliente. Se os valores forem apresentados sem IVA, isso deve ser explicitado. Pode ser enviado por telefone, fax, e-mail ou entregue diretamente na sede da empresa ou por um comercial.

Ordem de Compra

Quando o cliente aceita o orçamento, a ordem de compra é emitida, refletindo a compra específica de bens ou a prestação de serviços. Pode ser feita por telefone, fax, e-mail, entre outros meios. Deve incluir o seguinte:

• Identificação do documento (número da ordem e data).
• Identificação da mercadoria (código do item, unidades, descrição do produto, preço unitário e preço total).
• Condições de compra (prazo de entrega, local, forma e método de entrega).
• Assinatura do comprador.

Geralmente, são emitidas 3 cópias: um original para o vendedor, uma cópia para o comprador (para verificação do recebimento da ordem) e outra para o departamento de vendas (para arquivo).

Contrato

Acordo pelo qual duas ou mais partes se comprometem a cumprir algo, cujo desempenho pode ser exigido. No âmbito empresarial, é geralmente formalizado por escrito.

Tipos de Contrato:

• Contrato de Compra e Venda: Define as condições sob as quais o comprador e o vendedor devem realizar a compra de um bem. Deve indicar as partes envolvidas, o item, o preço de venda e as condições de pagamento.
• Contrato de Serviços: Tem como objetivo a prestação de um serviço por uma empresa a um cliente em troca de uma taxa (ex: pintor, eletricista).
• Contrato de Gestão/Fornecimento: Empresas que necessitam de fornecimento de eletricidade, água, telefone, gás, etc. A empresa fornecedora compromete-se a uma série de benefícios em troca do pagamento do preço estabelecido pelo cliente.
• Contrato de Seguro: Destinado a prevenir os riscos da atividade da empresa. É um contrato pelo qual a seguradora se obriga, mediante o pagamento de um prémio, a compensar o segurado dentro dos limites acordados caso ocorra o evento cujo risco está coberto. O documento que reflete o contrato é chamado apólice de seguro, e o valor pago é chamado prémio.

Romaneio

Documento que acompanha a mercadoria, detalhando os itens enviados. Serve para conferência dos produtos recebidos.

Fatura

Documento legal que comprova a venda de mercadorias ou a prestação de serviços. Conteúdo mínimo:

• Dados do vendedor e do comprador.
• Dados da fatura (número, local e data).
• Número do recibo e referência do cliente (se aplicável).
• Descrição das mercadorias vendidas ou serviços prestados (quantidade, preço unitário e valor total).
• Taxa de desconto aplicada e o valor correspondente.

O valor tributável é o montante sobre o qual o imposto é calculado. Para seu cálculo, deve-se considerar o valor total menos o desconto, se houver. O Valor Acrescentado (IVA) é calculado sobre o valor tributável. O Total a Pagar é a soma do Valor Tributável (Base de Incidência) mais o IVA, acrescido de despesas adicionais (transporte, seguro dos bens, etc.).

Outros Documentos Comerciais

Outros documentos de grande importância no desenvolvimento dos processos administrativos relacionados com a atividade comercial incluem:

• Tabela de Preços: Lista dos preços dos produtos que a empresa vende no mercado. Diferentes produtos devem ser claramente descritos, indicando o preço por unidade e o prazo de validade.
• Nota de Despesas: Documento que indica todas as despesas relativas à compra, que são pagas pelo comprador (ex: custos de transporte, embalagens, seguros).
• Carta de Porte (Conhecimento de Transporte): Documento que serve como contrato de serviços de transporte e, em alguns casos, como nota fiscal.

Documentos e Meios de Pagamento

Meios de Pagamento:

• Pagamento em Dinheiro: O vendedor recebe o valor diretamente.
• Transferência Bancária: O comprador instrui seu banco a transferir uma quantia de dinheiro para a conta bancária do vendedor. Se as contas bancárias forem de bancos diferentes, o comprador pode ter que pagar uma taxa (percentagem do valor da transferência).
• Pagamento com Cartão: A entidade financeira paga o preço à vista ao vendedor, e o valor é cobrado do comprador em dinheiro (cartão de débito) ou a crédito (cartão de crédito).
• Débito Direto (Recibos de Débito): O vendedor possui uma autorização do comprador para que o banco debite o valor diretamente da conta do comprador.
• Pagamento em Prestações: O valor da compra não é pago à vista, mas sim parcelado ao longo do tempo. Neste caso, o comprador pode ter que pagar juros de mora para compensar o vendedor pela espera do valor da venda. Tais juros representam o custo financeiro para o comprador pelo pagamento diferido. Os documentos comumente usados para formalizar este método de pagamento são a letra de câmbio e a nota promissória. Geralmente, o prazo é inferior a um ano.

Recibo

Documento que comprova o pagamento de uma quantia devida em decorrência de uma compra ou prestação de serviços. Deve ser emitido pelo vendedor.

