Guia Completo: Gerenciamento de Projetos de Sistemas de Informação

1. A Importância do Gerenciamento de Projetos de SI

Há uma taxa de falhas muito elevada entre os projetos de sistemas de informação. Na maioria das organizações, projetos de sistemas de informação demoram muito mais tempo e dinheiro do que o inicialmente estimado para a sua execução, ou seja, os sistemas acabam não funcionando corretamente. Esta é a razão pela qual é fundamental ter conhecimento sobre como gerenciar projetos de sistemas de informação e entender o porquê do sucesso e do fracasso.

2. Problemas de SI Causados por Má Gestão de Projetos

• Excesso de despesas;
• Prorrogação de prazos;
• Falhas técnicas que comprometem o desempenho;
• Incapacidade de alcançar os benefícios esperados.

3. O Que é Gerenciamento de Projetos e Suas Variáveis?

Refere-se à aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atingir objetivos específicos dentro de um determinado orçamento e tempo. Estes incluem o planejamento do trabalho, avaliação de risco, a estimativa dos recursos necessários para realizar o trabalho, a organização do trabalho, aquisição de recursos materiais e humanos, atribuição de tarefas, atividades de gestão, acompanhamento da execução dos projetos e análise do progresso e resultados.

Escopo:

Define o trabalho que corresponde a um projeto ou está fora dele.

Tempo:

Consiste na quantidade de tempo necessária para executar o trabalho.

Custo:

É baseado no tempo para determinar um projeto.

Qualidade:

É um indicador de quão bem ele preenche os objetivos finais do projeto, conforme especificado pela administração.

Risco:

Refere-se aos problemas potenciais que podem ameaçar o sucesso de um projeto.

4. Grupos Responsáveis pela Gestão de Projetos de SI

• O grupo de planejamento estratégico da empresa e o conselho de administração de sistemas de informação. O grupo de planejamento estratégico da corporação é responsável pelo desenvolvimento do plano estratégico da empresa, o que exigiria o desenvolvimento de novos sistemas.
• O comitê de direção de sistemas de informação, grupo de gerenciamento de sistemas responsável pelo desenvolvimento e operação de sistemas.
• A equipe do projeto é supervisionada por um grupo de gestão composto por gerentes de projeto e gerentes de sistemas de informação, além dos usuários finais, responsável pela supervisão de projetos específicos de sistemas de informação.

5. Categorias Principais do Plano de Sistemas de Informação

• Direção do desenvolvimento dos sistemas;
• Justificativa;
• Situação atual;
• Estratégia de gestão;
• Plano de execução;
• Orçamento.

6. Análise de Negócios e Fatores Críticos de Sucesso

Dê uma grande amostra de gestores e pergunte-lhes como usam a informação, onde a obtêm, como se assemelham aos seus ambientes, quais são os seus objetivos, como tomam decisões e quais as suas necessidades de dados. Abordagens completamente novas são necessárias sobre como administrar o negócio.

7. Análise de Portfólio e Modelos de Pontuação em SI

Para avaliar projetos alternativos, faz-se um inventário de todos os projetos e ativos de sistemas de informação da organização, incluindo infraestrutura, terceirização e contratos de licenciamento. Isso pode ser descrito como tendo um perfil de risco-benefício para a empresa, semelhante a uma carteira financeira.

Modelos de pontuação são úteis para selecionar quais projetos devem considerar muitos critérios. Atribuem pesos às várias características de um sistema e, em seguida, calculam o total ponderado. Estes são usados para informar e apoiar a tomada de decisões, e não como árbitros finais na escolha de sistemas.

8. Custos e Benefícios de Sistemas de Informação

Benefícios Tangíveis:

Podem ser quantificados e ter um valor monetário atribuído.

Benefícios Intangíveis:

Como um melhor serviço ao cliente ou tomada de decisão mais eficiente, não podem ser quantificados imediatamente, mas podem levar a ganhos quantificáveis a longo prazo.

9. Métodos de Orçamento de Capital para Projetos de SI

Método de Recuperação (Payback Period):

Trata-se de uma medida do tempo necessário para recuperar o investimento inicial em um projeto.

Taxa de Retorno Contábil sobre o Investimento (ROI):

Calcula a taxa de retorno sobre o investimento, ajustando os influxos de caixa resultantes do investimento para a depreciação. Isso fornece uma aproximação da renda contábil obtida pelo projeto.

Valor Presente Líquido (VPL):

É o valor presente de um fluxo de pagamentos a serem recebidos no futuro. Representa o valor que um investimento vale hoje, considerando seu custo, lucro e o valor do dinheiro no tempo.

