Guia Completo de Organização, Sistemas e Métodos (OSM)

Conceitos Fundamentais de Organização, Sistemas e Métodos (OSM)

O estudo das organizações por meio da análise de cada uma de suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.

O que é Organização?

Atividade voltada para a estruturação harmoniosa dos recursos; objetiva promover uma atuação sistêmica e eficiente para obter eficácia de conjunto.

O que é Sistema?

Conjunto de elementos relacionados entre si, e que estão organizados em função de um objetivo.

O que é Método?

Economia de esforços, tempo e movimentos por meio da simplificação do trabalho. Resultado direto: aumento da produtividade.

Função da OSM

A OSM deve ser percebida como uma função administrativa estratégica que possibilita harmonizar os fluxos produtivos, aperfeiçoando os processos empresariais, desde a concepção do negócio até o estudo dos indicadores de sucesso e competitividade.

Definição de OSM na Prática

• Racionalização Administrativa e Operacional
• Criatividade
• Processo de Melhoria Contínua
• Luta contra os Desperdícios
• Simplificação do fluxo de trabalho
• Aumento da produtividade
• Ferramenta de competitividade
• Mudança de paradigmas
• Identificação dos problemas e busca de soluções
• Estudos de ambiência / Estresse
• Treinamento de usuários / novas tecnologias
• Planejamento Estratégico
• Modernidade Organizacional e Sistêmica

Ferramentas e Métodos de Análise Organizacional

Sensibilização para o Estudo Organizacional: 4 Questões

A sensibilização do colaborador para o Estudo Organizacional deve conter as seguintes questões:

• O que cada indivíduo conhece do estudo solicitado?
• O que cada indivíduo pensa do estudo?
• O que os condutores pensam dos indivíduos envolvidos?
• O que os condutores pensam do estudo?

3 Instrumentos para uma Boa Análise Organizacional

Os três instrumentos que possibilitam o cumprimento de uma boa Análise Organizacional são:

• A entrevista
• O questionário
• A observação pessoal

Vantagens do Layout em Corredor (2 Vantagens)

As vantagens do layout em corredor incluem:

• Incentiva as relações de grupo
• É ideal quando o trabalho é realizado por pequenas equipes

Desvantagens da Entrevista (3 Desvantagens)

As desvantagens da entrevista são:

• Dificuldade de fazer anotações ao longo da entrevista
• Frequência de palpites e adivinhações
• Envolvimento de natureza emocional

Tipos de Layout (3 Tipos)

Os três tipos de layout são:

• Layout em Corredor
• Layout em Espaço Aberto
• Layout Panorâmico

Precauções e Recomendações para Questionários (4 Recomendações)

Para preparar um questionário, são necessárias as seguintes precauções e recomendações:

• Concisão e clareza
• Explicação da finalidade
• Terminologia adequada
• Experimentação prévia (fazer um teste-piloto do questionário)

Vantagens e Desvantagens da Observação Pessoal

Vantagens da Observação Pessoal (3 Vantagens)

• Meio de comparar as informações de entrevistas e questionários com a realidade
• Melhor receptividade às sugestões do gerente responsável pelo estudo
• Conhecimento técnico e prático do assunto estudado

Desvantagens da Observação Pessoal (3 Desvantagens)

• Processo demorado
• Impressões errôneas
• Perturbação dos trabalhos regulares

Estudos Específicos em OSM

O que é um Formulário?

É um veículo que transporta informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para outra. É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por pouco período de tempo ou não.

Tipos de Fluxograma (5 Tipos)

Os cinco tipos de Fluxograma são:

• Fluxograma Sintético
• Fluxograma de Blocos
• Fluxograma Esqueleto
• Fluxograma de Procedimentos
• Fluxograma Vertical e Horizontal

Indicadores de Problemas no Processo (3 Indicadores)

Os indicadores de problemas no processo incluem:

• Formação de filas nas organizações públicas
• Morosidade no atendimento
• Artifício para manter o processo

Recomendações para Confecção de Formulários (5 Recomendações)

As recomendações para a confecção de formulários são:

• Usar campos definidos para resposta
• Evitar linha pontilhada para resposta
• Prever o uso de equipamentos eletrônicos
• Usar as cores adequadamente
• Considerar o custo final da confecção do formulário

O que é Fluxograma?

