Guia Completo sobre Faturas: Emissão, Dados e Regras

1. O que é uma Fatura

A fatura é o documento que justifica legalmente uma transação de compra e venda, calculada com base em notas de encomenda. É emitida pelo vendedor do bem ou serviço.

O valor da fatura difere do valor base, pois inclui despesas nominais, transporte, seguro, frete e descontos.

2. Elaboração

É realizada de acordo com os dados das faturas e notas de encomenda.

3. Emissão

Deve ser emitida pelo vendedor do bem ou serviço.

4. Dados Obrigatórios

A fatura deve conter obrigatoriamente:

• Dados do fornecedor;
• Data da fatura;
• Número da fatura;
• Dados do cliente;
• Quantidade de unidades entregues;
• Preço unitário de cada item;
• Conceitos adicionais (custos, descontos, impostos);
• Montante total da transação;
• Condições de pagamento.

5. Características e Regras

• a) Operações repetitivas: É permitido incluir várias operações para o mesmo destinatário em uma única fatura, dentro de um período mensal.
• b) Faturas consolidadas: Quando várias operações são enviadas ao mesmo destinatário, os conceitos, alíquotas e parcelas devem ser discriminados separadamente.
• c) Vendas a retalho: Em vendas a retalho, basta indicar o preço e a expressão "IVA incluído".
• d) Substituição: Profissionais e empresários podem substituir a fatura por talões numerados ou bilhetes de caixa registadora em vendas a consumidores finais.

6. Obrigatoriedade

Aplicável a empresários e profissionais que realizam operações de compra e venda.

7. Retificação

Realizada através de uma fatura retificativa.

8. Prazos de Conservação

• a) 10 anos a contar da receção da fatura.
• b) 15 anos.

9. Custos e Descontos

Custos de compra:

• Transporte: Tributado à mesma taxa dos bens transportados. Se houver itens com taxas diferentes, o custo deve ser repartido proporcionalmente.
• Seguros: Sujeitos à mesma taxa que as mercadorias.

Descontos:

• Comerciais: Decorrentes de negociações com o fornecedor.
• Pronto pagamento: Aplicado sobre o valor após dedução de descontos comerciais.
• Quantidade (Rappel): Concedidos por volume de compras (registados como "Rappel de compras" ou "Rappel de vendas").

Unidades recuperadas: São faturadas e integram o custo bruto, aumentando o desconto comercial.

10. Venda a retalho

Utilizada em serviços orientados ao consumidor final, como supermercados, táxis e restaurantes.

11. Motivos de Retificação

• Erros na fatura (preços, quantidades, descontos);
• Devolução de mercadorias.

12. Prazos de Emissão e Arquivo

As faturas devem ser emitidas no momento da transação ou, para empresários/profissionais, no prazo de 30 dias após a competência. Devem ser entregues ao destinatário no momento da emissão ou até 30 dias úteis.

O vendedor deve manter o original. Em caso de perda ou múltiplos destinatários, pode emitir um "duplicado". As empresas devem conservar cópias por seis anos, sendo permitido o uso de microfilmes ou meios digitais.