Taxa Interna de Retorno (TIR):

É definida como a taxa de retorno ou lucro a ser obtido a partir de um investimento, considerando o valor do dinheiro no tempo. A TIR é a taxa de desconto que iguala o valor presente dos fluxos de caixa futuros do projeto ao custo inicial do projeto.

10. Modelos de Avaliação e Opções Reais em TI

Exploram o conceito de opções utilizadas no setor financeiro. Uma opção é essencialmente o direito, mas não a obrigação, de realizar algo em alguma data futura. Eles valorizam projetos de sistemas de informação de forma semelhante às opções de ações, em que uma despesa inicial em tecnologia cria o direito, mas não a obrigação de obter benefícios futuros associados com o desenvolvimento e implementação de tecnologia.

11. Limitações dos Modelos Financeiros em SI

• Modelos financeiros não expressam adequadamente os riscos e as incertezas das estimativas de custos e benefícios.
• Além disso, os custos e benefícios nem sempre ocorrem no mesmo período.

12. Fatores de Risco em Projetos de Sistemas de Informação

Tamanho do Projeto:

Quanto maior o projeto, maior o risco.

Estrutura do Projeto:

Alguns projetos são muito mais estruturados do que outros. Suas exigências são claras e diretas.

Experiência com a Tecnologia:

O risco do projeto aumenta se a equipe do projeto e o pessoal do sistema de informação carecem do conhecimento técnico necessário.

13. Gestão da Mudança em Novos Sistemas de Informação

É necessário que os desenvolvedores de novos sistemas de informação abordem a gestão da mudança porque as mudanças na forma como se define, acessa e usa a informação para gerenciar os recursos da organização muitas vezes levam a novas distribuições de poder e autoridade.

Os benefícios da tecnologia da informação serão reduzidos se as empresas não considerarem os custos de mudança organizacional associados a um novo sistema e não realizarem essas mudanças de forma eficaz. A criação de sistemas de gestão da mudança bem-sucedida requer planejamento cuidadoso.

14. Implementação e Contra-Implementação em Projetos

Implementação refere-se a todas as atividades organizacionais que visam adotar, gerenciar e rotinizar uma inovação. As abordagens envolvem papéis para os atores, estratégias e fatores organizacionais. No processo de implementação, o analista de sistemas é um agente de mudança.

A contra-implementação é uma estratégia deliberada para frustrar a aplicação de um sistema de informação ou uma inovação em uma organização.

15. Apoio da Administração e Usuários Finais em Projetos de SI

A participação dos usuários no projeto e operação de sistemas de informação tem vários resultados positivos. Eles têm mais oportunidade de moldar o sistema de acordo com suas prioridades e necessidades do negócio, e mais oportunidades para controlar o resultado.

O apoio da administração também garante que um projeto receberá financiamento e recursos para ter sucesso. Além disso, é provável que os usuários e o pessoal de serviços de informação o percebam positivamente.

16. Falhas em BPR e SI em Fusões e Aquisições

Diante dos desafios da inovação e da implementação, projetos de aplicativos de negócios e Reengenharia de Processos de Negócio (BPR) normalmente exigem uma ampla mudança organizacional e podem exigir a substituição de tecnologias antigas e sistemas legados que estão profundamente enraizados em muitos processos de negócios inter-relacionados. Muitas vezes, eles falham em cumprir as metas de seus usuários.

Os sistemas de informação de duas empresas diferentes exigem uma grande mudança organizacional e gestão de projetos de sistemas complexos. O papel da integração dos dois sistemas é crucial para o sucesso da empresa.

17. Técnicas de Gestão para Controle de Risco em Projetos

Você pode usar ferramentas internas, planejamento formal e ferramentas de controle formal, como:

• Gráficos de Gantt;
• Diagramas PERT.

18. Considerações Organizacionais em Projetos de SI

As seguintes considerações organizacionais devem ser levadas em conta no planejamento e implementação de sistemas de informação:

• A participação e o comprometimento dos funcionários;
• Os padrões de trabalho, supervisão, concepção e desempenho;
• Ergonomia (incluindo os equipamentos, interfaces de usuário e ambiente de trabalho);
• Procedimentos para a resolução de queixas de funcionários;
• Saúde e segurança;
• O cumprimento das regulamentações governamentais;
• A análise de impacto organizacional;
• Estudo sociotécnico.

19. Ferramentas de Software para Gerenciamento de Projetos

As ferramentas comerciais que automatizam muitos aspectos da gestão de projetos facilitam o processo de gerenciamento de projetos. Elas têm capacidade para identificar e gerenciar tarefas, atribuir recursos a elas, definir as datas de início e término das tarefas, acompanhar o progresso e facilitar as modificações das funções e recursos. Algumas das ferramentas são programadas para lidar com projetos grandes e sofisticados, grupos de trabalho dispersos e diversas funções de negócio.