Os recibos são frequentemente emitidos em blocos, divididos em duas partes: uma via é entregue ao comprador como prova de pagamento, e a outra (canhoto) permanece no bloco para controle e gestão da cobrança pelo vendedor.

Cheque

Documento comercial bancário que ordena ao banco o pagamento de uma certa quantia de dinheiro à ordem de um dos seus clientes, sendo o valor debitado da conta bancária do emitente. É um meio de pagamento com a mesma validade que o dinheiro, embora outros meios eletrónicos estejam a substituí-lo gradualmente.

Tipos de Cheque:

• Cheque Visado: O banco garante a autenticidade da assinatura do sacador (emitente do cheque) e a disponibilidade de fundos no montante indicado no cheque. Geralmente, implica o pagamento de comissões.
• Cheque Cruzado: Só pode ser pago por crédito em conta do beneficiário. Formaliza-se através de duas barras paralelas na frente do cheque. O objetivo é evitar que um terceiro o receba em caso de perda ou roubo.
• Cheque Nominal: Identifica a pessoa a quem deve ser pago (beneficiário) pelo seu nome e, por vezes, número de identificação.
• Cheque ao Portador: Não designa uma pessoa específica, podendo ser pago a quem o apresentar.

São elementos obrigatórios do cheque: o banco emissor, o número da conta do emitente, o valor pago em números e por extenso, o nome do beneficiário (ou a expressão "ao portador"), o local e a data de emissão do cheque, e a assinatura do titular da conta. Se a informação não for válida, o cheque pode ser recusado. O pagamento deve ser feito no prazo de 15 dias. O cheque é emitido numa folha impressa associada a uma conta bancária. O banco paga o montante do cheque desde que haja fundos suficientes na conta. Se o banco pagar apenas parte do montante, significa que não há fundos suficientes para o total. Se a conta não tiver fundos, o banco não pode pagar o cheque. Nestes casos, o fornecedor deve negociar com o comprador que emitiu o cheque ou proceder legalmente.

Letra de Câmbio

É um documento comercial pelo qual uma pessoa, o sacador, ordena a outra pessoa, o sacado, o pagamento de uma quantia de dinheiro numa data ou prazo específico. O pagamento da letra pode ser feito ao sacador ou a um terceiro denominado tomador (beneficiário ou titular), a quem o sacador transmitiu a letra de câmbio.

Partes Envolvidas na Letra de Câmbio:

• Sacador: Empresa (ou pessoa) que emite a letra de câmbio para assegurar o pagamento de uma fatura.
• Sacado: Pessoa que tem de pagar a letra no vencimento.
• Tomador (Beneficiário ou Titular): Pessoa que detém a letra de câmbio no vencimento e a quem o sacado deve pagá-la.
• Avalista: Pessoa que garante o pagamento da letra de câmbio.
• Endossante: Pessoa que transmite a letra de câmbio a um terceiro através de endosso.
• Endossado: Pessoa a quem a letra é transmitida por endosso, ou seja, o novo beneficiário.

A vantagem, em caso de incumprimento do pagamento pelo sacado no vencimento, é que o sacador pode iniciar uma ação executiva, que é um processo mais rápido e eficiente para a cobrança do valor do que uma ação judicial ordinária.

Aspectos Jurídicos da Letra de Câmbio:

• Aceitação: A letra é aceite pelo sacado através da sua assinatura, tornando-se assim obrigado a efetuar o pagamento do valor no vencimento.
• Aval: É a declaração na letra que garante o seu pagamento. O avalista é responsável pelo pagamento da letra caso o sacado não cumpra a obrigação no vencimento.
• Endosso: É o ato pelo qual o sacador (ou um endossante anterior) transmite a letra a outra pessoa (o endossado). O endossado torna-se, assim, o novo beneficiário da letra, e o sacado deverá pagar-lhe o valor no vencimento.
• Desconto: Consiste em apresentar a letra de câmbio a um banco para receber o valor antes da data de vencimento. O banco paga o valor da letra, deduzindo juros e taxas.
• Protesto: É o ato formal que comprova o não pagamento da letra no vencimento. O sacado tem um prazo (geralmente dois dias úteis) para pagar a letra perante o notário ou apresentar os argumentos que julgar pertinentes. Após esse período, se a letra não for paga, o sacador pode iniciar uma ação judicial.

Nota Promissória

É um documento comercial em que o signatário (emitente) se compromete a pagar uma certa quantia de dinheiro, num tempo e lugar específicos, ao beneficiário.

A nota promissória, ao contrário da letra de câmbio, contém uma promessa incondicional de pagamento de uma quantia de dinheiro no vencimento. A letra de câmbio, por sua vez, é uma ordem de pagamento. A nota promissória pode incluir uma garantia (aval) para assegurar o cumprimento da obrigação de pagamento.