É um gráfico de procedimentos, gráfico de processos, fluxo de pessoas e papéis, ou fluxo de documentos. Procura apresentar o processo passo a passo, ação por ação.

Indicadores de Problemas na Análise e Desenho de Formulários (2)

Os indicadores de problemas na análise e desenho de formulários são:

• Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento
• Permanência de problemas após a racionalização de trabalho (não incluindo a racionalização de formulário)
• Demora na utilização

Vantagens da Entrevista (4 Vantagens)

As vantagens da entrevista incluem:

• Permite que o entrevistado faça críticas e sugestões sobre seu trabalho ou sobre a empresa
• Permite ao entrevistado a exposição oral dos seus pontos de vista
• Possibilita ao entrevistador o conhecimento mais profundo da unidade ou cargo em análise
• Permite o alcance de informações que estão guardadas apenas na memória do entrevistado

Estratégia de Análise e Desenho de Formulários (3 Questões)

A estratégia de Análise e Desenho de Formulários está relacionada a três questões:

• Questões abrangentes: versam sobre todos os formulários da organização.
• Questões específicas: são aquelas a serem aplicadas ao formulário em estudo e, portanto, válidas apenas para o formulário.
• Questões de integração: abordam o formulário em estudo e as relações que mantêm com outros formulários e demais aspectos da empresa.

Objetivos do Estudo de Processos (4 Objetivos)

Os objetivos do Estudo de Processos são:

• Identificar a utilidade de cada etapa do processo
• Verificar as vantagens em alterar a sequência das operações
• Procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam
• Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico de processo

Objetivos do Estudo de Layout (4 Objetivos)

Os objetivos do Estudo de Layout são:

• Obter um fluxo eficiente de comunicações administrativas dentro da organização
• Obter um fluxo de trabalho eficiente
• Facilitar a supervisão
• Reduzir a fadiga do empregado no desempenho de sua tarefa

Informações Essenciais para Estudo de Layout (6 Itens)

Como gerente responsável pelo estudo de Layout da empresa, você terá que obter informações sobre os seguintes itens:

• Detalhes do trabalho executado em cada unidade
• Quantidade de pessoal empregado
• Necessidade de comunicações entre as pessoas incluídas no campo da análise
• Necessidade de arquivamento e armazenagem
• Isolamento auditivo e visual
• Isolamento físico

Vantagens e Desvantagens do Questionário

Vantagens do Questionário (4 Vantagens)

• Obter informações ao mesmo tempo que se exerce outras atribuições do cargo
• Permitir ao inquirido um período para formular respostas
• Ideal para quem tem dificuldades em manter contato por outros meios
• Possibilidade de detalhamento das respostas

Desvantagens do Questionário (5 Desvantagens)

• Inibição do inquirido na formulação de críticas e sugestões para novas diretrizes da empresa, porque teme sua identificação
• Resistência ao preenchimento
• Emissão de falsas informações
• Interpretação variada de uma mesma pergunta
• Lentidão no processo de tomada de informações

Objetivos da Entrevista (4 Objetivos)

Os objetivos da entrevista são:

• Minimizar resistências
• Envolver os entrevistados proporcionando maior grau de participação e discussão
• Obter melhor compreensão do trabalho a cargo de determinado indivíduo, ou mesmo de melhor compreensão de toda empresa
• Ouvir a opinião dos membros componentes da unidade ou da empresa em estudo

Estratégias para Estudos de Layout (5 Estratégias)

As estratégias para Estudos de Layout incluem:

• Calcular a área (necessária ou existente)
• Fazer a planta baixa
• Verificar o fluxo de pessoas e papéis
• Determinar a quantidade e natureza dos móveis e equipamentos
• Determinar a extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas

Objetivos da Análise e Desenho de Formulários (5 Objetivos)

Os objetivos da Análise e Desenho de Formulários são:

• Facilitar o fluxo de informações na empresa, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados
• Uniformizar procedimentos
• Centralizar controles, evitando dispersões e gasto desnecessário de tempo
• Promover a criação e o desenvolvimento do formulário
• Fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários