Guia Completo de Gerenciamento de Projetos: Conceitos e Melhores Práticas

Aula 1: Fundamentos do Gerenciamento de Projetos

Definição de Projeto: Um projeto é um esforço temporário, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Ele é caracterizado por ser incomum e extraordinário devido a restrições de recursos, ter um ciclo de vida com início e fim definidos, e visar a criação de algo novo. Os resultados podem incluir recomendações, novas estruturas, eleições, conformidade com regras e leis. A unicidade do projeto se manifesta no contexto, na equipe e no planejamento, incluindo contingências.

Exemplos de projetos ocorrem tanto na vida pessoal quanto nas organizações, sendo um modelo de gestão aplicável em entidades públicas, privadas e sociais.

Gerenciar um Projeto

Gerenciar um projeto é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas (CHF) às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. Isso é realizado através da aplicação e integração dos processos de IPEME: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento.

Problemas Típicos na Execução de Projetos

• Objetivos nebulosos: "Quem não sabe onde chegar, qualquer caminho serve".
• Escopos mutantes: Projetos raramente iniciam com definição precisa do trabalho requerido, sendo elaborados progressivamente.
• Decisões erráticas: Monitoramento inconsistente leva à fragilidade.
• Planejamento inócuo: Falta de controle e planos.
• Orçamentos inviáveis: Erros em estimativas e margens para contingências.
• Predominância de crises: Reservas para contingências insuficientes.
• Perda de controle: Crises são normais em desafios arriscados; o anormal é perder o controle.
• Descompasso na execução: Equipes temporárias e multidisciplinares sem dedicação exclusiva.
• Incapacidade de atribuir responsabilidades: Projetos vistos como "apêndice" da organização.
• Nível exagerado de conflito: Antagonismo entre interessados.
• Competição com a rotina: Projetos são absorventes, podendo faltar tempo se houver descuido.
• Gestão insuficiente ou amadora: Cada projeto requer uma equipe temporária, onde ocorrem erros de dimensionamento.
• Desprezo aos riscos existentes.

Problemas Mais Comuns Relacionados aos Projetos

Iniciação de Projeto

1. TAP (Termo de Abertura do Projeto): Documento que oficializa a existência do projeto, designa o responsável e delimita suas fronteiras.
2. Identificar os interessados (stakeholders).

TAP - Técnica 5W2H

• Por quê? Descrição (do que se trata?), Justificativa (É urgente? Importante? Sonho ou problema a resolver?) e contexto (Em que se insere? O que envolve?).
• Quem? Governança (Quem comanda?) e Stakeholders/interessados (Equipe, membros e parceiros).
• Quando? Data de início e prazo de execução.
• Onde? Abrangência.
• O quê? Objetivos (ação para alcançar algo), Resultados (ao ser alcançado), Benefícios (médio prazo com decorrência dos resultados), Premissas (fatores verdadeiros) e Restrições (exigências que limitam).
• Como? Escopo (todo e apenas o trabalho requerido para o sucesso, para obter resultados e benefícios) - trabalho requerido para atingir o quê.
• Quanto? A partir do escopo, estimar o custo de execução = investimento.

Aula 2: Planejamento e Controle de Projetos

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto é composto pelo ECCQPCRAI: Escopo, Cronograma, Custo, Qualidade, Pessoas, Comunicações, Riscos, Aquisições e Integração.

Gerenciamento de Escopos

Garantir que esteja incluído todo o trabalho necessário para terminar o projeto com sucesso.

Processos do Gerenciamento de Escopo

Escopo pode se referir a:

• Produto: Características.
• Projeto: Trabalho a ser realizado para entregar o produto/serviço.

Requisitos do Gerenciamento de Escopo

• Definir e documentar as características e funções do Produto e do projeto que atendam às necessidades e expectativas dos interessados.

Tipos de Requisitos

• Negócio: Associa valor agregado.
• Produto: Características.
• Projeto: Processos, restrições, normas/procedimentos.

Declaração do Escopo do Projeto (OEPR)

Define: Objetivos (Descrição, Requisitos, Limites), Entregas (critérios de aceitação/aprovação), Premissas e Restrições (riscos iniciais, marcos).

EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho, que organiza e define o escopo total do projeto.

• Decomposição: Subdivisão das entregas até o nível de pacotes de trabalho.
• Pacotes de trabalho: Componentes de nível mais baixo da EAP. Para o PMI, nunca inferior a 80 horas.
• Dicionário da EAP: Conteúdo detalhado dos componentes da EAP.

Dicas para Criação de uma EAP

Gestão de Riscos

Processo que trata da realização, identificação, análise, resposta, monitoramento e controle, e planejamento do gerenciamento de riscos no projeto.

• Planejamento de GR inclui (MFROTCR): Metodologia, Funções e Responsabilidades, Orçamentação, Tempos, Categorias de Risco.
• Identificação dos Riscos inclui (IIIAM): Incerteza, Imprevisto, Imponderável, Acidental, Motivos de força maior (seja Natureza ou Homem).
• Coleta de informações através de (BEAS): Brainstorming (Lista de Riscos), Entrevistas (Especialistas), Análise SWOT.
• Tipos de riscos: Operacional, Empresarial ou Organizacional, Estrutural, Incerteza.
• Análise Qualitativa de Riscos inclui: Lista de prioridade dos riscos do projeto; Lista de riscos que exigem resposta a curto prazo; Lista de riscos para análise e resposta adicionais; Lista de observações de riscos de baixa prioridade; Riscos agrupados por categorias; Resultados da análise qualitativa de riscos.
• Análise Qualitativa de Riscos é medida por: Impacto x Probabilidade (ex: 5-3-1).
• Planejamento de Resposta a Riscos: Negativos: Prevenir/Transferir/Mitigar. Positivos: Explorar/Compartilhar/Melhorar.

Gestão das Comunicações

Processo que garante a geração, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações do projeto.

• Conhecimentos: Modelos Emissor-Receptor, Meios de comunicação, Estilo de redação, Apresentação, Gerenciamento de reuniões.
• Modelos de Comunicação: Comunicação Eficaz: Não-Verbal, Paralinguística, Feedback, Parafrasear.
• Técnicas das Comunicações e fatores que afetam o projeto: Urgência da necessidade e informação, Disponibilidade de tecnologia, Formação e especialização de pessoal, Duração e ambiente do projeto.
• Barreiras de Comunicação: Expressões idiomáticas, Ruído, Distância, Codificação inadequada, Hostilidade, Idioma, Cultura.

Aula 3: Estratégias de Execução de Projetos

Aula 5: Encerramento de Projetos

O Término do Projeto Acontece com:

• Aceitação Provisória: Verifica a conformidade com especificações.
• Aceitação Definitiva: Atesta conformidade com requisitos e assume a responsabilidade pelo produto do projeto.
• Entrega: Termina a atuação da equipe do projeto.

Duração do Encerramento de Projeto

Iniciação / Planejamento / Execução / Monitoramento e Controle / Encerramento.

Escopo de Encerramento

Testes, Comissionamento, Desmobilização, Serviço em Garantia, Reaproveitamento.

Atividades em Paralelo com a Execução

• Planejar atividades de Aceitação, com aprovação prévia (testes, aferição de desempenho).
• Documentação final do projeto (dossiê, relatórios).
• Criar reservas para pós-aprovação (garantia).

Atividades no Encerramento

• Obter licenças de uso, atestados, alvarás e documentação legal.
• Encerrar administrativamente contratos, com o mesmo rigor formal adotado na iniciação deles.
• Efetuar balanço final do projeto.
• Concluir dossiê da documentação do projeto, incluindo lições aprendidas e avaliação dos membros da equipe do projeto.

Lições Aprendidas - Etapas

Coleta, Avaliação, Registro, Disseminação, Reuso, Atualização.

Diferenças Conceituais

• Moral: Reativa (cumprir leis e normas) e normativa.
• Ética: Proativa (dever de consciência) e prática.
• Reputação: É o que pensam de você.
• Honra: É o que você sabe a seu respeito.

Normas

• Ambicionadas: Espera-se um comportamento ético.
• Obrigatórias: Sujeitam a sanções morais.

Ética e Conduta Profissional - Valores (RRJH)

• Responsabilidade: Assumir as suas.
• Respeito: Elevada consideração.
• Justiça: Decidir e agir sem interesse.
• Honestidade: Compreender a verdade e agir de modo confiável.

Critérios para Escolha do Gerenciador de Projetos

• Apresentar comprovada competência gerencial e alguma competência técnica no tema do projeto.
• Apresentar disponibilidade de tempo requerida pelo planejamento do projeto.
• Apresentar valores compatíveis com uma atuação ética e responsável.
• Acreditar e demonstrar comprometimento com os resultados do projeto.

Problemas mais comuns relacionados aos projetos:

Iniciação de Projeto:

1º - TAP: Documento que oficializa a existência, designa responsável e delimita as fronteiras do projeto.

2º - Identificar os interessados (stakeholders).

TAP - Técnica 5W2H:

• Por quê? Descrição, Justificativa e contexto.
• Quem? Governança e Stakeholders/interessados.
• Quando? Data de início e prazo de execução.
• Onde? Abrangência.
• O quê? Objetivos, Resultados, Benefícios, Premissas e Restrições.
• Como? Escopo.
• Quanto? Custo de execução.

Plano de Gerenciamento do Projeto é composto do: ECCQPCRAI

Escopo/Cronograma/Custo/Qualidade/Pessoas/Comunicações/Riscos/Aquisições/Integração.

Gerenciamento de Escopos: É garantir que esteja incluído todo trabalho necessário para terminar o projeto com sucesso.

Processo do Gerenciamento Escopo:

Escopo pode se referir:

• Produto (características) e Projeto (trabalho a ser realizado para entregar o produto/serviço).

Requisitos do Ger. de Escopo:

• Definir e documentar as características e funções do Produto e do projeto que atendam às necessidades e expectativas dos interessados.

Tipos:

• Negócio (associa valor agregado) / Produto (características) / Projeto (processos, restrições, normas/procedimentos).

Declaração do escopo do projeto, define: OEPR

• Objetivos (Descrição, Requisitos, Limites) / Entregas (critérios de aceitação/aprovação) / Premissas e Restrições (riscos iniciais, marcos).

EAP: Decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho, onde organiza e define o escopo total do projeto;

• Decomposição: Subdivisão das entregas até o nível de pacotes de trabalho;
• Pacotes de trabalho;
• Componentes de nível mais baixo da EAP;
• Para PMI, nunca inferior a 80h.

Dicionário da EAP: Conteúdo detalhado dos componentes da EAP;

Gestão de Riscos: Processo que trata da realização, identificação, análise, resposta, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de risco no projeto.

Planejamento de GR inclui: MFROTCR - Metodologia/Funções e Responsabilidades/Orçamentação/Tempos/Categorias de Risco

Identificação dos Riscos inclui: IIIAM - Incerteza/Imprevisto/Imponderável/Acidental/Motivos de força maior seja Natureza ou Homem.

A coleta de informações é através de: BEAS - Brainstorming (Lista de Riscos)/Entrevistas (Especialistas)/Análise SWOT.

Tipos de riscos: Operacional / Empresarial ou Organizacional / Estrutural / Incerteza

Análise Qualitativa de Riscos inclui:

• Lista de prioridade dos riscos do projeto;
• Lista de riscos que exigem resposta a curto prazo;
• Lista de riscos para análise e resposta adicionais;
• Lista de observações de riscos de baixa prioridade;
• Riscos agrupados por categorias;
• Resultados da análise qualitativa de riscos.

Análise Qualitativa de Riscos é medida por: Impacto x Probabilidade => 5-3-1

Planejamento de Resposta a Riscos: Negativos: Prevenir/Transferir/Mitigar -|- Positivos: Explorar/Compartilhar/Melhorar

Gestão das Comunicações: Processo que garante geração, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações do projeto.

Conhecimentos: Modelos Emissor-Receptor/Meios de comunicação/Estilo de redação/ Apresentação/Gerenciamento de reuniões.

Modelos de Comunicação: Comunicação Eficaz: Não-Verbal/Paralinguística/Feedback/Parafrasear

Técnicas das Comunicações e os fatores que afetam o projeto:

• Urgência da necessidade e informação/ Disponibilidade de tecnologia / Formação e especialização de pessoal / Duração e ambiente do projeto.

Barreiras de Comunicação: Expressões idiomáticas/Ruído/Distância/Codificação inadequada/Hostilidade/Idioma/Cultura

Aula 3: Estratégias de Execução de Projetos

Aula 5: Encerramento de Projetos

O término do Projeto acontece com:

• Aceitação Provisória: verifica a conformidade com especificações.
• Aceitação Definitiva: atesta conformidade com requisitos / assume a responsabilidade pelo produto do projeto.
• Entrega: termina a atuação da equipe do projeto.

Duração de Encerramento de Projeto: Iniciação/Planejamento/Execução/Monitoramento e Controle/Encerramento.

Escopo de Encerramento: Testes/Comissionamento/Desmobilização/Serviço Em Garantia/Reaproveitamento.

Atividade em paralelo com Execução

• Planejar atividades de Aceitação, com aprovação prévia (testes, aferição de desempenho);
• Documentação final do projeto (dossiê, relatórios);
• Criar reservas para pós-aprovação (garantia).

Atividade no Encerramento:

• Obter licenças de uso, atestados, alvarás e documentação legal;
• Encerrar administrativamente contratos, mesmo rigor formal adotado na iniciação deles;
• Efetuar balanço final do projeto;
• Concluir dossiê da documentação do projeto, incluindo lições aprendidas e avaliação dos membros da equipe do projeto.

Lições Aprendidas Etapas: Coleta/Avaliação/Registro/Disseminação/Reuso/Atualização.

Diferenças:

• Moral: é reativa (cumprir leis e normas) e normativa / Ética: é proativa (dever de consciência) e prática.
• Reputação: é o que pensam de você / Honra: é o que você sabe a seu respeito.

Normas:

• Ambicionadas: espera-se um comportamento ético
• Obrigatórias: sujeitam a sanções morais.

Ética e Conduta Profissional Valores: RRJH

Responsabilidade (assumir as suas)/Respeito (elevada consideração)/Justiça (decidir e agir sem interesse)/Honestidade (compreender a verdade e agir de modo confiável).

Critérios para escolha do Gerenciador de Projetos:

• Apresentar comprovada competência gerencial e alguma competência técnica no tema do projeto;
• Apresentar disponibilidade de tempo requerida pelo planejamento do projeto;
• Apresentar valores compatíveis com uma atuação ética e responsável;
• Acreditar e demonstrar comprometimento com os resultados do projeto.